Office Manager

2 settimane fa

Turin, Italia Aiko Tempo parziale
Overview

AIKO is a deep-tech company founded in 2017, with offices in Torino, Italy, and Toulouse, France. We specialize in Artificial Intelligence and Automation technologies for space applications, delivering state-of-the-art solutions for flight and ground software with the goal of enabling autonomous space missions. Our mission is to provide cutting-edge solutions to help advance the exploration and understanding of our universe. 
 
Joining AIKO means becoming part of a young, talented team dedicated to delivering high-quality work while maintaining a healthy work-life balance. We believe in trust, responsibility, and flexibility, offering a supportive environment where you can thrive. Our team enjoys collaborating in our Toulouse office, working from home when desired, and taking time off when needed. Don’t miss the chance to revolutionize the future with us  
 
AIKO is seeking a skilled and experienced Office Manager to join our team (Part-time position at the beginning). Joining our team means contributing to an ambitious project, working closely with our existing team in France and in Italy. In this role, you will provide vital administrative support to ensure smooth and efficient operations, as well as handle essential office management tasks. If you are detail-oriented, proactive, and capable of multitasking, we would love to hear from you

Tasks

  • Administrative Management: Coordinate daily administrative tasks, organize and maintain company records, and assist with meeting and event planning.
  • Contract and Documentation Follow-up: Manage and monitor contractual agreements, maintain accurate documentation, and ensure compliance with internal procedures.
  • Invoicing and Financial Assistance: Oversee basic invoicing processes, track payments, and collaborate with finance to ensure timely follow-up on transactions.
  • Accounting and financial reporting: Support the company in the generation of accounting and financial information
  • HR Management: Support HR processes, including onboarding new employees, tracking leave and attendance, and assisting with employee records and documentation. 
  • Office Operations Support: Manage office supplies, coordinate with vendors, and ensure a positive, well-organized office environment for staff and visitors.
  • Travel coordination: plan and coordinate employees’ business travel arrangements, ensuring adherence to company policies
Requirements

  • Experience: Minimum of 2 years of experience in administrative or office management roles, preferably supporting senior management.
  • Skills: Strong organizational skills, attention to detail, and proficiency with office software (MS Office, specifically Word, Excel and Powerpoint).
  • Accounting: Good understanding of accounting principles, and financial reporting
  • Adaptability: Ability to work independently and as part of a team, with the flexibility to adapt to changing priorities and deadlines.
  • Communication: Excellent verbal and written communication skills
  • Languages: Native in French, fluent in English
Benefits

  • Ticket Restaurants
  • Flexible working hours
  • Flexible smart working policy
  • Health insurance plan  
  • Access to courses for skills improvement
  • Gross salary between 30-35k€ per year (ref. Full-time position)
Hiring Process:  
The interview process for this role will somewhat look like:  
  • 1st Stage: Interview with our France Country Manager
  • 2nd Stage: Interview with the Hiring Manager
  • We will hopefully make you an offer 
DEI in AIKO

AIKO is an equal-opportunity employer. We encourage candidates from all   
backgrounds and experiences to apply.  

Research shows that women or people belonging to minorities often don't apply to   
roles they don't feel they match 100% of the requirements. If this posting is   
interesting to you, we encourage you to apply even if it is not a perfect match We are   
looking for real people, not robots  

About us

AIKO is a cutting-edge deep-tech company founded in 2017. We specialize in developing advanced automation software tailored for space missions, empowering humanity's ambitions beyond Earth's orbit. Our mission is to revolutionize the space industry by providing innovative solutions that enhance efficiency, reliability, and safety in space exploration endeavors.

  • Office Manager

    1 settimana fa

    Turin, Italia Aiko A tempo pieno

    OverviewAIKO is a deep-tech company founded in 2017, with offices in Torino, Italy, and Toulouse, France. We specialize in Artificial Intelligence and Automation technologies for space applications, delivering state-of-the-art solutions for flight and ground software with the goal of enabling autonomous space missions. Our mission is to provide cutting-edge...

  • Impiegato Back Office

    5 mesi fa

    Turin, Italia Umana spa A tempo pieno

    Umana spa, per importante realtà operante nel settore delle telecomunicazioni sita in zona Mondovì (cn ) ricerca: n.1 IMPIEGATO BACK OFFICE. La risorsa si occuperà di prestare supporto alle operazioni degli assistenti tecnici e si interfaccerà costantemente con il manager della sede. Si occuperà di gestire e coordinare i processi in ambito fibra con...

