Executive Office Assistant
2 settimane fa
Scope of the roleThe Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (ExCo team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality. This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication.ResponsibilitiesSupporting CEOProactive and organized management of the CEO’s calendar, efficiently scheduling meetings and calls;Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy;Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings (Board, town halls, etc), timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders;Assist the CEO in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions;Screen phone calls, deal with incoming correspondence, meet and greet visitors and clients;Manage the CEO’s signature process (preparation and verification of documents to be signed).Supporting leadership team (ExCo)Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy;Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings, timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders;Assist the ExCo members in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions.Supporting strategic meetings and admin tasksSupporting the organization of strategical meetings (Board meetings, Townhalls, ExCo meeting etc), including planning the agenda, sending invitations, requesting IT support, organizing catering services…Collect contributions from various departments for strategic meeting presentations, ensuring deadlines are met, coordinating the overall process, and guaranteeing the quality of the final deliverable;Handle administrative tasks related to executive support, including expense reports, PO and invoice processing, document management.RequirementsFluency in English (written and spoken)At least 1 year of experience in the roleExcellent knowledge of MS Office and digital tools.Strong organizational and problem‑solving skills.Discretion, proactivity, attention to detailTeam playerWhat we will offerfixed term contract of 1 yearUnique brand to discoverDiscount on our productsDynamic atmosphere in an international environmentOpportunity to influence and became a decision makerCompetitive Smart Working PolicyMoleskine is an equal opportunities employer.We recognize and celebrate the benefits that diversity brings to our workplace, our business and our customers. We welcome and will consider all applications regardless of race and nationality, religion, color, sex, parental status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as an individual with a disability, or any other legally protected characteristics.#J-18808-Ljbffr
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Executive & Office Assistant Intern - Milano Team Support
3 settimane fa
Brescia, Italia RAD Cyber Security A tempo pienoUn'azienda di sicurezza informatica è alla ricerca di un Executive e Office Assistant per svolgere un periodo di stage di 6 mesi a Milano. Il candidato ideale avrà un diploma o laurea in ambito economico/umanistico e ottime doti comunicative. Il lavoro include gestione delle attività di reception e supporto all'ufficio amministrativo, con un rimborso...
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Executive Assistant
2 giorni fa
Brescia, Italia Altro A tempo pienoPer conto di un nostro cliente, un’importante realtà di consulenza e intermediazione immobiliare e finanziaria, attiva a livello nazionale e internazionale, siamo alla ricerca di un / una Executive Assistant che operi a diretto riporto del Proprietario, supportandolo nella gestione quotidiana delle attività professionali, strategiche e relazionali.La...
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Executive Assistant
2 giorni fa
Brescia, Italia Altro A tempo pienoUn'importante azienda fieristica è alla ricerca di un COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT per gli uffici di Milano. Il candidato ideale avrà esperienza consolidata in ruoli di back office e amministrazione. Il lavoro include gestire relazioni esterne, documentazione finanziaria e supporto logistico per eventi. Sono richieste ottime competenze organizzative,...
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Executive Assistant
2 giorni fa
Brescia, Italia Italian Exhibition Group SpA A tempo pienoUn'importante azienda fieristica è alla ricerca di un COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT per gli uffici di Milano. Il candidato ideale avrà esperienza consolidata in ruoli di back office e amministrazione. Il lavoro include gestire relazioni esterne, documentazione finanziaria e supporto logistico per eventi. Sono richieste ottime competenze organizzative,...
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Executive Assistant
5 giorni fa
Brescia, Italia Antal International A tempo pienoPer la sede italiana di un importante gruppo assicurativo internazionale, siamo alla ricerca di un / a Executive Assistant con esperienza consolidata nel settore. Attività richieste per il ruolo : Attività di segreteria generale (pianificazione dell'ordine del giorno, organizzazione delle riunioni ecc.) Organizzazione e gestione agenda del DG...
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Brescia, Italia RSM Italy A tempo pienoUna società di revisione e consulenza cerca un Executive Assistant a Milano. Il candidato ideale ha esperienza in segreteria e ottime capacità relazionali e organizzative. Le responsabilità includono la gestione dell'agenda, supporto nelle attività amministrative e predisposizione di report. Si offre un ambiente di lavoro dinamico, benefit eccellenti e...
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Brescia, Italia RSM Italy A tempo pienoUna società di revisione e consulenza cerca un Executive Assistant a Milano. Il candidato ideale ha esperienza in segreteria e ottime capacità relazionali e organizzative. Le responsabilità includono la gestione dell'agenda, supporto nelle attività amministrative e predisposizione di report. Si offre un ambiente di lavoro dinamico, benefit eccellenti e...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Brescia, Italia Hays A tempo pieno**La tua nuova azienda** Il nostro cliente è una Data Company in forte crescita che mette in campo strategie e soluzioni innovative e tecnologiche a favore di aziende agroindustriali. Fra i soci vi è uno fra i primi Gruppi a livello europeo operante nel settore. Al fine di potenziare la struttura, siamo stati incaricati di ricercare un/una Executive...
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Executive Assistant
5 ore fa
Brescia, Italia Wyser A tempo pienoPer una nota realtà italiana operante nel settore finanziario, siamo alla ricerca di un/una **EXECUTIVE & OFFICE ASSISTANT.** La risorsa, a diretto riporto del Direttore Generale e supportando la divisione Comunicazione & Marketing interna, avrà le seguenti responsabilità: - Organizzare e pianificare riunioni sia interne sia esterne, coordinare ponti...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Brescia, Italia Claire Joster A tempo pienoNoi di **Claire Joster**, società di ricerca e selezione, stiamo ricercando una risorsa come Executive Assistant, per un nostro cliente in prov. Brescia. Ricoprirai un ruolo chiave nel support il management aziendale, garantendo un’organizzazione efficiente delle attività quotidiane e contribuendo al buon funzionamento dell’ufficio direzione, oltre...
