Soft Service Coordinator

Key Responsibilities
Property & Tenant Management

• Serve as the primary point of contact for all sub-tenant inquiries, requests, and escalations
• Build and maintain strong relationships with sub-tenants, property management teams, and landlords
• Ensure compliance with lease terms and legal requirements across the portfolio
• Coordinate service visits with property management representatives and approved vendors
• Drive high standards and consistency in lease requirement management
• Monitor tenant satisfaction and proactively address concerns

Workplace Operations

• Provide exceptional hospitality and support for guests, visitors, and team members
• Resolve facility-related issues including janitorial services, conference room management, workstation support, and interior/exterior furnishings and equipment
• Coordinate and schedule maintenance activities to meet defined Service Level Agreements (SLAs)
• Collaborate with internal departments (IT, Security, Kitchen, Real Estate) to ensure high-quality project completion
• Ensure facility compliance with local building, health, safety, and fire codes
• Develop and implement operational procedures and standard operating practices
• Identify and present monthly cost-saving opportunities and operational improvements

Vendor & Contract Management

• Manage facility contracts as the client's designated managing agent
• Coordinate vendor discussions regarding goal setting, performance criteria, and reviews
• Maintain strong relationships with suppliers and service providers
• Monitor service delivery quality and contractor performance

Administrative & Event Support

• Coordinate special events for clients and JLL initiatives
• Handle mail services including pickup, delivery, postage preparation, and courier coordination
• Support various administrative tasks to ensure smooth daily operations
• Assist with workplace technology integration and facility improvements

Client Relations & Business Development

• Represent JLL and clients professionally in the local and regional business community
• Promote JLL's reputation and capabilities to prospective tenants and clients
• Lead efforts to monitor and enhance customer satisfaction
• Serve as brand ambassador for facility management excellence

Experience & Education

• Minimum 2 years of experience in facilities management, property management, or related field
• Demonstrated experience in customer service and relationship management
• Background in vendor management and contract coordination preferred

Technical Skills

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Experience with facility management systems and technologies
• Interest in continuous improvement and emerging workplace technologies

Core Competencies

• Excellent interpersonal, communication, and organizational abilities
• Outstanding customer service orientation with problem-solving mindset
• Strong multitasking capabilities with ability to work independently
• Professional demeanor with excellent written and verbal communication skills
• Ability to work effectively both independently and as part of a remote team
• Self-motivated with capability to work without direct supervision

Responsabilità Principali
Gestione Immobili e Inquilini

• Fungere da punto di riferimento principale per tutte le richieste, necessità ed escalation degli/delle sub-inquilini/e
• Costruire e mantenere relazioni solide con inquilini/e, team di gestione immobiliare e proprietari/e
• Garantire la conformità ai termini di locazione e ai requisiti legali dell'intero portafoglio
• Coordinare le visite di assistenza con rappresentanti della gestione immobiliare e fornitori autorizzati
• Promuovere standard elevati e coerenza nella gestione dei requisiti di locazione
• Monitorare la soddisfazione degli/delle inquilini/e e affrontare proattivamente le preoccupazioni

Operazioni Workplace

• Fornire ospitalità e supporto eccezionali per ospiti, visitatori/visitatrici e membri del team
• Risolvere problematiche relative alle strutture inclusi servizi di pulizia, gestione sale conferenze, supporto postazioni di lavoro, arredi ed equipaggiamenti interni/esterni
• Coordinare e programmare attività di manutenzione per rispettare gli Accordi di Livello di Servizio (SLA) definiti
• Collaborare con dipartimenti interni (IT, Sicurezza, Cucina, Real Estate) per garantire completamento progetti di alta qualità
• Assicurare la conformità delle strutture ai codici edilizi, sanitari, di sicurezza e antincendio locali
• Sviluppare e implementare procedure operative e pratiche operative standard
• Identificare e presentare opportunità mensili di riduzione costi e miglioramenti operativi

Gestione Fornitori e Contratti

• Gestire contratti delle strutture come agente di gestione designato/a del cliente
• Coordinare discussioni con fornitori riguardo definizione obiettivi, criteri di performance e revisioni
• Mantenere relazioni solide con fornitori e prestatori/prestatrici di servizi
• Monitorare qualità dell'erogazione servizi e performance dei/delle contractor

Supporto Amministrativo ed Eventi

• Coordinare eventi speciali per clienti e iniziative JLL
• Gestire servizi postali inclusi ritiro, consegna, preparazione affrancatura e coordinamento corrieri
• Supportare varie attività amministrative per garantire operazioni quotidiane fluide
• Assistere con integrazione tecnologie workplace e miglioramenti strutturali

Relazioni Clienti e Sviluppo Business

• Rappresentare JLL e clienti professionalmente nella comunità imprenditoriale locale e regionale
• Promuovere reputazione e capacità JLL a potenziali inquilini/e e clienti
• Guidare sforzi per monitorare e migliorare la soddisfazione della clientela
• Servire come brand ambassador per l'eccellenza nella gestione strutturale

Esperienza e Formazione

• Minimo 2 anni di esperienza in gestione strutture, gestione immobiliare o settore correlato
• Esperienza comprovata in servizio clienti e gestione relazioni
• Background in gestione fornitori e coordinamento contratti preferibile

Competenze Tecniche

• Competenza in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Esperienza con sistemi e tecnologie di gestione strutture
• Interesse nel miglioramento continuo e tecnologie workplace emergenti

Competenze Fondamentali

• Eccellenti capacità interpersonali, comunicative e organizzative
• Eccezionale orientamento al servizio clienti con mentalità problem-solving
• Forti capacità multitasking con abilità di lavorare autonomamente
• Comportamento professionale con eccellenti capacità comunicative scritte e verbali
• Capacità di lavorare efficacemente sia autonomamente che come parte di un team remoto
• Auto-motivato/a con capacità di lavorare senza supervisione diretta.

Location: Latina