Executive Assistant CEO Office

2 giorni fa

Milano, Italia Doctolib A tempo pieno

**What you will do**:
As Executive Assistant in the CEO Office at Doctolib, you will play a key support role to the Italian CEO - who is also leading the International Expansion team and other global streams for the Group - and his first line. You will be working directly with the CEO Chief of Staff and collaborating with numerous teams (strategy, marketing, operations, legal, HR), getting exposure to the main strategic streams for the company.

As Executive Assistant, you will:

- Plan and manage the complex, ever-changing agendas of the CEO and the Italian VP to maximize their impact through effective time management, priority setting, and organizational support;
- Partner with the Leadership Team, acting as point of reference across teams, ensuring full alignment, follow-ups, and execution of agreed actions;
- Drive seamless organization of meetings (make sure agenda is set and preparatory material is collected on time), internal events (in collaboration with our office manager), and business trips, ensuring every detail is covered;
- Deliver excellent communication and hospitality by managing inquiries, welcoming visitors, and leading key projects;
- Perform quality control and pre-validation procedures, from administrative processes (expenses approval, signature checks) to ad-hoc material (communications, presentations and other documents);
- Support day-to-day Executive Office operations and handle ad-hoc tasks and projects.

**Who you are**:
If you don't meet all the requirements below but believe this opportunity matches your expectations and experience, we still encourage you to apply

You could be our next team mate if you have:

- University degree in Economics, Social Sciences, Humanities;
- 2+ years work experience in roles involving hands-on coordination, organization, and cross-functional collaboration, ideally within international and fast-paced environments;
- Excellent organizational and time management skills, with the ability to set and adjust priorities effectively;
- Strong attention to detail and analytical mindset;
- Ability to work independently, proactively, and adapt to changing priorities;
- A high level of confidentiality, discretion and tact;
- Clear, confident, and professional communication skills, both written and verbal;
- Fluency in English and Italian; proficiency in French is a plus.

**What we offer**:

- 1 year fixed term contract, with high potential for conversion to a permanent role;
- Hybrid and flexible work model, with 3-4 days in-office (Milano Centrale/Repubblica area) and 1-2 day remote per week;
- Reimbursement of public transportation;
- Lunch tickets;
- Wellbeing program (free mental health and coaching offer with our partner moka.care);
- Sport Partnership with FitPrime.

**Hiring process**:

- First interview with the Talent Acquisition Partner;
- Hiring manager interview with the CEO Chief of Staff;
- Final interview onsite.
- At Doctolib, we believe in improving access to healthcare for everyone - regardless of where you come from, what you look like. This translates into our recruitment process: Doctolib is an equal opportunity employer. We don't just accept diversity at Doctolib, we respect and celebrate it_

  • Executive Assistant and Office Manager to CEO

    1 settimana fa

    Milano, Italia Cervo Bianco SRL A tempo pieno

    Siamo alla ricerca di una persona dinamica, proattiva e altamente organizzata da inserire nel nostro team come **Executive Assistant e Office Manager** per supportare il CEO di una realtà in forte crescita. **Responsabilità principali**: - Gestione dell’agenda e delle priorità del CEO. - Organizzazione di riunioni, viaggi e eventi aziendali. -...

  • CEO EXECUTIVE ASSISTANT

    2 giorni fa

    milano, Italia LHH A tempo pieno

    Per importante azienda cliente con sede a Milano centro, ricerchiamo una figura di CEO Executive Assistant a supporto diretto dell’Amministratore Delegato.La risorsa selezionata ricoprirà un ruolo ibrido, fornendo supporto sia alle attività di governance e segreteria dell'Amministratore Delegato, sia alle attività amministrative e organizzative della...

  • CEO EXECUTIVE ASSISTANT

    2 giorni fa

    milano, Italia LHH A tempo pieno

    Per importante azienda cliente con sede a Milano centro, ricerchiamo una figura di CEO Executive Assistant a supporto diretto dell’Amministratore Delegato.La risorsa selezionata ricoprirà un ruolo ibrido, fornendo supporto sia alle attività di governance e segreteria dell'Amministratore Delegato, sia alle attività amministrative e organizzative della...

  • CEO EXECUTIVE ASSISTANT

    4 minuti fa

    Milano, Italia LHH A tempo pieno

    Per importante azienda cliente con sede a Milano centro, ricerchiamo una figura di CEO Executive Assistant a supporto diretto dell’Amministratore Delegato. La risorsa selezionata ricoprirà un ruolo ibrido, fornendo supporto sia alle attività di governance e segreteria dell'Amministratore Delegato, sia alle attività amministrative e organizzative della...

  • Executive Assistant To Ceo — Strategic Support

    1 ora fa

    Milano, Italia W Executive Srl A tempo pieno

    Una società multinazionale del settore creativo sta cercando un Senior Personal/Executive Assistant per supportare il CEO in tutte le attività quotidiane.Il candidato ideale ha almeno 7 anni di esperienza, eccellenti doti organizzative e una conoscenza fluente della lingua inglese.Si offre un contratto a tempo indeterminato con una Ral massima di 65K,...

  • Assistant / Executive Assistant to CEO

    3 settimane fa

    Milano, Italia KeyPartners A tempo pieno

    Per conto di un nostro cliente, un'importante realtà di consulenza e intermediazione immobiliare e finanziaria, attiva a livello nazionale e internazionale, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant che operi a diretto riporto del Proprietario, supportandolo nella gestione quotidiana delle attività professionali, strategiche e relazionali. La...

  • Assistant / Executive Assistant to CEO

    3 settimane fa

    Milano, Italia KeyPartners A tempo pieno

    Per conto di un nostro cliente, un’importante realtà di consulenza e intermediazione immobiliare e finanziaria, attiva a livello nazionale e internazionale, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant che operi a diretto riporto del Proprietario, supportandolo nella gestione quotidiana delle attività professionali, strategiche e relazionali. La...

  • CEO Executive Assistant

    38 minuti fa

    Milano, Italia LHH A tempo pieno

    Un'importante azienda cliente con sede a Milano cerca un CEO Executive Assistant per supportare direttamente l'Amministratore Delegato. La figura selezionata dovrà gestire riunioni, coordinare attività organizzative nella funzione HR e garantire un supporto amministrativo efficace. È richiesta una laurea in discipline umanistiche o economiche, esperienza...

  • Executive Assistant/office Manager

    7 giorni fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La figura ideale, dovrà occuparsi: - Della gestione dell'agenda del CEO. - Organizzazione di eventi, viaggi e trasferte. - Organizzazione di meeting e riunioni. - Supporto al building. - Gestione di mail e telefonate. Società Retail|Contratto a Tempo Indeterminato La figura ideale dovrà: - Possedere un'ottima conoscenza della lingua inglese. - Ottime...

  • Executive CEO Assistant/assistente di Direzione

    1 settimana fa

    Milano, Italia MultiMedica A tempo pieno

    Il Gruppo MultiMedica ricerca una risorsa da inserire nel proprio organico con il ruolo di Executive CEO Assistant/Assistente di Direzione Generale **Responsabilità** La risorsa dovrà supportare i vertici aziendali nella gestione quotidiana delle agende e delle attività di carattere organizzativo ed esecutivo. Si richiede una persona di fiducia,...