Administrative and Finance Desk Specialist, Milano e Roma

Amref Health Africa

Administrative and Finance Desk Specialist, Milano e Roma -(15/01/2025)

**Amref Health Africa promuove progetti di salute nelle aree più isolate dell’Africa**, affinché ogni persona si veda riconosciuta la possibilità di vivere dignitosamente, crescere e dare forma al proprio futuro. A oltre 60 anni dalla sua fondazione, oggi Amref è la più grande organizzazione sanitaria africana senza fini di lucro che opera nel continente.

Il nostro obiettivo è realizzare cambiamenti a lungo termine e perciò puntiamo da sempre a **coinvolgere attivamente nei nostri interventi le popolazioni locali**, il personale locale e i sistemi sanitari pubblici. In questo modo, i protagonisti del cambiamento sono i beneficiari stessi degli interventi. Questo approccio coinvolge direttamente anche la nostra organizzazione: il 97% del personale che lavora con Amref in Africa africano.

**Perché siano gli africani, ogni giorno, a prendersi cura dell’Africa.**
- Settore: Amministrazione & Finance
- Sede di lavoro: Milano e Roma con possibili trasferte nazionali e internazionali
- Tipologia di contratto: Contratto a tempo determinato
- Inizio collaborazione: 31 gennaio 2025
- Deadline: 15 Gennaio 2025

Descrizione del ruolo:
L’Administrative and Finance Desk Specialist è responsabile della gestione della filiera amministrativa dei progetti nazionali e internazionali della Fondazione, e assicura, in coordinamento con le strutture amministrative in loco, il monitoraggio costante circa il raggiungimento della performance di budget e dei volumi di attività progettuali del portfolio affidato,sotto la supervisione técnica dell'Administrative & Finance Programs Coordinator. Nello specifico si occupa: della formulazione dei piani di spesa delle nuove proposte progettuali; del controllo della gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati; del monitoraggio e della corretta applicazione delle procedure amministrative della Fondazione e dei donatori; della redazione della rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del finanziatore e della Fondazione; dell’elaborazione dei rapporti finanziari intermedi e finali e della revisione della contabilità dei progetti affidati. Inoltre, provvede periodicamente alle riconciliazioni e verifiche dei dati di reporting del portfolio progetti, con l’evidenza degli scostamenti, e contribuisce al consolidamento dell’area di sua competenza, in coordinamento con l’area Programmi per lo sviluppo della strategia della Fondazione.

2. Attività e responsabilità

Secondo il piano di lavoro concordato con dell'Head of Finance & Administration e l'Administrative & Finance Programs Coordinator, e in collaborazione con i Programs Development Specialist ed eventuali altri interlocutori afferenti all’area Programs, con i desk amministrativi nei paesi per i progetti in implementazione diretta, contribuisce alla gestione dell’intero portfolio affidato, dei progetti finanziati da donatori istituzionali e non e/o da fondi propri. Nello specifico:

- Analizza le procedure amministrative del donatore ed elabora i budget di progetto in accordo con essi; in collaborazione con i Programs Development Specialist, gli/le altri/e amministratori/trici coinvolti/e della Amref Health Africa Family e i partners di progetto, oltre che con eventuali altri/e interlocutori/trici afferenti all’area Programs e all’Area High Value Donors;
- Predispone la documentazione amministrativa necessaria all’avvio formale dei progetti, in collaborazione con i Programs Development Specialist;
- Monitora e controlla l’andamento finanziario: performance di progetto, scostamento dal budget previsto e identifica difformità segnalandole in modo tempestivo al Programs Development Specialist e all’Administrative & Finance Programs Coordinator;
- Monitora e controlla la documentazione amministrativa prodotta dai COs, dai partners e dai/dalle referenti di progetto, anche attraverso missioni e trasferte di verifica (nazionali e internazionali);
- Identifica le eventuali necessità amministrative dei progetti pianificando il supporto di altre Aree dell’Organizzazione;
- Elabora le richieste di modifica per la componente amministrativa, in stretta collaborazione con i Programs Development Specialist;Ricostruisce l’intera contabilità del progetto partendo dai report finanziari e la documentazione a supporto ricevuta per elaborare i report finanziari secondo i format e le procedure dei donatori e delle donatrici;
- È responsabile della corretta archiviazione di tutta la documentazione raccolta secondo le procedure amministrative del donatore e delle donatrici;
- Organizza ed eroga, con il supporto del Coordinator, la formazione sulle procedure amministrative per lo staff interno dell’Organizzazione, i/le colleghi/e della Amref Health Africa Family e lo staff di eventuali partners;
- Si coordina costantemente con gli/le amministratori/trici della Amref Family relativamente a tutte le fasi di gestione del pr