Office Administrator

2 settimane fa

Milano, Italia Transcom WorldWide A tempo pieno

**Location**:Italy, Milan

**Job category**:Facilities and Security

**Language**:Italian

Siamo alla ricerca di un/a ambizioso/a Office Administrator che sia disposto/a a supportare l'azienda a operare giorno per giorno in modo che i lavoratori possano esprimere al massimo le loro capacità. Se hai un atteggiamento positivo e sei in grado di operare in un ambiente dinamico, abbiamo il lavoro perfetto per te

**Unisciti alla nostra famiglia Transcom nel ruolo di Office Administrator**

**L’Office Administrator** ha la responsabilità di gestire le risorse materiali rientranti nella propria area di competenza, occupandosi di amministrazione generale, manutenzione del Sito, interfacciandosi con i fornitori esterni, effettuando gli ordini, controllando i budget di spesa e la fatturazione degli acquisti in linea con la procedura stabilita fornendo il necessario supporto alle Operations e alle Risorse Umane.

Responsabilità della Posizione:

- Assistere e negoziare con i fornitori in merito alle richieste di materiale presentate al Sito, effettuare l'applicazione del budget, rivedere la fatturazione degli acquisti, eseguire la chiusura mensile e garantire il rispetto delle procedure stabilite dalla Società.
- Partecipare, in coordinamento con l'impresa di manutenzione, alla pianificazione del materiale di prevenzione, esaminare le misure preventive e attuarle, gestire le richieste di manutenzione.
- Effettuare revisioni trimestrali di estintori, BIE, luci, ecc. emettendo il relative report.
- Controllo delle scorte e fornitura del materiale d'ufficio, responsabile della ricezione e del monitoraggio delle richieste di materiale.
- Coordinare i processi di costruzione e gli ampliamenti del Sito.
- Collaborare alla preparazione di eventi aziendali.
- Controllare e rivedere tutte le strutture del Sito, verificandone il buon funzionamento e assicurando che gli ambienti siano adeguatamente attrezzati.
- Coordinare gli adempimenti di protezione e sicurezza del Sito, unitamente al Dipartimento di Prevenzione dei Rischi Occupazionali e al Responsabile delle Risorse Umane e assicurare l'aggiornamento e la verifica periodica dei documenti di sicurezza se in linea con le prescrizioni di legge.
- Gestire e segnalare i requisiti dei buoni pasto mensili (se applicabile).
- Eseguire le procedure bancarie richieste per gestire la piccola cassa.
- Monitorare l'impresa di pulizie e segnalare gli incidenti rilevati.
- Gestire a livello amministrativo i documenti generati nei processi di fatturazione in coordinamento** **con il Finance, seguendo le procedure stabilite.

Reception (laddove richiesto)
- Gestione dell'intera area della reception.
- Prenota sale riunioni per tutti i reparti.
- Organizzare servizi di corriere quando necessario.
- Rispondere alle chiamate ricevute dal centralino, risolvendo in prima istanza determinati quesiti o spostandoli al relativo soggetto o reparto.
- Ricevere e partecipare alle visite al Sito.
- Ricevere, classificare e distribuire tutta la corrispondenza ricevuta, controllare e monitorare la corrispondenza inviata e gestire la posta interna.
- Svolgere la gestione amministrativa della documentazione elaborata, in linea con le procedure stabilite.
- Predisposizione e gestione dei badge di riconoscimento per dipendenti, collaboratori ed ospiti
- Gestione dei parcheggi, controllo, prenotazione e monitoraggio, in linea con il processo definito in ogni Sito.
- Controllare e tenere un registro delle chiavi e delle porte dell'edificio.

Coordinamento di viaggio (laddove richiesto)
- Organizzare il viaggio e l'alloggio per i dipendenti e gli ospiti della Società, quando richiesto.
- Agire come punto di contatto per le questioni relative ai viaggi e le regole della politica di viaggio dell'Azienda, assistendo i dipendenti in caso di problemi o preoccupazioni relative ai viaggi.
- Ricercare e assicurare le migliori tariffe nella prenotazione di voli, hotel e autonoleggi con il supporto dell'agenzia di viaggi.
- Agire per garantire un'organizzazione del viaggio sicura ed efficiente, in conformità con le politiche e le linee guida della Società.
- Ricevere e rispondere come unico punto di contatto alle richieste di viaggio in arrivo da tutti i dipendenti.
- Curare la reportistica di viaggio quando richiesto.
- Eseguire progetti speciali e incarichi quando richiesto.

