COO Executive Assistant

4 giorni fa

Brembate di Sopra, Italia de-dbde-41be-9113-523f3a3c95bc A tempo pieno

Title: executive assistant

Reports to: DMG MORI Bergamo COO

Location: DMG MORI Bergamo - Brembate di Sopra

Hours: Monday to Friday, 8:00am to 5:00pm

Travel: 0%

Essential Job Functions:

This employee will be driven and eager to join a team that strives for excellence, accountability, and a service culture in an atmosphere of professionalism. To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skills, and abilities required. Reasonable accommodations may be made to enable qualified individuals with disabilities to perform the essential functions. Responsibilities include up to and not limited to:

  • Schedule Management

Set up regular meetings, coordinate internal and external appointments, reserve meeting rooms, send schedules in advance

  • Business Trip Arrangements

Create schedules, arrange transportation, book accommodations, prepare gifts, initiate workflow requests, process expense reimbursements

  • Expense Reimbursement

Manage entertainment expenses, process reimbursements using Concur

  • Document Preparation Support

Monthly reports, executive meetings, customer presentation materials, Italian translation support

  • Document and Information Management

Manage meeting materials and reports, send or delete documents as needed

  • Executive Meeting Operations Support

Sending Teams invitations, collecting materials from each presenter, connecting meetings

  • Reception and hospitality for guests and VIPs at events such as open houses
  • Other Tasks as Directed by Mr. Moriguchi

Handle urgent requests, support special projects, etc.

Minimum Requirements:

  • Fluent in English and Italian (optional: Japanese)
  • Bachelor's Degree from accredited university
  • Proven experience to communicate professionally with internal and external customers.
  • Proven flexibility with shifting priorities.
  • Proficiency in Microsoft Office; Outlook, Excel, Word and PowerPoint.
  • Proven organizational skills, with high attention to detail.
  • Must be able to work 40 hours a week or more.

Work Environment:

General office environment will be experienced. There will be periodic exposure to manufacturing environments which may present possible hazards such as noise, electricity, chemicals, heavy equipment, and other automated and manual machinery.

Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo indeterminato

Retribuzione: €40.000,00 - €55.000,00 all'anno

Benefit:

  • Assistenza sanitaria integrativa
  • Cellulare aziendale
  • Computer aziendale
  • Convenzioni aziendali
  • Fondo pensione
  • Mensa aziendale
  • Orario flessibile
  • Parcheggio libero

  • COO Executive Assistant

    3 settimane fa

    Brembate di Sopra, Italia DMG MORI Bergamo Spa A tempo pieno

    Title: executive assistant Reports to: DMG MORI Bergamo COO Location: DMG MORI Bergamo - Brembate di Sopra Hours: Monday to Friday, 8:00am to 5:00pm Travel: 0% Essential Job Functions: This employee will be driven and eager to join a team that strives for excellence, accountability, and a service culture in an atmosphere of professionalism. To perform this...

  • Strategic Executive Assistant to CEO

    3 giorni fa

    Giuliano di Roma, Italia 2Hire A tempo pieno

    A growing tech company in Italy is seeking an Executive Assistant to support the CEO and COO. The role involves prioritizing tasks, facilitating communication, and managing ad-hoc projects. Candidates must possess excellent analytical and communication skills in both English and Italian, and be proficient in Office and organizational tools. This position...

  • Executive assistant

    3 giorni fa

    giuliano di roma, Italia MAW A tempo pieno

    Il nostro cliente, azienda leader nel proprio settore, è alla ricerca di una Executive Assistant a supporto di uno dei membri del Board Aziendale.In qualità di Executive Assistant sarai il punto di riferimento per l’organizzazione e gestione delle attività del dirigente. In particolar modo curerai le seguenti attività :gestione dettagliata dell'agenda...

  • Executive assistant

    3 giorni fa

    Giuliano di Roma, Italia MAW A tempo pieno

    Il nostro cliente, azienda leader nel proprio settore, è alla ricerca di una Executive Assistant a supporto di uno dei membri del Board Aziendale.In qualità di Executive Assistant sarai il punto di riferimento per l’organizzazione e gestione delle attività del dirigente. In particolar modo curerai le seguenti attività :gestione dettagliata dell'agenda...

  • Executive assistant

    3 giorni fa

    Giuliano di Roma, Italia MAW A tempo pieno

    Il nostro cliente, azienda leader nel proprio settore, è alla ricerca di una Executive Assistant a supporto di uno dei membri del Board Aziendale. In qualità di Executive Assistant sarai il punto di riferimento per l’organizzazione e gestione delle attività del dirigente. In particolar modo curerai le seguenti attività :gestione dettagliata dell'agenda...

  • Strategic Executive Assistant to the COO

    3 settimane fa

    Brembate di Sopra, Italia DMG MORI Bergamo Spa A tempo pieno

    Un'azienda leader nel settore della tecnologia sta cercando un'assistente esecutiva a Brembate di Sopra. Il candidato ideale dovrà gestire appuntamenti, organizzare viaggi d'affari e supportare la preparazione di documenti. È richiesta la conoscenza fluente dell'inglese e dell'italiano. L'orario di lavoro è a tempo pieno, con un contratto a tempo...

  • executive assistant

    3 giorni fa

    Giuliano di Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilità• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente•...

  • executive assistant

    3 giorni fa

    giuliano di roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente•...

  • executive assistant

    1 giorno fa

    Giuliano di Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilità • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente...

  • executive assistant

    1 giorno fa

    Giuliano di Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pieno

    Bludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente•...