Document Controller

1 mese fa

Milan, Italia Zeeco, Inc A tempo pieno

The Document Controller & Business Support will be responsible for performing a variety of activities in relation to the execution of Projects. This is a fast paced and demanding role which requires the individual to take responsibility for the control of electronic documents on all projects. Working alongside the project managers/engineers to ensure that all documentation is submitted and received in accordance with the project requirements and project document registers are maintained. The Document controller will also be responsible for the compilation of the Manufacturing Record Books. In addition, the role will be required to provide Business Support for the office including administrative tasks.

Job responsibilities:

  • Preparing document front sheets and transmittal notes for submittal
  • Submittal of outbound documentation/ booking in of inbound documentation
  • Adhere to procedures and record internal/sub-supplier documentation within the data management system
  • Record documentation inbound/outbound within the project document register (Excel) to ensure accurate records are maintained. Setting up/adjusting formulas when required
  • Adhere to project specific numbering and revision requirements
  • Expediting of documents from clients, suppliers and internally to ensure project schedules are met
  • Manage workload priorities that can change throughout the day
  • Liaise with Quality, Purchasing and Manufacturing to be able to compile hard copy manufacturing records from the shop floor file, for the compilation of the manufacturing record books (MRBs)
  • Sort, scan, save material certificates and record heat numbers for manufacturing record books
  • Use resource tools such as the BOM, SAGE and the company quality management system
  • Assist with the compilation of operating and maintenance manuals
  • Working closely with the projecting team to ensure documentation is complete and projects are delivered on time and to budget
  • Collating data and assisting Project Engineers with cost tracking.
  • Creating and updating project files - soft and hard copies.
  • Assisting the Projects team with administration, scanning, updating documents.
  • Track projecting and controls hours, produce reports for Department Heads.
  • Meeting & Greeting any approved visitors
  • Postal duties
  • Ordering General Office Stationery & Supplies
  • Assisting the Office Managing Director providing routing or ad hoc administrative tasks

Previous experience/knowledge:

  • Previous experience working with DMS (Document Management System) desirable
  • Previous experience in a document control/contract administrator/quality documentation role preferred
  • Experience working within an engineering or fabrication environment preferred
  • Working knowledge of ftp servers and OneDrive an advantage
  • Educated to GCSE standard as a minimum
  • Experience of working in an ISO (International Organisation for Standardisation) environment desirable
  • Experience working in a highly regulated and audited environment preferred

Skills:

  • Proficient in the use of Microsoft office Excel (formulas, pivot tables, format cells, conditional formatting)
  • Intermediate in the use of Microsoft office Word (document formatting, table of contents)
  • Intermediate in the use of Microsoft office Outlook (rules, categories)
  • Intermediate in the use of PDF collaboration (collating large files, bookmarking)
  • Organisational skills (prioritising tasks, respecting deadlines, methodical work)
  • Capacity to work effectively within a team environment
  • Excellent communicator verbal and written

The person:

  • Be comfortable working in a fast-paced environment
  • Resourceful, well organised, highly dependable, efficient and detail orientated
  • Self-starter, Confident and Assertive
  • Ability to use initiative and make decisions autonomously

Additional requirements:

  • Must live within 1-hour commute to the Italy office and have own transport.


Job Posted by ApplicantPro

  • Document Controller

    3 settimane fa

    Milan, Italia Ali Spa - Filiale di Fano A tempo pieno

    Ali spa, società di ricerca e selezione del personale, filiale di Fano, ricerca per importantissima azienda cliente la figura di Document Controller.  Le principali attività in cui la risorsa sarà coinvolta sono le seguenti:-Ricezione e gestione documenti;-Controllo nel rispetto delle competenze aziendali e archiviazione su gestionale dei...

