Sales Operations Specialist

Responsabilità:
Il Sales Operations Specialist che si occupa delle gare d'appalto svolge le seguenti attività:

• Quotidiana verifica delle piattaforme on-line nazionali ed internazionali;
• Iscrizione nei portali/piattaforme ai fini della partecipazione a prequalifiche cliente e gare d'appalto;
• Gestione della documentazione di prequalifica cliente e di gara d'appalto: coordinando gli enti coinvolti, attivando l'ufficio legale e provvedendo alle parti di propria competenza;
• Invio del plico di prequalifica cliente e/o gara d'appalto nel rispetto dei requisiti del disciplinare d'appalto sia in termini di modalità che di tempistica.

Mansioni:
Ricerca ed acquisizione delle informazioni di prequalifica cliente e/o gara d'appalto:

• Iscrizione albi fornitori nazionali ed internazionali e conseguenti rinnovi/aggiornamenti;
• Iscrizione nei portali/piattaforme gare d'appalto nazionali ed internazionali (a pagamento e/o gratuite) e conseguenti rinnovi/aggiornamenti;
• Ricerca possibili bandi di gara d'appalto di interesse, verificando albi fornitori e piattaforme on line;
• Invio documentazione in merito a possibili prequalifiche clienti e/o gare d'appalto di interesse al Global Sales Operations Manager.

Assegnazione prequalifica cliente e/o gara d'appalto ed elaborazione piano di lavoro:

• Riceve informazioni e gli vengono assegnate prequalifiche clienti e gare d'appalto dal Global Sales Operations Manager;
• Apre segnalazione su gestionale aziendale inviando documenti agli enti coinvolti;
• Verifica affidabilità del cliente seguendo la procedura interna aziendale;
• Invia conferma di partecipazione alla stazione appaltante (se richiesta);
• Chiede configurazione all'Area Manager/Key Account in merito a tutti gli item richiesti, in caso di gara d'appalto;
• Legge ed analizza tutta la documentazione di prequalifica cliente e/o gara d'appalto;
• Convoca il Meeting pre-gara d'appalto ("Bid KOM") con tutti gli enti coinvolti;
• Comunica a tutti gli enti coinvolti in prequalifica e/o gara d'appalto le attività di competenza definendo tempi e modalità di ricezione documentazione;
• Compila il verbale del meeting pre-gara modulo "Bid KOM Report" ed il modulo "Check-list Documenti" e li condivide con tutti gli enti coinvolti;
• Invia eventuali richieste di chiarimenti al cliente;
• Organizza eventuali meeting con il cliente;
• Segue processo di traduzione documentazione di prequalifica e/o gara d'appalto (se necessario);
• Predispone la documentazione di propria competenza di prequalifica e/o gara d'appalto;
• Si interfaccia con legale interno per accordo di riservatezza, bozza di contratto ed eventuali criticità riscontrate nella documentazione di prequalifica e gara d'appalto;
• Si interfaccia con gli enti aziendali coinvolti per raccogliere le informazioni utili alla redazione della bozza di contratto, e le riporta all'ufficio legale;
• Riceve la documentazione richiesta dai vari enti coinvolti nel processo di prequalifica e/o gara d'appalto, nella forma prevista dal bando, entro i termini stabiliti.

Mansioni:
Verifica ed invio del plico di prequalifica cliente e/o gara d'appalto:

• Prepara il plico di prequalifica e/o gara d'appalto, verificando la presenza della documentazione rispetto a quanto riportato nel modulo "Check-list Documenti" e condividendo con il Global Sales Operations Manager;
• Procede alla richiesta di tutte le firme necessarie da parte del Legale Rappresentante;
• Effettua la scansione di tutta la documentazione di prequalifica e/o gara d'appalto e salva in apposita cartella dedicata;
• Contatta il corriere per effettuare l'invio del plico (in caso di invio cartaceo);
• Invia tutta la documentazione nei modi e nei tempi stabiliti;
• Chiude segnalazione su gestionale aziendale comunicando agli enti coinvolti l'avvenuta spedizione della documentazione;
• Verifica l'avvenuta consegna del plico entro i termini richiesti.

Esito della gara:

• Comunica aggiudicazione /qualifica o non aggiudicazione della prequalifica e/o gara d'appalto;
• Controlla, in caso di aggiudicazione di gara d'appalto, che il PO e/o contratto ricevuto dal cliente sia conforme a quanto concordato in fase di gara d'appalto e/o negoziazione, comunicando agli enti coinvolti l'esito del controllo effettuato e apre ticket sul gestionale aziendale inerente a questa attività di follow-up;
• Si interfaccia con il legale per la definizione degli aspetti contrattuali prima di procedere con la formalizzazione del contratto;
• Organizza, in caso di aggiudicazione di gara, transfer meeting con il Sales Operations Specialist che si occupa della gestione degli ordini per l'area geografica del cliente in questione e con altri Enti coinvolti (se necessario).

Analisi, su richiesta dei vari Sales Department, dei documenti di gara alla quale intende partecipare un distributore

Studi - Corsi di Formazione:

• Diploma di scuola secondaria di secondo grado, Laurea di primo livello o magistrale;
• Laurea di primo livello o magistrale in materie economiche – giuridiche – linguistiche;
• Corsi di formazione in gestione gare;
• Corsi su Codice Appalti D.lgs 50/2016 e s.m.i.;
• Corsi su Documento di Gara Unico Europeo (DGUE) ed European Single Procurement Document (ESPD);
• Pacchetto office;
• Corsi su gestione portali (MePA, eTenders system, Marché Publics etc.).

Competenze Tecniche:

• Utilizzo sistema gestionale AS400;
• Pacchetto Office;
• Conoscenza Codice Appalti D.lgs 50/2016 e s.m.i.;
• Conoscenza Documento di Gara Unico Europeo (DGUE) ed European Single Procurement Document (ESPD);
• Conoscenza gestione portali (MePA, eTenders system, Marché Publics etc.).

Competenze Relazionali:

• Attenzione ai dettagli;
• Capacità di analisi;
• Precisione;
• Puntualità;
• Organizzazione;
• Gestione del tempo;
• Capacità di lavorare in team;
• Capacità relazionale con enti esterni ed interni;
• Capacità di gestione dello stress;
• Problem solving.

Competenze Linguistiche:

• Inglese: Ottima/Fluente conoscenza sia scritta che parlata;
• Seconda lingua straniera: Buona/Ottima conoscenza sia scritta che parlata.

Esperienza:

• almeno un anno di esperienza in mansione analoga