Office Manager

1 mese fa

Milano, Italia Rothschild & Co A tempo pieno

About Us

Rothschild & Co is a leading global financial services group with seven generations of family control and a history of over 200 years at the centre of the world's financial markets.

Our expertise, intellectual capital and global network enable us to provide a distinct perspective that makes a meaningful difference to our clients, communities and planet.

We have 4,200 talented specialists on the ground in over 40 countries around the world, enabling us to deliver a unique global perspective across four market-leading business divisions – Global Advisory, Wealth Management, Asset Management and Five Arrows.

As a family-controlled business built on relationships, we place a huge emphasis on our people and finding the right colleagues to take our business forward.

Rothschild & Co is committed to an inclusive and supportive environment where diversity and different perspectives are valued. We are focused on the attraction and recruitment, development and retention and progression of high calibre talent to ensure we and our clients benefit from the value of difference.

Rothschild & Co Wealth Management

Within Wealth Management we offer an objective long-term perspective on investing, structuring and safeguarding assets, to preserve and grow our clients' wealth.

We provide a comprehensive range of Wealth Management services to some of the world's wealthiest and most successful families, entrepreneurs, foundations and charities. In an environment where short-term thinking often dominates, our long –term perspective sets us apart. We believe preservation-first is the right approach to managing wealth.

Overview of Role

Great Wealth Managers must provide a first-class personal service, where team members truly know each client and understand their requirements, whilst also delivering on each client's investment requirements. To achieve this, we adopt a collaborative approach, splitting relationship and portfolio responsibilities between Client Adviser and Portfolio Manager teams.

We are looking to recruit a high-caliber individual to join us to provide comprehensive professional secretarial and administrative support in our Wealth Management Division. For the right individual this will be a very challenging and rewarding role, an opportunity to fully utilize and develop their skills and also to learn about our business.

Responsibilities

Corporate secretary Providing assistance with entity board meetings. Calling, ensure timely preparation of all documents due, distribution of materials, minutes, liaising with external corporate secretary consultants Providing assistance with regulatory reporting activities in relation to company's baords Diary Management: Acting as the 'gatekeeper' e.g. understanding the people/organisation and protecting time in their diary; find that "extra hour a day" Preparing supporting documents ahead of each meeting and ensuring the schedule is adhered to, e.g. producing and/or collating papers, ensuring adequate prep time, sorting logistics Ensuring follow ups to meetings are agreed and actioned Anticipating and resolving issues in advance, e.g. conflicting meetings Thinking ahead, informing others of changes to schedule, e.g. meetings running late Taking responsibility for the smooth running and successful delivery of meetings and other events including attendees. papers, logistics (e.g. travel, video conferencing, other technical requirements) Travel: Responsible for organizing all necessary hotel and travel arrangements (international and domestic) as required, including foreign currencies, hotels etc Having regard for other meetings, time zones, transfer times etc Responsible for accurately preparing travel itineraries which include contact details, key addresses etc and any relevant documents PC Skills: Accurately typing/amending a range of documents that comply with corporate guidelines to a consistently high standard Composing routine correspondence where appropriate Undertaking research as instructed and required Communication: Answering the telephone in a professional manner, taking accurate telephone messages and dealing with them in an appropriate and timely manner Managing voice-mail messages, providing a summary of calls and, if appropriate, liaising with colleagues in their absence Managing e-mail communication – flagging urgent requests and following up as necessary Ensuring that both internal and external mail is dealt with promptly, with prioritization of incoming papers and requests as appropriate and prompt distribution Screening telephone calls. Ensuring that all calls and oral communications are appropriately recorded and dealt with without delay Through regular contact, building good working relationships with PAs and clients, industry and senior management in other organizations, and Rothschild & Co offices Admin: Reconciling expenses and claims promptly and accurately Maintaining an up-to-date filing system, ensuring easy retrieval of information and archiving of files as and when needed Dealing with HR activities like: informing Payroll of absence (holiday, sickness, paternity and parental leave), taking care of hiring and onboarding process, Office management: Managing relations with suppliers such as cleaning, food and drink, telephones, printers, insurance, travel Liaising with IT specialists for systems access, problem solving on hardware
Education and Qualifications

Bachelor's Degree
Experience, Skills and Competencies Required

Prior experience working as a Personal or Executive Assistant Advanced knowledge of Outlook, Word, PowerPoint and Excel Excellent interpersonal skills – to communicate clearly and effectively at all levels within Rothschild & Co globally and externally Ability to maintain high level of confidentiality in respect of information/documents/projects being produced/undertaken Ability to manage several projects simultaneously, whilst achieving consistently high standards of accuracy, detail and deadlines Proactive attitude with the ability to act with good judgment and common sense on a day-to-day basis regarding assigned and ad hoc duties Self-motivated, confident, resilient, a team player with a good sense of humour Enthusiastic attitude, solutions focused, reliable with a flexible attitude towards working hours Ability to work with limited direction and build up a thorough knowledge of an organization Our goal is to have a balanced, inclusive and flexible environment which enables all colleagues to achieve their personal and professional aspirations, and to ensure that Rothschild & Co provides longer term opportunities for talent.