  • Document Controller

    3 settimane fa

    Milan, Italia Ali Spa A tempo pieno

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  • Document Controller Manager

    5 giorni fa

    Milan, Italia Manpower A tempo pieno

    Per importante azienda cliente, operante da oltre 40 anni nel settore della costruzione, manutenzione, ripristino e ammodernamento di opere infrastrutturali, ricerchiamo un/a: Document Controller Manager La risorsa si occuperà di: - Gestire l’implementazione e il corretto utilizzo del CDE dell’azienda e tutti gli altri applicativi del work flow ad...

  • Document controller

    1 mese fa

    Milan, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Adecco Italia SpA ricerca, per multinazionale leader nel settore Chimico una risorsa da inserire come Document Controller sulla citt di Milano (Rogoredo).ENERGIA TRADIZIONE/INDUSTRIA ESTRATTIVA Citt : Milano (Milano) Conoscenze linguistiche: Inglese - Livello Ottimo Competenze richieste: Word Processor - Elaborazione testi - WordFogli di calcolo /...

  • Document Controller Manager

    1 mese fa

    Milan, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Per importante azienda cliente, operante da oltre 40 anni nel settore della costruzione, manutenzione, ripristino e ammodernamento di opere infrastrutturali, ricerchiamo un/a: Document Controller Manager La risorsa si occuper di: - Gestire l’implementazione e il corretto utilizzo del CDE dell’azienda e tutti gli altri applicativi del work flow ad esso...

  • Document controller

    1 mese fa

    Milan, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Adecco Italia SpA ricerca, per multinazionale leader nel settore Chimico una risorsa da inserire come Document Controller sulla città di Milano (Rogoredo).La risorsa si occuperà della verifica formale della documentazione elettronica, l’emissione e la distribuzione della stessa attraverso i sistemi di gestione documentale societari.Produce periodicamente...

  • Categorie Protette

    1 mese fa

    Milan, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Le principali responsabilità:-Supporto ai Document controller senior;-Gestione dei certificati dei fornitori con annessa verifica dei documenti;-Inserimento certificati sulla piattaforma di riferimento;-Preparazione di dossier con annessa impaginazione.I principali requisiti:-Appartenenza alla legge 68/99 - CATEGORIE PROTETTE;-Disponibilità nell'entrare a...

  • Document Controller

    2 settimane fa

    Milan, Italia Bureau Veritas Group A tempo pieno

    Vuoi lavorare in un’azienda che ti dà la possibilità di  trasformare positivamente il mondo in cui viviamo ? In Bureau Veritas crediamo che  lasciare il segno  sia una sfida e un’opportunità per ognuno di noi, un’occasione per generare un impatto, un legame con il futuro, una testimonianza di crescita e sviluppo. Far parte della nostra...

  • Document Controller

    3 settimane fa

    Milan, Italia Adecco Filiale di Milano Volta A tempo pieno

    Adecco Consultants research for a highly reknown General Contractor operating in the Data Centers sector a figure of:Document ControllerResponsibilities- Liaise and co-ordinate with the project disciplines to ensure Document control management.- Ensure all reporting procedures are maintained and prepared in the proper manner and submitted as required.-...

  • Document Controller

    1 mese fa

    Milan, Italia Openjobmetis S.p.A. A tempo pieno

    Openjobmetis SpA , per Azienda Cliente ricerca e seleziona un/a DOCUMENT CONTROLLER.La risorsa selezionata, inserita in un Team a riporto di un Project Manager, si occuperà di fornire assistenza ai team di commessa nella gestione della documentazione e degli archivi tecnici dì commessa, nella trasmissione e ricezione della documentazione con l'esterno...

  • Document Controller Coordinator Oil

    4 settimane fa

    Milan, Italia Frag2000 A tempo pieno

    FRAG Srl is looking for a Document Controller Coordinator that get in charge of Oil & Gas Projects.The candidate will prepare, manage, and archive documents related to projects, He/She will also have to support all the company's procedures, ensuring the clarity, updating, and traceability of the documents. Responsibilities:Regulate and manage...

