Office Assistant

2 settimane fa

Milano, Lombardia, Italia Medpace, Inc. A tempo pieno

Job Summary:


Our corporate activities are growing rapidly, and we are currently seeking a full-time
Office Assistant to support our team at our office in Milan.

This position will work cross-functionally to accomplish tasks and projects that are instrumental to the company's success.


If you want an exciting career where you use your previous expertise and can develop and grow your career even further, then this is the opportunity for you.


Responsibilities:

  • Under general supervision, provides support for local office administration and reception desk;
  • Use internal facilities management software to manage planned and reactive maintenance tasks;
  • Under direction of the Finance function, may support local invoice flow; receiving and managing all the coming invoices using internal finance/invoice management systems;
  • Greets visitors and controlls the booking meeting rooms, assisting with the coordination of the meetings or other events;
  • Coordinate administrative services including mail distribution, shipping and receiving, supply inventory, and front line office support including reception;
  • Coordinate administration of building property, apartments, and company vehicles;
  • Submit office expense invoices within allocated budget, escalating approval when necessary;
  • Develop and maintain strong relationships with service vendors and landlords to ensure efficient maintenance of building and grounds;
  • Under supervision, responsible for coordination of all health and safety procedures for a local office;
  • Under direction of IT function coordinate management of office telephony needs, including mobile phones and printing services;
  • Provide reporting and information for country budget planning for facilitiesrelated costs;
  • May be responsible for other projects and responsibilities as assigned.

Qualifications:

  • High School Degree as minimum requirement;
  • Previous experience in administrative services/office management;
  • Basic knowledge in office management, Health and Safety, Risk Assessments and emergency procedures required;
  • Knowledge of MS Word, Excel, and PowerPoint;
  • Strong communication skills in Italian and English (both written and verbal);
  • Excellent organizational and prioritization skills with a high attention to detail.
Interested? Please submit your CV in English.

Medpace Overview:
Medpace is a full-service clinical contract research organization (CRO). We provide Phase I-IV clinical development services to the biotechnology, pharmaceutical and medical device industries.

Our mission is to accelerate the global development of safe and effective medical therapeutics through its scientific and disciplined approach.

We leverage local regulatory and therapeutic expertise across all major areas including oncology, cardiology, metabolic disease, endocrinology, central nervous system, anti-viral and anti-infective.

Headquartered in Cincinnati, Ohio, employing more than 5,000 people across 40+ countries.

Why Medpace?:
People. Purpose. Passion. Make a Difference Tomorrow. Join Us Today.


The work we've done over the past 30+ years has positively impacted the lives of countless patients and families who face hundreds of diseases across all key therapeutic areas.

The work we do today will improve the lives of people living with illness and disease in the future.

Medpace Perks

  • Hybrid workfromhome options (dependent upon position and level)
  • Competitive PTO packages
  • Companysponsored employee appreciation events
  • Employee health and wellness initiatives
  • Flexible work schedule
  • Competitive compensation and benefits package
  • Structured career paths with opportunities for professional growth

Awards

  • Recognized by Forbes as one of America's Best Midsize Companies in 2021, 2022 and 202
  • Continually recognized with CRO Leadership Awards from Life Science Leader magazine based on expertise, quality, capabilities, reliability, and compatibility

What to Expect Next


A Medpace team member will review your qualifications and, if interested, you will be contacted with details for next steps.

EO/AA Employer M/F/Disability/Vets

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Page Personnel Italia spa A tempo pieno

    Office Assistant (MILANO) - Milano (Categorie protette) Categoria: Business ServicesLuogo di lavoro: MilanoCategorie Protette - Office Assistant (MILANO)Le principali responsabilita': Supporto nella gestione degli uffici, sia nell'ambito organizzativo che logistico;Collaborazione con i fornitori e coordinamento con l'Office Manager e l'amministrazione per la...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia AXL Spa - Agenzia per il lavoro A tempo pieno

    AxL Milan Business Unit research and select for an important international agency in Milan a OFFICE ASSISTANT Whom we are looking for: We are looking for an Assistant to act as the office point of reference for office management and editing, to be based in our Milan office.Your Responsibilities will Include but not be limited to Secretarial and Editing...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia AXL Spa - Agenzia per il lavoro A tempo pieno

    AxL Milan Business Unit research and select for an important international agency in Milan a OFFICE ASSISTANT Whom we are looking for: We are looking for an Assistant to act as the office point of reference for office management and editing, to be based in our Milan office.Your Responsibilities will Include but not be limited to Secretarial and Editing...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Page Personnel Italia spa A tempo pieno

    Office Assistant Categoria: Business ServicesLuogo di lavoro: Milano e provinciaPer nota società di consulenza siamo alla ricerca di una figura di Office Assisant.La figura, verrà inserita all'interno di un team dinamico e dovrà occuparsi di: Accoglienza clienti.Gestione di mail e telefonate.Organizzazione di meeting e presentazioni Power...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Accoglienza ospiti; Gestione del centralino;Gestione della posta cartacea ed elettronica (mail, pec);Evasione pratiche Registro Imprese, Agenzia delle Entrate, trasmissione telematica e gestione libri societari;Archiviazione documentaleOttima conoscenza del pacchetto Office (Excel) e dei principali applicativi informatici;Buona conoscenza della lingua...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia jobtech A tempo pieno

    **Consulenza****Jobtech**, agenzia per il lavoro totalmente digitale, è alla ricerca di un/a **Office Assistant** che si inserirà all'interno di una Società di Executive Search in area Office, sulla sede di **Milano**.Nota per i suoi servizi consulenziali personalizzati e d'eccellenza, oltrechè per la grande attenzione alle tematiche di inclusione,...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Realize Networks srl A tempo pieno

