Administrative Specialist, Roma

Amref Health Africa Administrative Specialist, Roma -(30/05/25) "Amref Health Africa Italia è parte di un network internazionale, impegnato a migliorare l'accesso alla salute in Africa attraverso progetti innovativi e sostenibili. Siamo un'organizzazione in fase di crescita, non solo per quanto riguarda i volumi delle attività, ma anche nell'espansione degli interventi e dell'impatto sociale. Attualmente, stiamo implementando un sistema avanzato di controllo di gestione per garantire una maggiore efficienza e trasparenza. Inoltre, poniamo un focus strategico sulle risorse umane, valorizzandole come motore essenziale per il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione." - Settore: Administration & Finance - Sede di lavoro: Roma con possibili trasferte nazionali e internazionali - Tipologia di contratto: Contratto a tempo indeterminato - Inizio collaborazione: 01 luglio 2025 - Deadline: 30 maggio 2025 1. Descrizione del ruolo: L’Administrative Specialist è responsabile della gestione della filiera amministrativa della tenuta contabile e assicura, in coordinamento con l’administrative coordinator, il monitoraggio costante della contabilità. Nello specifico si occupa: tenuta e quadratura della contabilità fino al bilancio di chiusura; supporto nella preparazione del bilancio annuale e nella rendicontazione di progetti; archiviazione e gestione documentale secondo normativa vigente; supporto alle attività amministrative generali, come pagamenti, pagamenti in valuta, controllo e gestione ritenute d’acconto, predisposizione ed elaborazione delle CU; supporto all’administrative coordinator nella collaborazione con il commercialista ed il consulente paghe ed altri organi esterni. 2. Attività e responsabilità Secondo il piano di lavoro concordato con l’Head of Finance & Administration e l'Administrative Coordinator, contribuisce alla gestione della tenuta contabile e amministrativa in generale. Nello specifico: - Quadratura dei conti correnti bancari, postali, carte di credito da banca principale, all’interno del programma gestionale di contabilità interno; - Gestione mensile dell’archivio dei Conto correnti, degli F24 e della documentazione contabile sul drive amministrazione; - Effettua le scritture di rettifica sul gestionale di contabilità interno; - Supporta l’Administrative Coordinator durante le verifiche contabili con revisori interni ed esterni; - Supporta l’Administrative Coordinator per la revisione del bilancio annuale; - Si occupa di controlli periodici contabili; - Gestisce e predispone note di debito (emissione ed inserimento in contabilità); - Si occupa dell’inserimento nel gestionale e dell’archiviazione in drive dei modelli F24; - Effettua e gestisce i trasferimenti in valuta; - Supporta l’Administrative Coordinator per eventuali pagamenti; - Aggiorna lo scadenzario fornitori; - Controlla e predispone file annuali CU; - Supporta nella relazione con il commercialista, con il consulente del lavoro (registrazione delle paghe mensili sul gestionale) ed altri organi esterni; - Supporta la gestione dei flussi amministrativi tra il settore amministrativo ed il dipartimento HR. - Supporta parzialmente il dipartimento HR per le attività amministrative di gestione paghe. 3. Competenze richieste per svolgere il ruolo Competenze tecniche - Conoscenze fondamentali dei principi di redazione bilancio; - Capacità di trasferire conoscenze tecniche acquisite; - Capacità di relazionarsi con le altre aree dell'organizzazione; - Conoscenza dei principi contabili; - Conoscenza dei principali gestionali di contabilità ed in particolare del gestionale interno “Impresa”; - Approfondita conoscenza del pacchetto Office, in particolare di Excel. - Buona conoscenza della lingua inglese Competenze trasversali e attitudinali - Capacità relazionali e comunicative; - Capacità organizzativa; - Capacità di lavorare sotto pressione e di stabilire priorità nel caso di eventuali sovraccarichi; - Capacità di lavorare in team e di gestire flussi di comunicazione intersettoriali; - Rispetto delle scadenze - Flessibilità ed adattabilità al cambiamento. 4. Cosa offriamo Il pacchetto retributivo di Amref deriva da una People Strategy che valorizza e riconosce il talento, la motivazione, le competenze, l’innovazione, l’andare oltre per raggiungere insieme obiettivi ambiziosi comuni. Amref offre ai/alle propri/e dipendenti benefit in termini di conciliazione vita lavorativa e vita personale (flessibilità oraria settimanale, misure ad hoc per maternità e paternità e smartworking) ed in termini di benessere e welfare (contributo annuale in quote welfare, buoni pasto, ore di visita medica e screening preventivo, copertura dei periodi di malattia, recuperi psico-fisici post trasferta in Africa, indennità di trasferta in Africa etc.) Amref in Italia offre un ambiente lavorativo estremamente positivo, stimolante e valorizzante delle iniziative e degli input provenienti da tutti/e i/le suoi/sue dipendenti. Lo staff è inserito in perco