#J-18808-Ljbffr

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia Ristorante Sold Out A tempo pieno

    **Posizione Lavorativa: Office Manager** Sei una persona organizzata, orientata ai dettagli e appassionata di gestione delle attività di ufficio? Se sì, potresti essere la persona giusta per il nostro team! Stiamo cercando un Office Manager dedicato ed efficiente per unirsi a noi e contribuire al nostro successo. **Mansioni e Responsabilità**: Come...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia HAYS A tempo pieno

    Office manager; office **La tua nuova azienda** Il nostro cliente è un’importante azienda di Construction & Real Estate che opera da vari anni in tutto il territorio nazionale. **Il tuo nuovo ruolo** Per supportare il potenziamento della sede del cliente, Hays, società leader nella ricerca e selezione del personale, sta ricercando una figura di...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia Seltis Hub S.r.l. A tempo pieno

    **Seltis Management Search** ricerca per una realtà consulenziale un **OFFICE MANAGER** **Posizione**: A diretto supporto dei manager si occuperà di: - Accoglienza - Attività di receptionist - Allestimento sale riunioni - Gestione agende - Organizzazione trasferte (prenotazioni trasporti, hotel, ristoranti, etc.)- Gestione operativa fornitori -...

  • Office Manager

    1 settimana fa

    Milano, Italia Human Value S.R.L. A tempo pieno

    Il nostro cliente è una prestigiosa azienda leader nello sviluppo immobiliare e specializzata nella gestione di progetti retail e commerciali.L'azienda gestisce l'intero ciclo di vita di progetti immobiliari, dalla fase di pianificazione alla realizzazione e commercializzazione, concentrandosi su soluzioni innovative e sostenibili.Con l'obiettivo di gestire...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia Ecoconsult s.r.l. A tempo pieno

    Ecoconsult, primaria società di consulenza e formazione nei settori sicurezza, ambiente e qualità, ricerca, da inserire nel proprio organico un/a **Office manager**. - è diplomato/a; - ha buone conoscenze informatiche; - ha un'ottima conoscenza della suite Microsoft Office 360, in particolare Excel; - ha avuto precedente esperienza in ruoli di segreteria...

  • Office Manager

    2 giorni fa

    Milano, Italia Human Value S.R.L. A tempo pieno

    Il nostro cliente è una prestigiosa azienda leader nello sviluppo immobiliare e specializzata nella gestione di progetti retail e commerciali. L'azienda gestisce l'intero ciclo di vita di progetti immobiliari, dalla fase di pianificazione alla realizzazione e commercializzazione, concentrandosi su soluzioni innovative e sostenibili.Con l'obiettivo di...

  • Office Manager

    6 giorni fa

    Milano, Italia Human Value S.R.L. A tempo pieno

    Il nostro cliente è una prestigiosa azienda leader nello sviluppo immobiliare e specializzata nella gestione di progetti retail e commerciali. L'azienda gestisce l'intero ciclo di vita di progetti immobiliari, dalla fase di pianificazione alla realizzazione e commercializzazione, concentrandosi su soluzioni innovative e sostenibili.Con l'obiettivo di...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia Say What? A tempo pieno

    SAY WHAT, Agenzia di comunicazione di Milano ricerca Office Manager per inserimento in organico. Stiamo cercando una persona che possa entrare nel nostro gruppo di lavoro, gestendo e coordinando le attività quotidiane dell'ufficio e i fornitori di servizi. REQUISITI: - pregressa esperienza nel ruolo - ottimo utilizzo del pacchetto office e di Outlook -...

  • Office Manager

    5 giorni fa

    Milano, Italia Human Value Srl A tempo pieno

    Luogo di lavoro: MilanoIl nostro cliente è una prestigiosa azienda leader nello sviluppo immobiliare e specializzata nella gestione di progetti retail e commerciali. L'azienda gestisce l'intero ciclo di vita di progetti immobiliari, dalla fase di pianificazione alla realizzazione e commercializzazione, concentrandosi su soluzioni innovative e...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia Green Recruitment Company A tempo pieno

    Job title: Office Manager Location: Greater Milan Metropolitan Area (On-site) TGRC is working with a leading renewable energy specialist who is looking for an Office Manager to join their team.Responsibilities: Organising the office work cycle and ordering stationery and equipment.Perform basic bookkeeping activities (invoice registering, etc.).Overseeing...