    Ti piacerebbe diventare un #REALIZER?Stiamo cercando un office Assistant da inserire in agenzia.**Nello specifico la risorsa si occuperà**:dell'accoglienza clientigestione delle sale riunioni e spazi comuniorganizzazione e controllo agendapiccole commissioni esternecontatto con ITI nostri #realizer sono persone appassionate, creative, proattive, innovative...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Confidenziale A tempo pieno

    Consultant Metro Milano ricerca per del settore medicale una risorsa da inserire con contratto di sostituzione maternità comeOffice Assistant & Tender SupportLa risorsa di occuperà delle seguenti mansioni:- Attività di Office Management relativamente all'organizzazione/gestione degli uffici, spazi, servizi, contratti coi fornitori, parco auto,...

  • Corporate Services Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Foreign & Commonwealth Office A tempo pieno

    Job Description (Roles and Responsibilities)The British Consulate General in Milan are part of a world-wide network, representing British political, economic and consular interests overseas and is now looking for a dynamic, customer focused, pro-active Full Time Corporate Services Assistant/Receptionist to support our fast moving Corporate Services Team.Main...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Gi Group spa A tempo pieno

    Office Assistant Luogo di lavoro: MilanoHiRevo Office Milano è la specializzazione di Gi Group, prima Multinazionale del Lavoro Italiana, dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito accounting, sales, marketing, HR, legal, purchasing and office management.Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo...

  • office assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Gi Group spa A tempo pieno

    OFFICE ASSISTANT - MILANO Luogo di lavoro: MilanoHiRevo Office Milano e' la specializzazione di Gi Group, prima Multinazionale del Lavoro Italiana, dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito accounting, sales, marketing, HR, legal, purchasing and office management.Siamo un team di professionisti appassionati,...

  • office assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Gi Group spa A tempo pieno

    OFFICE ASSISTANT - MILANO Luogo di lavoro: MilanoHiRevo Office Milano è la specializzazione di Gi Group, prima Multinazionale del Lavoro Italiana, dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito accounting, sales, marketing, HR, legal, purchasing and office management.Siamo un team di professionisti appassionati,...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Openjobmetis S.p.A. A tempo pieno

    Openjobmetis spa, divisione permanent placement di Milano, ricerca per SGR, società di gestione del risparmio**Posizione**:OFFICE ASSISTANTLa risorsa sarà inserita in un contesto dinamico e dovrà occuparsi id gestione di tutta la segreteria/reception, dovrà supportare i 3 partners nella gestione dell'ufficio e nell'amministrazione dell'azienda.Sarà una...

  • sales back office assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Adecco Italia spa A tempo pieno

    SALES BACK OFFICE ASSISTANT - STAGE Funzione: NoContentCategoria: Ingegneria ImpiantisticaInizio previsto: 01/07/2024Luogo di lavoro: Milano, MilanoAdecco Italia Spa ricerca per importante Azienda un/una:SALES BACK OFFICE ASSISTANTMansioni:- gestione delle richieste del cliente legate all'attività pre e post vendita- elaborazione offerte/ordini/proforma su...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Confidenziale A tempo pieno

    Permanent Staffing - divisione di Staff Spa seleziona per importante azienda cliente un/unaOffice Assistant - Iscritto/a alle categorie protette L.68/99La risorsa inserita all'interno del Team Servizi Generali è coinvolta nelle attività quotidiane dell'azienda, in particolare tra le principali responsabilità figurano:Corrispondenza telefonica e via...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia KPMG A tempo pieno

    Crediamo negli standard più elevati. Dopotutto, il primo passo per garantire servizi di alta qualità ai nostri clienti è operare internamente ai massimi livelli.I professionisti del Supporto di KPMG hanno il compito fondamentale di supportare l'attività quotidiana dei colleghi del Business, con dedizione e proattività.Per il nostro ufficio di **Milano...

  • Junior Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Pirate Rocket A tempo pieno

    Pirate Rocket è un Venture Builder specializzato nella progettazione e nel lancio di aziende innovative.Il nostro start-up studio ha sviluppato una propria business philosophy finalizzata alla costruzione di imprese leggere, efficienti e sostenibili, capaci di una crescita organica e tuttavia rapida e costante.La nostra ricetta per il successo è semplice:...

  • Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Adecco Consultant Metro Milano ricerca per azienda del settore medicale una risorsa da inserire con contratto di sostituzione maternità comeOffice Assistant & Tender SupportLa risorsa di occuperà delle seguenti mansioni:- Attività di Office Management relativamente all'organizzazione/gestione degli uffici, spazi, servizi, contratti coi fornitori, parco...

  • Junior Office Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Gi Group spa A tempo pieno

    Junior Office Assistant Luogo di lavoro: MilanoHiRevo Office Milano è la specializzazione di Gi Group, prima Multinazionale del Lavoro Italiana, dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito accounting, sales, marketing, HR, legal, purchasing and office management.Per azienda che opera nel settore cosmetico...

  • junior office assistant

    2 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Gi Group spa A tempo pieno

    JUNIOR OFFICE ASSISTANT - MILANO Luogo di lavoro: MilanoHiRevo Office Milano e' la specializzazione di Gi Group, prima Multinazionale del Lavoro Italiana, dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito accounting, sales, marketing, HR, legal, purchasing and office management.Per azienda che opera nel settore...