  • Junior Technical Document controller

    6 giorni fa

    Metropolitan City of Milan, Italia Gi Group SpA Filiale di Milano IV Novembre A tempo pieno

    FILIALE: MILANO OFFICEHiRevo Office Milano è la specializzazione di Gi Group, prima Multinazionale del Lavoro Italiana, dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito accounting, sales, marketing, HR, legal, purchasing and office management.Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per accompagnare...

  • Stage Document Controller

    3 settimane fa

    Metropolitan City of Milan, Italia Gi Group SpA Filiale di Milano IV Novembre A tempo pieno

    FILIALE: MILANO OFFICEGi Group SpA, Agenzia per il Lavoro (Aut. Min. 26/11/04 Prot. n° 1101-SG) filiale di Milano Office ricerca per un azienda operante nel campo Engineering and Contracting una risorsa in qualità di:DOCUMENT CONTROLLER IN STAGELa risorsa si occuperà di fornire assistenza ai team di commessa nella gestione della documentazione e degli...

  • Document Controller

    7 giorni fa

    Milan, Italia Itinera S.p.A. A tempo pieno

    Principali responsabilità Individuazione, acquisizione e verifica della documentazione necessaria in ottemperanza agli obblighi di legge previsti per le commesse private e pubbliche (ad es. DURC, Certificato di iscrizione CCIAA, verifica antimafia) Redazione delle istanze/comunicazioni da inviare alla Committente per l’ingresso in cantiere della forza...

  • Cost Controller

    1 settimana fa

    Milan, Italia Hunters Group A tempo pieno

    Per azienda cliente specializzata a livello internazionale nei test, ispezioni e certificazioni, del settore Oil&Gas e dell’energia rinnovabile, ricerchiamo un/a Cost Controller.Principali responsabilità: La figura ricoprirà le seguenti mansioni: Elaborare le procedure di Controllo Costi richieste dal progetto Elaborare il Control Budget sulla base del...

  • Discipline Technical Support Operator

    13 ore fa

    Milan, Italia Gi Group SpA Filiale di Milano IV Novembre A tempo pieno

    FILIALE: MILANO OFFICE - HiRevo Office Milanoè la specializzazione di Gi Group, prima Multinazionale del Lavoro Italiana, dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito accounting, sales, marketing, HR, legal, purchasing and office management. Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per...

  • Cost Controller

    6 giorni fa

    Milan, Italia Albelissa A tempo pieno

    Description Albelissa è una società internazionale che offre servizi ad alto valore aggiunto nel campo ingegneristico, informatico, del technical recruiting e dell'esternalizzazione dei processi aziendali. Siamo alla ricerca di un/una COST CONTROLLER  per conto di una grande società di consulenza che opera nel settore dell' OIL&GAS ed Energy. La...

  • Contabile / cost controller

    6 giorni fa

    Milan, Italia Temporary S.p.A. A tempo pieno

    Addetto/a Amministrazione e Controllo di Gestione Per la nostra Società Attal Group cerchiamo una risorsa da inserire nel team di contabilità/controllo amministrativo con spiccata riservatezza e capacità di monitoraggio di tutte le procedure aziendali, soprattutto di tipo amministrativo/contabile. La risorsa si inserirà e sarà a diretto riporto di due...

  • Contabile / cost controller

    4 giorni fa

    Milan, Italia Temporary S.p.A. A tempo pieno

    Categoria:Finanza/Contabilità/Revisione Luogo di lavoro:Milano Per la nostra Società Attal Group cerchiamo una risorsa da inserire nel team di contabilità/controllo amministrativo con spiccata riservatezza e capacità di monitoraggio di tutte le procedure aziendali, soprattutto di tipo amministrativo/contabile. Addetto/a Amministrazione e Controllo di...

  • Project Administration Technician

    1 settimana fa

    Milan, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Adecco Italia SpA ricerca, per multinazionale leader nel settore Chimico una risorsa da inserire come Document Controller sulla città di Milano (Rogoredo).La risorsa si occuperà della verifica formale della documentazione elettronica, l’emissione e la distribuzione della stessa attraverso i sistemi di gestione documentale societari.Produce periodicamente...