Executive Assistant

1 settimana fa

Milano, Italia YOOX NET-A-PORTER GROUP A tempo pieno

EXECUTIVE ASSISTANT

YOOX NET-A-PORTER GROUP is the world leader in online luxury and fashion that comprises a complete luxury retail ecosystem. To support the teams who are powering this ecosystem we have a global Corporate division consisting of departments including Legal, Finance, Human Resources, Security, Legal and Communications&Sustainability.

Our Corporate division are now seeking a talented Executive Assistant to join the HR team. Some of the essentials for you to know are:
Location: Milan

Reporting into: Global HR Director

Here is a breakdown of what you’ll be doing:

- Assisting Executive in their day-to-day activities for two Executive Committees;;
- Be responsible for calendar and diaries management, scheduling and rescheduling meetings and appointments, requiring interaction with both internal and external executives and assistants, as well as consultants, to coordinate a variety of complex executive meetings;
- Handle incoming and outgoing electronic/phone communications and all correspondence on behalf of the manager;
- Preparing and editing correspondence;
- Coordination of travel arrangements, itineraries and reservations working closely with the Travel team;
- Be responsible for the manager’s travel expenses;
- Greet guests and ensure meeting rooms are set up;
- Full business administration;
- Preparation of reading materials, report packs, prepare powerpoint presentations, agendas, take minutes at meetings, ensuring that minutes are prepared and distributed. Follow-up on actions from meetings, update contact database, liaise with relevant members of staff to ensure all information is correct. These activities will be carried out in both English and Italian;
- Organize team events, lunches (sourcing venues, catering etc );
- Attend management meetings, with direct responsibility on agenda definition and meeting reports, and proactively manage team communication;
- Organize team offsite or other events, supporting with team building activities.
- Prioritize and manage multiple projects simultaneously, monitoring the progress of various projects and following through on issues in a timely manner;
The type of person we are looking for:

- Bachelor’s degree in Modern Languages, Communication or Humanities;
- Must be fluent in both English and Italian;
- Proficiency with the Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel);
- Significant EA/PA experience at Director and/or Senior Manager level including experience of diary management and arranging travel and conference calls;
- Ability to communicate effectively written and verbal with a variety of constituent groups such as senior management, peers, and outside contacts;
- High levels of integrity and discretion;
- Excellent organizational skills, eye for details, efficiency, with a good dose of common sense and initiative;
- Proven ability to work efficiently and proactively;
- Ability at multi-tasking in a fast-paced environment, able to plan, prioritize, and organize individual and group activities and processes;
- Confident to liaise with senior people both internally and externally.

  • Executive Assistant

    2 giorni fa

    Milano, Italia Oliver James Associates A tempo pieno

    On behalf of our client company, operating in the renewable energy sector, we are looking for an **Executive Assistant** figure who will support the CEO. The **Executive Assistant** will be responsible to provide high level confidential support to the Chief Executive Officer and to his Staff. The Executive assistant will provide a full and efficient...

  • Executive Assistant

    5 giorni fa

    Milano Centro, Italia SELECTUS A tempo pieno

    Executive Assistant Milano Centro Private Equity Contratto a Tempo Determinato di 12 Mesi Per il nostro cliente, per il quale reclutiamo in diversi uffici in Europa e USA, siamo alla ricerca di un’Executive Assistant altamente organizzata, proattiva e orientata ai risultati, da inserire nel team di Milano con un contratto a tempo determinato di 12...

  • Executive Assistant

    12 ore fa

    Milano, Italia Amazon A tempo pieno

    Executive Assistant - Categorie Protette L.*******Zona di lavoro : Milano CentroContratto : Full TimeSiamo alla ricerca per la nostra società cliente di una risorsa da inserire con il ruolo di Executive Assistant, appartenente alle categorie protette L.*******.La risorsa avrà le seguenti mansioni e responsabilità :Gestione dell agenda e degli appuntamenti...

  • Executive Assistant

    3 settimane fa

    Milano, Italia Pirelli A tempo pieno

    DISCOVER PIRELLI Siamo un leader mondiale nel settore dei pneumatici, specializzati nella progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di pneumatici ad alte prestazioni per auto, moto e biciclette. Presenti in oltre 160 paesi con 18 stabilimenti, ci distinguiamo per la nostra tecnologia all'avanguardia e il nostro impegno verso la...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Pirelli A tempo pieno

    DISCOVER PIRELLI Siamo un leader mondiale nel settore dei pneumatici, specializzati nella progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di pneumatici ad alte prestazioni per auto, moto e biciclette. Presenti in oltre 160 paesi con 18 stabilimenti, ci distinguiamo per la nostra tecnologia all'avanguardia e il nostro impegno verso la...

  • EXECUTIVE ASSISTANT

    3 settimane fa

    Milano, Italia JR Italy A tempo pieno

    Executive assistant - inglese fluente URGENTE | Tempo determinato iniziale La tua nuova azienda Per importante fondo di investimento, in centro a Milano, stiamo ricercando un/a executive assistant. Il tuo nuovo ruolo Lavorando a stretto contatto con 2 partner, ti occuperai di: gestire l'agenda dei partner, pianificando la loro partecipazione a riunioni e...

  • Executive Assistant

    3 settimane fa

    milano, Italia Pirelli A tempo pieno

    DISCOVER PIRELLISiamo un leader mondiale nel settore dei pneumatici, specializzati nella progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di pneumatici ad alte prestazioni per auto, moto e biciclette. Presenti in oltre 160 paesi con 18 stabilimenti, ci distinguiamo per la nostra tecnologia all'avanguardia e il nostro impegno verso la sostenibilità....

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia Chaberton Professionals A tempo pieno

    Chaberton Professionals, una divisione di Chaberton Partners dedicata alla Ricerca e Selezione di profili di Middle e Top Management, per supportare un imprenditore e manager internazionale attivo nel settore finanziario e della gestione patrimoniale, è alla ricerca di un/una: Executive Assistant per la sede di Milano. Supporto al Founder Gestione...

  • Categorie Protette

    1 settimana fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa dovrà supportare l'EA dell'Amministratore Delegato svolgendo le seguenti attività: - supporto alla gestione dell'agenda - organizzare meeting interni ed esterni - prenotare ed organizzare viaggi e trasferte - gestire i requisiti per i visti e check documentazione - orfinazione di forniture per ufficio: cancelleria, generi alimentari - spese di...

  • Categorie Protette

    3 giorni fa

    Milano, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa svolgerà le seguenti attività: - gestione dell'agenda e supporto amministrativo di uno o più direttori - organizzare meeting interni ed esterni - prenotare complessi viaggio - controllo e registrazione note spese - gestire i requisiti per i visti e check documentazione - ordinazione di forniture per ufficio: cancelleria, generi alimentari -...