**Cosa offriamo**
- Contratto di apprendistato CCNL Telecomunicazioni
- Cultura aziendale internazionale basata sull'equilibrio vita-lavoro.
- Stile di gestione informale.
- Opportunità di percorsi professionali individuali.
- Luogo di lavoro di supporto, lavoro di squadra a livello di dipartimento e aziendale.
- Sviluppo continuo attraverso le nostre piattaforme di apprendimento diversificate, guidate dalla formazione e dalla nostra Transcom University.

**Qualifiche professionali/Conoscenze specifiche**
- Studi minimi: Diploma o formazione professionale avanzata in Abilità di Segreteria o Accoglienza.
- Formazione specifica e/o esperi

  • Office Administrator

    5 giorni fa

    Milano, Lombardia, Italia Confidenziale A tempo pieno

    OFFICE ADMINISTRATOR - Segretaria amministrativa - Segretaria di direzione - Provincia di MilanoPer la sede italiana di un'importante multinazionale farmaceutica, situata nella provincia est di Milano, ricerchiamo unOFFICE ADMINISTRATOR.La risorsa inserita sarà il punto di riferimento per la ricezione e inoltro delle chiamate, dei visitatori e dei corrieri...

  • Office Administrator

    5 giorni fa

    Milano, Lombardia, Italia Confidenziale A tempo pieno

    OFFICE ADMINISTRATOR - Provincia di MilanoPer la sede italiana di un'importante multinazionale farmaceutica, situata nella provincia est di Milano, ricerchiamo unOFFICE ADMINISTRATOR.La risorsa inserita sarà il punto di riferimento per la ricezione e inoltro delle chiamate, dei visitatori e dei corrieri in arrivo, per la gestione dei viaggi di lavoro, per...

  • Office Administrator

    4 settimane fa

    Milano, Italia Hill International, Inc A tempo pieno

    **Office Administrator **, **English Speaker** The Office Administrator will be responsible for efficiently running the office operations while providing basic HR functions and assisting in proposal preparation. **Reporting**:Country Manager **Location**:Milan, Italy - Oversee daily office operations, including coordinating administrative tasks, managing...

  • Office Administrator

    14 ore fa

    Milano, Italia Hill International, Inc A tempo pieno

    **Office Administrator **, **English Speaker** The Office Administrator will be responsible for efficiently running the office operations while providing basic HR functions and assisting in proposal preparation. **Reporting**:Country Manager **Location**:Milan, Italy - Oversee daily office operations, including coordinating administrative tasks, managing...

  • Office Administrator

    5 giorni fa

    Milano, Lombardia, Italia Transcom WorldWide A tempo pieno

    **Location**:Italy, Milan**Job category**:Facilities and Security**Language**:ItalianSiamo alla ricerca di un/a ambizioso/a Office Administrator che sia disposto/a a supportare l'azienda a operare giorno per giorno in modo che i lavoratori possano esprimere al massimo le loro capacità. Se hai un atteggiamento positivo e sei in grado di operare in un...

  • Office Administrator

    3 settimane fa

    Milano, Italia Mindray A tempo pieno

    **Office Administrator / Support - Trezzano, Milan** Location: Milan, Italy **_Reporting to National Operations Manager, Italy_** Based in Trezzano, in the Metropolitan City of Milan, you will be about 9km southwest of Milan centre. This is a Full-Time Office Based role (Monday to Friday 09.00 am to 17.00 hrs) We are now appointing an Office Administrator...

  • Sales Administrator

    2 settimane fa

    Milano, Italia Fortinet A tempo pieno

    Sales Administrator The key responsibilities of a Sales Administrator include but not limited to the following:Responsibilities Handling all incoming enquiries to the sales team with prompt action.Generation of renewal and co-term quotations.Production of weekly sales reports using Sales Force to monitor renewal deal allocations and statuses.Distribution of...

  • Back Office/portfolio Administrator

    1 settimana fa

    Milano, Italia IAMA Risorse Umane A tempo pieno

    IAMA Risorse Umane è una società riconosciuta e punto di riferimento per l’attività di ricerca e selezione, head hunting e gestione di progetti HR nei settori Banking, Insurance, Industry, Servizi e Information Technology & Digital. - Il nostro cliente è una Compagnia Assicurativa Internazionale che ci ha incaricato di ricercare un: **BACK...

  • Sales Administrator

    5 giorni fa

    Milano, Lombardia, Italia Fortinet A tempo pieno

    Sales Administrator The key responsibilities of a Sales Administrator include but not limited to the following:Responsibilities Handling all incoming enquiries to the sales team with prompt action. Generation of renewal and co-term quotations. Production of weekly sales reports using Sales Force to monitor renewal deal allocations and statuses. Distribution...