  • back office-categorie protette L 68/99

    3 mesi fa

    Turin, Italia Randstad A tempo pieno

    Randstad Talent Selection Hopportunities è la divisione specializzata nella Ricerca & Selezione di professionisti qualificati appartenenti alle categorie protette.Per multinazionale del settore facilities ricerca unBACK OFFICE-CATEGORIE PROTETTE L 68/99si offre: si offre assunzione a tempo indeterminato, Ral 30K, tickets 8€ per ogni giorno...

  • Addetto Back Office

    6 mesi fa

    Turin, Italia Solutions30 A tempo pieno

    Job Location - Mondovì (CN) - Description SOLUTIONS 30 ITALIA, società leader nel settore delle Telecomunicazioni, ricerca per il proprio organico interno una risorsa da inserire come ADDETTO BACK OFFICE - SEGRETERIA TECNICA. La risorsa si occuperà di prestare supporto alle operations e agli assistenti tecnici e si interfaccerà costantemente con il...

  • Category Manager

    4 settimane fa

    Turin, Piemonte, Italia EthosEnergy A tempo pieno

    Job Title: Category ManagerAre you a strategic thinker with a passion for procurement? Do you have a keen eye for detail and a talent for negotiation? We're looking for a skilled Category Manager to join our team at EthosEnergy.Job Responsibilities:We're seeking a Category Manager to lead our strategic planning, development, and execution of product...

  • Assistente Al Project Manager

    4 settimane fa

    Turin, Piemonte, Italia Geojob Recruitment Srl A tempo pieno

    La nostra azienda, GeoJOB Recruitment Srl, è una delle realtà più affermate in Italia e in Europa con un'ampia esperienza nella costruzione di opere di ingegneria, strade, ferrovie e ponti. Ricerchiamo un/una Assistente Al Project Manager - Infrastrutture per un lavoro consistente nell'elettrificazione della linea ferroviaria su Ivrea. La risorsa...

  • Back office/Receptionist

    1 mese fa

    Turin, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per multinazionale nel settore dei servizi e organizzazione di eventi, stiamo ricercando un addetto Back office.La risorsa sarà inserita all'interno dell'Ufficio Tecnico e svolgerà le seguenti attività:-Gestione delle richieste di intervento e apertura di ticket per attività di manutenzione;- Inserimento dei dati nei sistemi gestionali aziendali (data...

  • Programs Area Manager

    4 settimane fa

    Turin, Piemonte, Italia Tyvak International SRL A tempo pieno

    Job Title: Programs Area ManagerJob Summary:We are seeking a highly skilled Programs Area Manager to join our team at Tyvak International SRL. As a Programs Area Manager, you will be responsible for coordinating the Programs Managers' team, ensuring the flawless execution of their work, and managing requests from the VP Programs.Key...

  • Back Office Técnico

    5 mesi fa

    Turin, Italia NHRG Srl A tempo pieno

    NHRG srl è una società specializzata nella consulenza HR. Approccio, Processi e Metodologie HR di Nuova Generazione. Ricerca e Selezione, Formazione, Consulenza, Coworking e Networking. Ricerchiamo e sviluppiamo talenti, alleniamo capacità, costruiamo competenze, attraverso metodologie evolute in grado di adattarsi, in maniera modulare, a strutture...

  • Assistente Back Office con Esperienza Tecnica

    2 settimane fa

    Turin, Piemonte, Italia Adecco Filiale Di Torino A tempo pieno

    Descrizione del LavoroIn questa posizione di Assistente Back Office, avrai la responsabilità di gestire le richieste di intervento e aprire ticket per attività di manutenzione. Sarai coinvolto nell'inserimento dei dati nei sistemi gestionali aziendali e nella gestione degli ordini di acquisto per materiali o servizi necessari alla manutenzione.Sarai anche...

  • Boutique Manager

    1 mese fa

    Turin, Italia Chanel A tempo pieno

    Guidare un team di beauty advisor per creare un ambiente coinvolgente che offra la massima esperienza al cliente.Assicurarsi che il team di beauty advisor comprenda e applichi la strategia della Maison. Dare a tutti i beauty advisor la possibilità di costruire relazioni uniche, personalizzate, genuine, significative e durature con i clienti. Gestire il team...

