Executive Assistant

Per prestigiosa società multinazionale settore creativo con sede a Milano siamo alla ricerca di una figura di Executive Assistant & Awards Specialist con conoscenza fluente della lingua inglese.Si offre contratto a tempo indeterminato : Ral massima 42K+ ticket+ benefit e straordinari pagati.Smartworking previsto in casi eccezionali. Richiesta flessibilità oraria.Cerchiamo una figura altamente organizzata e proattiva per fornire un supporto strategico ed operativo ad un direttore creativo. La conoscenza fluente della lingua inglese è indispensabile.Responsabilità principali :Gestione dell'agenda professionale e personale :pianificare e coordinare gli impegni, gestendo un calendario complesso e assicurandosi che tutte le priorità siano soddisfatte.Organizzazione di viaggi ed eventi :prenotare viaggi nazionali e internazionali, gestire le spese di viaggio e garantire un'esperienza di viaggio fluida.Comunicazione :gestire la corrispondenza, rispondere alle chiamate e alle e-mail, filtrare le informazioni e fornire aggiornamenti tempestivi.Progetti speciali :supportare il dirigente nello sviluppo e nell'implementazione di progetti speciali, svolgendo ricerche, preparando presentazioni e documenti e coordinando le attività dei team coinvolti.Rapporti con stakeholders :interagire con clienti altri stakeholder interni ed esterni, rappresentando l'azienda in modo professionale.gestire le spese, preparare report, organizzare eventi e riunioni, e mantenere aggiornati i database.Pianificazione Strategica :Identificare quali campagne dell’agenzia hanno il potenziale per vincere e selezionare le categorie più adatte per ogni festival.Gestione del Calendario :Monitorare tutte le scadenze (early bird, deadline finali) dei vari premi creativi mondiali.Coordinare la creazione dei "case video" e dei materiali di presentazione, assicurandosi che ile l'editing siano impeccabili e focalizzati sui criteri di valutazione della giuria.Gestire il budget annuale dedicato alle iscrizioni (entry fees), ottimizzando i costi per ottenere il massimo ritorno sull'investimento (ROI) in termini di visibilità.Relazioni Istituzionali :Mantenere i contatti con le organizzazioni dei festival e gestire le pratiche burocratiche per l'invio dei materiali.Reporting e Analisi :Monitorare i ranking dell'agenzia (es. Campaign Brief, WARC) e analizzare i risultati post-premiazione per migliorare la strategia dell'anno successivo.Competenze richieste :Esperienza :almeno 3 anni di esperienza come executive assistant in un ambiente creativo o un percorso di studi associabile al mondo media unito alla passiona per questo settore.Organizzazione :eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo, con la capacità di gestire molteplici attività contemporaneamente e rispettare le scadenze.Comunicazione :ottime capacità di comunicazione scritta e orale, in italiano e inglese.Relazioni interpersonali :abilità nel costruire e mantenere relazioni solide con persone a tutti i livelli dell'organizzazione.Discrezione :forte senso della riservatezza e capacità di gestire informazioni sensibili.Proattività :attitudine a identificare e risolvere i problemi in modo proattivo.Conoscenza fluente della lingua inglese scritta e parlata utilizzata a livello professionale.Completano il profilo :ottima conoscenza dei principali strumenti informatici.Flessibilità :disponibilità a lavorare extra-orario quando necessario e ad adattarsi a cambiamenti rapidi.Orientamento al risultato :fortemente orientato / a al raggiungimento degli obiettivi.Attitudine al servizio :forte desiderio di fornire un servizio eccellente.#J-18808-Ljbffr