Executive Office Manager

strumenti di lavoro moderni e innovativi
Sviluppo personale e professionale formazione personale e professionale
Per un'azienda consolidata e orientata alla crescita, siamo alla ricerca di una persona professionale, organizzata e dotata di spiccate capacità di coordinamento da inserire nel ruolo di Executive Office Manager (m/f/d).
La persona selezionata ricoprirà un ruolo di responsabilità, lavorando a stretto contatto con la Direzione Generale e assumendo una funzione centrale di raccordo tra il vertice aziendale, le diverse funzioni organizzative, gli organi societari e i principali interlocutori interni ed esterni.
Mansioni Supporto alla Direzione Generale
Organizzazione e coordinamento dell'agenda della Direzione Generale, inclusi appuntamenti, riunioni, eventi istituzionali e trasferte
Gestione e coordinamento delle comunicazioni in entrata e in uscita, inclusa la corrispondenza istituzionale e la comunicazione aziendale riservata
Coordinamento delle comunicazioni con stakeholder interni ed esterni
Predisposizione e revisione di lettere, presentazioni, report e materiali informativi
Monitoraggio di richieste, attività e scadenze strategicamente rilevanti
Assicurare il follow-up delle decisioni assunte e delle attività concordate
Coordinamento e monitoraggio delle attività tra la Direzione Generale e le diverse funzioni aziendali
Supporto nella preparazione e nel follow-up delle attività degli organi e dei comitati direttivi
Organi societari e Governance
Organizzazione e coordinamento delle riunioni del Consiglio di Amministrazione e degli altri organi societari
Supporto alla preparazione e allo svolgimento delle Assemblee dei Soci
Organizzazione e coordinamento degli organi direttivi e dei comitati interni
Coordinamento dei relativi processi documentali e autorizzativi
Gestione e controllo della documentazione ufficiale di natura societaria
Garantire una gestione ordinata, strutturata e riservata della documentazione
Coordinamento dei processi di archiviazione, conservazione e gestione formale della documentazione
Organizzazione e gestione documentale
Responsabilità del registro aziendale centrale e dei relativi processi
Gestione e aggiornamento dell'archivio aziendale, sia fisico sia digitale
Organizzazione e conservazione strutturata della documentazione societaria e amministrativa
Supporto alla gestione e all'aggiornamento della documentazione relativa alla Business Continuity
Coordinamento di ulteriori attività organizzative e amministrative su incarico della Direzione Generale
Comunicazione istituzionale e interna
Supporto alla Direzione Generale nella gestione della comunicazione istituzionale
Predisposizione e coordinamento di comunicati stampa, comunicazioni informative, comunicazioni rivolte agli stakeholder e presentazioni istituzionali
Monitoraggio di notizie, sviluppi e tematiche di rilevanza strategica
Supporto nell'organizzazione di eventi e incontri con investitori, autorità, enti pubblici, associazioni di categoria e partner
Supporto alla gestione di un'immagine esterna professionale e coerente, in collaborazione con il Marketing e le altre funzioni aziendali coinvolte
Supporto alla comunicazione interna tra la Direzione Generale e i dipendenti
Profilo e benefici La persona ideale possiede:
Laurea, preferibilmente in discipline economiche, giuridiche, linguistiche o in ambiti affini
Almeno 5 anni di esperienza professionale come Executive Assistant, Assistente di Direzione, Management Assistant, Office Manager o in un ruolo analogo
Spiccate capacità organizzative e comprovata esperienza nel coordinamento di attività e processi complessi
Un approccio al lavoro autonomo, strutturato e orientato alla soluzione
Elevato senso di responsabilità, precisione, affidabilità e riservatezza
Ottime capacità relazionali e comunicative e un'immagine professionale
Capacità di comprendere rapidamente informazioni complesse, organizzarle e presentarle in modo chiaro e adeguato ai diversi interlocutori
Ottime capacità di redazione e revisione di documenti e corrispondenza professionale
Ottima conoscenza di Microsoft 365 e, preferibilmente, esperienza nell'utilizzo di sistemi di gestione documentale
Ottima conoscenza della lingua tedesca e italiana, sia scritta sia parlata
La conoscenza della lingua inglese costituisce un requisito preferenziale
Propensione alla collaborazione con interlocutori interni ed esterni diversi
Un approccio professionale, collaborativo e pragmatico, con una forte orientazione alla ricerca di soluzioni