Executive Office Assistant
7 giorni fa
Scope of the role The Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (Ex Co team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality.This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication.Main responsibilities Supporting CEO Proactive and organized management of the CEO's calendar, efficiently scheduling meetings and calls;Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy;Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings (Board, town halls, etc.), timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders;Assist the CEO in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions;Screen phone calls, deal with incoming correspondence, meet and greet visitors and clients;Manage the CEO's signature process (preparation and verification of documents to be signed).Supporting leadership team (Ex Co) Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy;Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings, timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders;Assist the Ex Co members in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions.Supporting strategic meetings and admin tasks Supporting the organization of strategical meetings (Board meetings, Townhalls, Ex Co meeting etc), including planning the agenda, sending invitations, requesting IT support, organizing catering services...Collect contributions from various departments for strategic meeting presentations, ensuring deadlines are met, coordinating the overall process, and guaranteeing the quality of the final deliverable;Handle administrative tasks related to executive support, including expense reports, PO and invoice processing, document management.Requirements Fluency in English (written and spoken)At least 1 year of experience in the roleExcellent knowledge of MS Office and digital tools.Strong organizational and problem-solving skills.Team playerWhat we will offer fixed term contract of 1 yearUnique brand to discoverDiscount on our productsDynamic atmosphere in an international environmentOpportunity to influence and became a decision makerCompetitive Smart Working PolicyMoleskine is an equal opportunities employer.We recognize and celebrate the benefits that diversity brings to our workplace, our business and our customers.We welcome and will consider all applications regardless of race and nationality, religion, color, sex, parental status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as an individual with a disability, or any other legally protected characteristics.#J-*****-Ljbffr
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Executive Assistant
7 giorni fa
Lazio, Italia Bludental A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilitàOrganizzazione di riunioni per le CEO (interne ed esterne)Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo)...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Lazio, Italia Bludental A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilitàOrganizzazione di riunioni per il CEO (interne ed esterne)Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo)...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Lazio, Italia Bludental A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilitàOrganizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell' Executive Committee (Ex Co)...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Lazio, Italia Bludental A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilità• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell' Executive Committee (Ex Co) individualmente•...
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Executive Assistant...
6 ore fa
Lazio, Italia Bludental A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilità• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente•...
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Executive Assistant
4 ore fa
Lazio, Italia Bludental A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell'Executive Committee (ExCo) individualmente...
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Executive Assistant
3 ore fa
Lazio, Italia Jr Italy A tempo pienoAmevista è una giovane e dinamica azienda operante nel settore dell'occhialeria di lusso, che distribuisce migliaia di brand nel campo della moda, distinguendosi per un'esperienza di acquisto personalizzata.In ottica di ampliamento dell'organico, ricerchiamo una figura di Executive Assistant.L'Executive Assistant avrà il compito di supportare il CEO in...
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Remote Luxury Personal Assistant To Global Executive
1 settimana fa
Lazio, Italia Family Office A tempo pienoA prestigious private office is seeking a Personal Assistant for a Forbes-listed businessman.This fully remote role involves managing daily tasks, organising luxury travel, and providing VIP support.Ideal candidates will have 3-5 years of experience in a UHNWI environment, fluency in English and Russian, and excellent organisational skills.Enjoy access to an...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Lazio, Italia Lectra Türkiye A tempo pienoLectra Italia – Executive Assistant – Milan, Italy Lectra is a global leader in Industry 4.0 solutions for the fashion, automotive and furniture markets, dedicated to driving digital transformation and delivering best-in-class technologies.With over 50 years of experience and a presence in more than 100 countries, we are 2,500 employees united by passion...
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Executive Assistant
1 settimana fa
Lazio, Italia Jobbit A tempo pienoUna prestigiosa società di consulenza in Roma area EUR cerca un Executive Assistant per supporto organizzativo e attività di segreteria.Le responsabilità includono gestione del centralino, corrispondenza e organizzazione di trasferte.Sono richiesti: diploma o laurea, esperienza in segreteria, disponibilità immediata e full time.È previsto un contratto a...