  • Office Manager

    1 giorno fa

    Milano, Italia Say What? A tempo pieno

    SAY WHAT, Agenzia di comunicazione di Milano ricerca Office Manager per inserimento in organico.Stiamo cercando una persona che possa entrare nel nostro gruppo di lavoro, gestendo e coordinando le attività quotidiane dell'ufficio e i fornitori di servizi.REQUISITI:- pregressa esperienza nel ruolo- ottimo utilizzo del pacchetto office e di Outlook- Capacità...

  • Junior Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia GIGROUP A tempo pieno

    Per azienda leader internazionale nel settore dell’ingegneria impiantistica, che rappresenta lo spirito imprenditoriale del Gruppo nell’ Engineering, Procurement & Construction di progetti su larga scala in tutto il mondo ricerchiamo una figura di OFFICE MANAGER OTTIMO INGLESE Duties & **Responsibilities**: Oversees general office operations and gives...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia Outbrain Inc. A tempo pieno

    OFFICE MANAGER - Part - time (21 hours per week) **We are Outbrain.** - Outbrain is the leading content discovery platform that powers personalised recommendations to content at the bottom of article pages on most of the leading online publisher websites. In Italy, we are working with publishers including Gedi, Il Sole 24 Ore, IDG, ANSA, Sport Network, and...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Milano, Italia Green Recruitment Company A tempo pieno

    Job title: Office Manager Location: Greater Milan Metropolitan Area (On-site) TGRC is working with a leading renewable energy specialist who is looking for an Office Manager to join their team. Responsibilities: Organising the office work cycle and ordering stationery and equipment. Perform basic bookkeeping activities (invoice registering, etc.). ...

  • Interim Back Office Manager

    1 settimana fa

    Milano, Italia Lhh A tempo pieno

    Interim Back Office Manager Per conto di società cliente, attiva nell'importazione, nella vendita e nel trading di gas naturale ed energia elettrica, stiamo ricercando n. 1 Interim Back Office Manager .

  • Office Manager

    14 ore fa

    Milano, Italia Adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Office Manager Intern - Milan - MotorK MotorK is the leading sales and marketing technology company in Europe, specialised in the automotive sector. Our mission is to empower manufacturers and dealerships to sell more with innovative, cloud-based products and services to offer the best digital customer experience.As a result of our growth, we are now looking...

  • Office Manager

    2 mesi fa

    Milano, Italia Pharma Point Srl A tempo pieno

    Per conto di una società leader nella ideazione, sviluppo e commercializzazione di metodi di ripresa video in ambito medico chirurgico e nel settore della formazione medico-scientifica, in un'ottica di sviluppo ricerchiamo un*OFFICE MANAGERLa risorsa avrà la responsabilità di garantire il funzionamento e l'efficace organizzazione di tutte le attività a...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia AXL Spa - Agenzia per il lavoro A tempo pieno

    AxL SpA-Business Unit di Milano, per una società operante nel settore cosmetico un/una: OFFICE MANAGER La risorsa si occuperà delle seguenti attività: - Ritiro pacchi e corrispondenza; - Accoglienza ospiti; - Prenotazione viaggi e pernottamenti; - Compilazione Verbali di Consegna; - Apertura e chiusura ufficio; L'offerta prevede un’assunzione diretta...

  • Office Manager

    4 settimane fa

    Milano, Italia Pharma Point Srl A tempo pieno

    Per conto di una società leader nella ideazione, sviluppo e commercializzazione di metodi di ripresa video in ambito medico chirurgico e nel settore della formazione medico-scientifica, in un'ottica di sviluppo ricerchiamo un* OFFICE MANAGER La risorsa avrà la responsabilità di garantire il funzionamento e l'efficace organizzazione di tutte le attività...

  • Executive Assistant

    2 mesi fa

    Milano, Italia BEAR Project Management A tempo pieno

    Siamo alla ricerca di un Executive Assistant & Office Manager altamente organizzato e proattivo per gestire le attività quotidiane del nostro ufficio. La risorsa si occuperà di coordinare le operazioni amministrative, supervisionare il personale di supporto, gestire la corrispondenza e le forniture, oltre a garantire un ambiente di lavoro efficiente e...