Executive Assistant

1 giorno fa

Milano, Italia HITACHI EUROPE S.R.L. (ITALY) A tempo pieno

**Description**

The Executive Assistant will be responsible for handling a wide range of administrative and executive support-related tasks that vary in complexity and sensitivity. This position will report to the President & COO and also support the Business Management Office. The Executive Assistant will be a highly resourceful team-player, who is comfortable working in a fast-paced environment, sometimes under pressure, while remaining flexible, proactive, and efficient. The position requires the ability to exercise good judgment in a variety of situations, with strong written and verbal communication, administrative and organizational skills, and the ability to maintain a realistic balance among multiple priorities.

**What You'll Be Doing**:

- Manage an extremely active calendar of appointments; completing expense reports; composing and preparing
correspondence that is sometimes confidential; copying, reviewing outside mail, scanning and filing documents, screening
phone calls and visitors, updating Outlook contacts, maintaining executive files, arranging detailed travel plans, itineraries, and
agendas; and compiling documents for travel-related meetings
- Be reachable in case of emergencies (ie: schedule changes)
- Anticipates the executives’ needs and proactively brings together appropriate people and resources to support the executive
in addressing these issues
- Represents the executives by welcoming visitors, arranging company dinners and other corporate functions; answering
questions and meeting requests directed to the executive office
- Enhances executives’ and company’s reputation by accepting ownership for accomplishing new and different requests;
exploring opportunities to add value to job accomplishments
- Completes critical aspects of deliverables and special assignments by establishing objectives; determining priorities; managing
timeline; gaining cooperation of others; monitoring progress; problem solving; making adjustments to plans
- Manage logistics of Product off-site meeting and assists with any department meetings as needed
- Managing external contacts; proactively understanding who they are, who the primary contacts are and keeping track of
periodic communication needed for primary contacts
- Improves quality results by studying, evaluating, and re-designing processes; implementing changes.
- Effectively handle product related activities and communications with a high degree of professionalism, accuracy and
confidentiality
- Perform additional duties as assigned

W**hat You Bring To The Team**:

- At least 10+ years of executive administrative support experience
- Excellent verbal and superior writing and report presentation skills are essential
- Polished professional having experience (minimum 5 years) supporting high level executives
- High level of professionalism and demonstrated ability to handle confidential information is crucial
- Demonstrated success where personal results and accountability are evident
- Strong organizational skills that reflect the ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail
- Experience working for a global company
- Flexible and adaptable in ambiguous situations
- Strong sense of teamwork
- Can operate independently and remotely from a supervisor
- Advanced PC skills in Microsoft Office, including Word, PowerPoint and Excel
- Proficient with technology including mobile devices

  • Corporate Executive Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Italia W Executive S.R.L. A tempo pieno

    Per società che opera nel settore Retail siamo alla ricerca di una figura di Corporate Executive Assistant.Richiesta una buona conoscenza della lingua inglese.Si offre contratto a Tempo indeterminato con RAL fino a 40 k + mensa.Previsto smartworking anche due giorni alla settimana.Stiamo cercando una figura di Corporate Executive Assistant che supporti l'...

  • Executive Assistant

    7 giorni fa

    Milano, Italia Telepass A tempo pieno

    Company: TELEPASS- Location: Milano, IT**Executive Assistant**: Ricerchiamo un/una Executive Assistant da dedicare al presidio delle seguenti attività: - Gestione dell'agenda del Presidente, pianificazione delle riunioni, pranzi e gestione viaggi/ trasferte - Organizzazione logística dei Consigli di Amministrazione, accoglienza ospiti - Gestione DHL,...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Altro A tempo pieno

    Executive Assistant – Executive Support Per conto di un nostro cliente, un'importante realtà di consulenza e intermediazione immobiliare e finanziaria, attiva a livello nazionale e internazionale, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant che operi a diretto riporto del Proprietario, supportandolo nella gestione quotidiana delle attività...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Italia Pirelli A tempo pieno

    DISCOVER PIRELLI Siamo un leader mondiale nel settore dei pneumatici, specializzati nella progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di pneumatici ad alte prestazioni per auto, moto e biciclette. Presenti in oltre 160 paesi con 18 stabilimenti, ci distinguiamo per la nostra tecnologia all'avanguardia e il nostro impegno verso la...

  • Executive Assistant

    1 giorno fa

    Milano, Italia Pirelli A tempo pieno

    DISCOVER PIRELLI Siamo un leader mondiale nel settore dei pneumatici, specializzati nella progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di pneumatici ad alte prestazioni per auto, moto e biciclette. Presenti in oltre 160 paesi con 18 stabilimenti, ci distinguiamo per la nostra tecnologia all'avanguardia e il nostro impegno verso la...

  • EXECUTIVE ASSISTANT

    2 settimane fa

    Milano, Italia JR Italy A tempo pieno

    Executive assistant - inglese fluente URGENTE | Tempo determinato iniziale La tua nuova azienda Per importante fondo di investimento, in centro a Milano, stiamo ricercando un/a executive assistant. Il tuo nuovo ruolo Lavorando a stretto contatto con 2 partner, ti occuperai di: gestire l'agenda dei partner, pianificando la loro partecipazione a riunioni e...

  • EXECUTIVE ASSISTANT

    7 giorni fa

    Milano, Italia JR Italy A tempo pieno

    Executive assistant - inglese fluente URGENTE | Tempo determinato iniziale La tua nuova azienda Per importante fondo di investimento, in centro a Milano, stiamo ricercando un/a executive assistant. Il tuo nuovo ruolo Lavorando a stretto contatto con 2 partner, ti occuperai di: gestire l'agenda dei partner, pianificando la loro partecipazione a riunioni e...

  • Categorie Protette

    2 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività: - gestione dell'agenda e supporto amministrativo al Partner/Direttore - organizzare meeting interni ed esterni - prenotare complessi viaggio - gestire i requisiti per i visti e check documentazione - orfinazione di forniture per ufficio: cancelleria, generi alimentari - spese di elaborazione; tenere il...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Altro A tempo pieno

    DISCOVER PIRELLI Siamo un leader mondiale nel settore dei pneumatici, specializzati nella progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di pneumatici ad alte prestazioni per auto, moto e biciclette.Presenti in oltre 160 paesi con 18 stabilimenti, ci distinguiamo per la nostra tecnologia all'avanguardia e il nostro impegno verso la...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Pirelli & C. S.P.A. A tempo pieno

    DISCOVER PIRELLISiamo un leader mondiale nel settore dei pneumatici, specializzati nella progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di pneumatici ad alte prestazioni per auto, moto e biciclette.Presenti in oltre 160 paesi con 18 stabilimenti, ci distinguiamo per la nostra tecnologia all'avanguardia e il nostro impegno verso la...