Amministratore/Amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa

Amministratore/Amministratrice Regionale Medio Oriente e Nord Africa COOPI cerca un/a Amministratore Regionale Medio Oriente e Nord Africa presso la sede di Milano Obiettivo del ruolo Posizionata presso la Sede di Milano, la risorsa lavora per i paesi del Medio Oriente e del Nord Africa. I paesi di riferimento sono: Libano, Syria, Giordania, Lybia/Tunisia. Assicura, sotto la propria responsabilità, il coordinamento, la gestione, la formazione e il supporto di tutte le attività amministrative condotte a livello dei paesi della Regione. Responsabilità del ruolo L'Amministratore/Amministratrice Regionale è incaricato/a di: Controllare la corretta esecuzione delle attività amministrative dei paesi e dei progetti, nonché supportare le attività degli Amministratori Paese nei propri ambiti di competenza e in conformità con le procedure, i manuali e i regolamenti di COOPI, oltre che con le regole contrattuali previste dai diversi finanziatori. Assicurarsi che gli Amministratori Paese garantiscano il trattamento e la trasmissione dei rapporti e della modulistica di pertinenza e, se necessario, intervenire prendendo le adeguate misure correttive. Approvare i rapporti finanziari dei progetti prima della loro trasmissione al donatore. Effettuare il controllo di gestione delle sedi e delle attività del progetto, segnalando al Coordinatore Regionale e al Coordinatore Nazionale qualsiasi anomalia e proponendo ipotesi di soluzione. Assicurare la gestione degli audit esterni coordinando e supportando i diversi Coordinatori Paese. Più precisamente, l'esecuzione della missione comporta le seguenti attività: Collabora alla stesura dei budget dei nuovi progetti in conformità con la pianificazione e la sostenibilità della Regione e di ogni singolo paese. Verifica l'esattezza e la completezza dei dati forniti dai paesi per il budget e li trasmette alle unità competenti della sede. Gestione del progetto: All'inizio del progetto, riceve il piano di approvvigionamento dal Project Manager tramite gli amministratori nazionali, lo verifica assicurandone la conformità con il budget e le procedure necessarie e lo carica negli appositi strumenti interni. Trasmette agli amministratori paese i costi sostenuti in Italia. Assicura che i pani di acquisto siano redatti e ne garantisce il monitoraggio tramite le risorse dedicate nel paese. Assicura una costante coerenza tra i conti dei progetti, dei paesi e della sede, verificandone la concordanza. Monitora l'aggiornamento delle sovvenzioni da ricevere. Pianifica e controlla il calendario dei report da sottoporre in Italia e all'estero per i paesi della sua area. Verifica e approva i report intermedi o finali redatti in loco; finalizza e approva i report finali da inviare dalla sede. Compila la riconciliazione dei progetti. Fornisce supporto agli audit effettuati presso la sede per i paesi di riferimento. Coordinamento: Supporto alla preparazione del budget annuale di ogni singolo paese della Regione e monitoraggio periodico. Supporta l'organizzazione del lavoro dei Coordinatori Paese fornendo loro orientamenti (priorità, modalità) di lavoro. Assicura la sostenibilità della Coordinazione Regionale e lo scarico dei servizi della sede di Milano. Verifica la fattibilità delle percentuali amministrative e delle quote monetarie. Prepara e verifica i dati contabili e amministrativi puntuali richiesti, evade le urgenze. Verifica che sia attivo un monitoraggio periodico degli aspetti finanziari di ogni paese di responsabilità e interviene prontamente per aggiornamenti e rettifiche. Aggiorna i dati sullo strumento interno per l'elaborazione delle schede di budget. Selezione e

formazione:
Partecipa alla fase di selezione degli Amministratori Paese. Partecipa attivamente ai processi di inserimento (onboarding) a distanza per gli amministratori paese e se necessario, degli altri membri del personale amministrativo. Effettua missioni di inserimento per i nuovi Amministratori Paese. Supervisiona costantemente e controlla periodicamente il lavoro degli Amministratori Paese, svolgendo attività di formazione continua. Contribuisce alla valutazione degli Amministratori Paese al termine del contratto e se necessario anche degli altri membri del personale amministrativo. Effettua missioni di monitoraggio, supporto agli audit e formazione. Formazione universitaria in Scienze Sociali, Economia/Gestione Aziendale o discipline Tecniche; Minimo di cinque anni di esperienza professionale pertinente; Almeno tre anni di comprovata esperienza nel campo dell'aiuto internazionale e dello sviluppo in paesi africani che si trovano in situazioni analoghe; Padronanza delle procedure dei principali finanziatori (es. UE, ECHO, Agenzie UN); Eccellente livello di comunicazione orale e scritta, attitudine alla negoziazione, capacità di svolgere più compiti contemporaneamente (multitasking) e grandi doti organizzative; Comprovata capacità di lavorare in team; Esperienza di collegamento/relazione con le autorità governative/locali, le O