HR Officer

INTERSOS Vacancy Details

Job Title HR Officer Code SR-01-8391 Deadline 19/09/2023 Country Italy Duty Station Roma, con possibili viaggi sul territorio italiano Starting date 02/10/2023 Contract duration 12 mesi Reporting to HoM Functional Supervisor HR Director Supervision of /// Dependents Non-family duty station General context of the project

In Italia, INTERSOS garantisce assistenza alle fasce di popolazione più marginalizzata, attraverso interventi sociosanitari, protezione delle persone vulnerabili, tutela dell’infanzia e istruzione. Minori stranieri non accompagnati (MSNA), giovani adulti non più titolari della protezione umanitaria, sopravvissute e sopravvissuti alla tratta di esseri umani e alla violenza di genere sono il target delle nostre attività.

Attualmente la missione ha progetti attivi a Torino, Roma, Bologna, Foggia e Sicilia.

General purpose of the position

L'HR Officer lavorerà all'interno della missione Italia. È responsabile dell'implementazione delle politiche e delle procedure delle Risorse Umane e della corretta gestione amministrativa dei collaboratori secondo le procedure di INTERSOS, al fine di garantire la conformità legale alle leggi locali.

Main responsibilities and tasks

Politiche, procedure e relazioni sulle risorse umane

Guida e supporto ai manager e al personale sulle politiche e le procedure riguardanti la risorse umane e monitorare l’applicazione dei regolamenti in linea con le policy INTERSOS e diritto del lavoro italiano; Garantire il processo di onboarding per il personale (documenti, induction, creazione email e assegnazione assets, ecc.) Coordinarsi con HR Admin in HQ per garantire che tutte le tipologie di contratti siano conformi alle politiche INTERSOS, alle leggi nazionali e ai requisiti dei donatori.

Gestione del personale

Garantire l’implementazione di processi standard di risorse umane e fornire supporto ai line manager e all’SMT sulla gestione del personale. Guida e supporto ai manager sulle politiche e le procedure delle risorse umane monitorando l’attuazione delle norme in linea con il diritto del lavoro e le politiche standard INTERSOS. In caso di misure disciplinari, coordinamento con il Direttore delle Risorse Umane in HQ e applicazione di eventuali step; Supporto ai line manager nel processo di performance management (IRP) e garantire che tutti i collaboratori ricevano una valutazione regolare; In concomitanza dei rinnovi contrattuali di fine anno/una volta l’anno si occupa di fare debriefing con lo staff di missione. Monitorare e promuovere iniziative Duty of Care per i collaboratori e per il loro benessere. Sostenere la creazione e il mantenimento di un ambiente di lavoro positivo. Garantire che tutto il personale sia adeguatamente informato e/o inserito nei sistemi appositi Assistere i manager per la pianificazione del piano recuperi annuali e garantire un monitoraggio regolare dei residui Tenere traccia dei corsi di formazione organizzati a livello di missione, in coordinamento con PDC al quartier generale. Supporto al capo della missione (HoM) nella revisione della struttura della missione (aggiornamento organigramma) Gestione dei volontari Assicurare che i volontari siano gestiti secondo i principi e i valori di INTERSOS e conformemente alla legge italiana E’ responsabile della gestione amministrativa dei volontari (contratti, assicurazioni, documentazione e formazione obbligatorie). Processo di reclutamento Si ha la responsabilità di condurre un processo di reclutamento equo e trasparente secondo la Recruitment Policy; Promuovere e pubblicizzare le opportunità di lavoro attraverso il canale di reclutamento più adatto. Lavorare a stretto contatto il Coordinatore Medico per ampliare i canali di reclutamento e per trovare fonti alternative, in particolare nel reclutamento del personale sanitario (es. università). Collabora con l’hiring manager per prendere decisioni sul miglior candidato alla fine dei processi di selezione Si occupa del controllo delle referenze e dei background check per i candidati individuati

Amministrazione del personale

Condividere l'offerta economica con i candidati selezionati e il personale (in caso di rinnovo) coordinandosi HR HQ, si assicura che l’offerta economica sia in linea con le norme INTERSOS e la griglia salariale della missione. Monitoraggio delle scadenze contrattuali e di processo inerenti alla Gestione Amministrativa del personale Ricezione, verifica e archiviazione delle ricevute e delle notule per i contratti autonomi, ai fini anche dell’elaborazione delle CU annuali; Inserire i dati e i documenti dei collaboratori nel e si assicura che siano sempre aggiornati e archiviati correttamente per facilitare la gestione dei processi HR. Si assicura che tutte le informazioni amministrative siano disposizione del personale Quando necessario, partecipa e supporta durante i processi di audit in coordinamento con Finance, HoM e HQ.

Accountability and safeguarding

Monitorare che la gestione delle risorse umane sia in linea con PSEA, politiche CP, conflitto di Interessi e regolamento interno. In coordinamento con HR Admin HQ, supporta l’organizzazione e la pianificazione di visite mediche e corsi sulla sicurezza sul lavoro obbligatori secondo la normativa nazional Education Laurea in discipline economico-amministrative/gestione del personale Studi post-laurea in gestione delle risorse umane verranno considerati un plus Professional experience Esperienza di 2 anni in ruoli simili Esperienza in NGO ed enti del non - profit sarà considerata un valore aggiunto Professional requirements Buona padronanza del pacchetto Office Conoscenza dell’amministrazione del personale verrà considerata un plus Languages Ottima conoscenza della lingua italiana Buona conoscenza della lingua inglese, parlata e scritta Personal requirements Comunicazione efficace Problem solving Capacità di gestire diversi dossier in contemporanea Capacità di pianificazione e organizzazione Ottime capacità interpersonali Spiccato interesse e motivazione per il settore Non Profit Reload form

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