  • HR Administrator

    2 settimane fa

    Milano, Italia MYTILINEOS A tempo pieno

    **Responsibilities**: - Assisting the HR Generalist and Business Partner with various administrative tasks - Preparation of job offer, contracts, contract extensions, contract amendments - Managing onboarding process along with necessary documentation. - Maintain company database and make sure that it is always up to date - Ensure 100% compliance with the...

  • Grant Administrator

    2 mesi fa

    Milano, Italia EMERGENCY ONG Onlus A tempo pieno

    **Il/la Grant Administrator è responsabile della gestione amministrativa del grant, del controllo e monitoraggio delle spese e della reportistica correlata.** **Collabora con il Desk di Grant Management di Milano alla definizione della strategia e delle relazioni con i singoli donatori per la parte técnica di progettazione e di implementazione delle...

  • Local System Administrator

    2 mesi fa

    Milano, Italia Olisistem Start A tempo pieno

    I Local System Administrator sono risorse destinate a gestire il supporto presso gli utenti, qualora il Service Desk non abbia potuto risolvere in remoto il problema segnalato. Competenze tecniche indispensabili: Approfondita conoscenza dell' ICT e dei sistemi informativiSistemi operativi Microsoft Windows XP/7/10 e LinuxStrumenti di produttività personale...

  • System Administrator

    3 settimane fa

    Milano, Italia SPINDOX SPA A tempo pieno

    **Siamo Spindox**: energia pura, intelligenza e passione. Accompagniamo la trasformazione digitale con nostri brand, ognuno con una specifica missione. Perché la sfida si vince con un approccio multidisciplinare, là dove business, organizzazione e tecnologia si incontrano. Siamo un punto di riferimento per le tecnologie della trasformazione digitale:...

  • HR Administrator

    3 settimane fa

    Milano, Italia MYTILINEOS A tempo pieno

    **Responsibilities**: - Assisting the HR Generalist and Business Partner with various administrative tasks - Preparation of job offer, contracts, contract extensions, contract amendments - Managing onboarding process along with necessary documentation. - Maintain company database and make sure that it is always up to date - Ensure 100% compliance with the...

  • Sales and Back Office Administrator

    3 settimane fa

    Milano, Italia Bulgari S.P.A A tempo pieno

    **Position**: **_Bulgari Italia _**_is searching for a _**_Sales Administrator for its Store based in Bulgari Milano._** **_ (_**_Temporary Opportunity, 6 months)_** **_ Main Accountabilities_** - Responsible to take care of back office, inventory and support activities, ensuring maximum cooperation to the sales team in the achievement of the store...

  • Cs Administrator

    2 settimane fa

    Milano, Italia Richemont A tempo pieno

    Codice di riferimento: 100056**CS Administrator**: - Richemont- Milano, MI, IT- Fixed TermRichemont gestisce alcune delle Maison di beni di lusso più importanti al mondo, in particolare nel settore della gioielleria, orologeria pregiata e accessori premium. Ogni Maison rappresenta l’orgoglio di una tradizione di stile, qualità e artigianato che...

  • Stage HR Recruiter-administrator

    5 giorni fa

    Milano, Lombardia, Italia Confidenziale A tempo pieno

    Confidenziale Milano ricerca per ampliamento organico interno un tirocinante HR Recruiter-Administrator.La risorsa in affiancamento al titor si occuperà di:attività di back office/front office; redazione contratti di somministrazione e lettere di assunzione; comunicazione agli enti per assunzioni, cessazioni, trasformazioni di contratto; pubblicazione...

  • Credit Administrator Junior

    3 giorni fa

    Milano, Italia Ali Spa A tempo pieno

    ALI Spa, società di ricerca&selezione, cerca per importante Brand di Moda una figura di **Credit Administrator Junior** In questa posizione, il Credit Administrator Junior supporterà il dipartimento crediti aziendali nella gestione delle attività quotidiane legate al credito e collaborerà con i colleghi per garantire il corretto flusso delle...

  • Sales and Back Office Administrator

    3 settimane fa

    Milano, Italia Bulgari A tempo pieno

    Posizione **_Bulgari Italia _**_is searching for a _**_Sales Administrator for its Store based in Bulgari Milano._** **_ (_**_Temporary Opportunity, 6 months)_** **_ Main Accountabilities_** - Responsible to take care of back office, inventory and support activities, ensuring maximum cooperation to the sales team in the achievement of the store targets -...

  • Sales and Back Office Administrator

    2 settimane fa

    Milano, Italia Bulgari A tempo pieno

    Posizione **_Bulgari Italia _**_is searching for a _**_Sales Administrator for its Store based in Bulgari Milano._** **_ Main Accountabilities_** - Responsible to take care of back office, inventory and support activities, ensuring maximum cooperation to the sales team in the achievement of the store targets - To advice on all back office activities such...