  • Specialista del Middle Office

    4 settimane fa

    Turin, Piemonte, Italia Page Personnel A tempo pieno

    La persona si occuperà principalmente di:Aggiornamento delle posizioni presenti dei diversi portafogliAggiornare su base quotidiana i sistemi interni, sia file Excel che applicativi gestionali, per far si che su base giornaliera ci sia 1) una quadratura con le posizioni effettivamente detenute nei vari fondi di investimento e che 2) i dati qualitativi degli...

  • Senior Logistics Manager

    3 settimane fa

    Turin, Piemonte, Italia OPmobility A tempo pieno

    Logistics Manager for Shanghai & Wuhan PlantsJob Description:Responsible for controlling logistics KPIs for Shanghai and Wuhan plants.Responsible for drafting annual logistics KPIs and budgets.Key Responsibilities:Manage the entire logistics operation of Shanghai and Wuhan plants, including planning and physical logistics.Manage logistics operators in...

  • Finance Operations Manager

    1 mese fa

    Turin, Piemonte, Italia Mercuri Urval Srl A tempo pieno

    Mercuri Urval Srl is seeking a highly skilled Finance Operations Manager to join their team in Turin. The ideal candidate will have experience in finance operative roles and fluency in English. As a key member of the organization, the Finance Operations Manager will contribute to the overall success of the company by effectively managing all financial tasks....

  • Project Manager – Torino

    4 ore fa

    Turin, Italia Software partner italia A tempo pieno

    Software Partner Italia ricerca 1 Project Manager da inserire in un team di progetto presso i clienti della Società.L’inizio dell’attività sarà Immediato e la durata iniziale del contratto sarà di 12 mesi con possibilità di proroghe.Il tipo di contratto potrà essere a Partita iva/Contratto a tempo determinato e richiede un impegno full-time con...

  • Project Manager

    4 ore fa

    Turin, Italia Michael Page A tempo pieno

    Michael Page, leader europeo e mondiale nella ricerca e selezione di personale specializzato, vanta un know-how d'eccellenza nell'ambito del "top e middle management".Project Manager - Settore EdilePrimaria realtà del settore Construction, ricerca un Project Manager Junior che si occuperà di assicurare la corretta gestione della commessa nei tempi, nei...

  • Boutique Manager

    4 mesi fa

    Turin, Italia CHANEL A tempo pieno

    Di cosa ti occuperai: Guidare un team di beauty advisor per creare un ambiente coinvolgente che offra la massima esperienza al cliente. Assicurarsi che il team di beauty advisor comprenda e applichi la strategia della Maison. Dare a tutti i beauty advisor la possibilità di costruire relazioni uniche, personalizzate, genuine, significative e...

  • Site Manager

    3 settimane fa

    Turin, Piemonte, Italia Adhr A tempo pieno

    La nostra azienda ADHR Group, agenzia per il lavoro, ricerca un professionista Site Manager per la sua filiale di Venaria. Il candidato ideale sarà inserito all'interno di un team di lavoro dinamico e in forte crescita, occupandosi di:gestire e coordinare le attività di cantiereverificare il rispetto delle obbligazioni contrattuali da parte degli...

  • Back Office Categorie Protette L 68/99 Specialist

    4 settimane fa

    Turin, Piemonte, Italia Randstad A tempo pieno

    Randstad Talent Selection Hopportunities è la divisione specializzata nella Ricerca & Selezione di professionisti qualificati appartenenti alle categorie protette.Per multinazionale del settore facilities, siamo alla ricerca di un Back Office Categorie Protette L 68/99 Specialist che riporti al contract manager in tutte le attività legate alla gestione...

  • Addetto/a Back Office Segreteria Técnica Settore

    5 mesi fa

    Turin, Italia STAFF SPA A tempo pieno

    Staff spa - Agenzia per il lavoro, filiale Roma Eur, ricerca per società leader nel settore delle Telecomunicazioni una risorsa da inserire all'interno del proprio organico: **ADDETTO/A BACK OFFICE SEGRETERIA TECNICA - MONDOVI' (CN)** La risorsa si occuperà di prestare supporto alle operations e agli assistenti tecnici e si interfaccerà costantemente con...