Mailroom Clerk o Addetto/a Posta Interna

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Position Summary
We are seeking a detail-oriented and reliable Mailroom Clerk to manage all incoming and outgoing mail, packages, and deliveries for our life sciences facility. This role is critical in ensuring timely and secure handling of sensitive materials, regulatory documents, and laboratory supplies while maintaining strict compliance with industry protocols.
Key Responsibilities
Mail & Package Management Sort, distribute, and deliver incoming mail and packages to appropriate departments and personnel. Process outbound mail and packages, including proper packaging and shipping label preparation. Maintain accurate delivery logs and tracking information. Handle time-sensitive materials including regulatory submissions and clinical trial documents. Coordinate with shipping carriers (FedEx, UPS, DHL, USPS) for pickups and deliveries.
Laboratory & Research Support Safely handle and distribute laboratory supplies, reagents, and equipment following safety protocols. Manage temperature-sensitive shipments (dry ice, frozen materials) per regulatory requirements. Coordinate specimen and sample shipments with appropriate chain of custody documentation. Support shipping of clinical trial materials and regulatory documents.
Compliance & Documentation Maintain detailed shipping and receiving records for audit purposes. Ensure compliance with FDA, DEA, and other regulatory shipping requirements. Handle controlled substances shipments according to company protocols. Maintain confidentiality of sensitive research and proprietary information.
Administrative Duties Operate mailroom equipment (postage meters, scales, sorting machines). Maintain inventory of shipping supplies and materials. Process mail forwarding requests and address changes. Assist with special projects and facility moves as needed.
Required Qualifications High school diploma or equivalent. 1-2 years of mailroom or shipping/receiving experience preferred. Basic computer skills (Microsoft Office, shipping software). Ability to lift up to 50 pounds regularly. Strong attention to detail and organizational skills. Excellent written and verbal communication skills.
Preferred Qualifications Experience in pharmaceutical, biotech, or healthcare environment. Knowledge of hazardous materials shipping regulations (IATA, DOT). Familiarity with controlled substance handling procedures. Experience with inventory management systems.
This position involves handling materials and packages, operating mailroom equipment, and working in temperature-controlled environments. The role requires the ability to read addresses and labels for accurate sorting and delivery. We are committed to providing reasonable accommodations to enable all qualified individuals to perform the essential functions of this position.
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- Ricerchiamo una persona precisa e affidabile per il ruolo di Addetto/a alla Gestione Corrispondenza per gestire tutta la posta in entrata e in uscita, pacchi e consegne presso la nostra struttura di scienze della vita. Questo ruolo è fondamentale per garantire la gestione tempestiva e sicura di materiali sensibili, documenti normativi e forniture di laboratorio mantenendo la rigorosa conformità ai protocolli del settore.
Responsabilità Principali
Gestione Posta e Pacchi Smistare, distribuire e consegnare posta e pacchi in entrata ai dipartimenti e al personale appropriati. Elaborare posta e pacchi in uscita, incluso l'imballaggio corretto e la preparazione delle etichette di spedizione. Mantenere registri di consegna accurati e informazioni di tracciamento. Gestire materiali urgenti incluse le presentazioni normative e i documenti di studi clinici. Coordinare con i corrieri (FedEx, UPS, DHL, Poste Italiane) per ritiri e consegne.
Supporto Laboratorio e Ricerca Gestire e distribuire in sicurezza forniture di laboratorio, reagenti e attrezzature seguendo i protocolli di sicurezza. Gestire spedizioni sensibili alla temperatura (ghiaccio secco, materiali congelati) secondo i requisiti normativi. Coordinare spedizioni di campioni e specimens con appropriata documentazione della catena di custodia. Supportare la spedizione di materiali per studi clinici e documenti normativi.
Conformità e Documentazione Mantenere registri dettagliati di spedizione e ricezione per scopi di audit. Garantire la conformità ai requisiti di spedizione FDA, DEA e altre normative. Gestire spedizioni di sostanze controllate secondo i protocolli aziendali. Mantenere la riservatezza di informazioni sensibili di ricerca e proprietarie.
Compiti Amministrativi Utilizzare attrezzature della sala posta (affrancatrici, bilance, macchine per lo smistamento). Mantenere l'inventario di forniture e materiali di spedizione. Elaborare richieste di inoltro posta e cambi di indirizzo. Assistere con prog