Meeting & Event Planner
4 settimane fa
Meeting & Event Planner
- (230000IR)
**Purpose of the role**:
Specifically, the **Planning Specialist** will:
- Act as the primary lead on small and medium events handling all communications with the client on behalf of the CWT project team
- To manage services provided for domestic and international destinations which include but are not limited to DMC sourcing, venue sourcing, contract negotiation, activities development, food and beverage management, ground transportation coordination, onsite support, project plan development, budget management and savings tracking, client call coordination, web conference management, virtual meeting project plans, attendee management, and post event reporting
- Lead as required on session management, site inspection development and delivery, development of conference agendas, management of production and virtual event vendors, provide and deliver on the administration of mobile apps, onsite crisis management coordination, coordination of translations if needed, sponsorship management, tradeshow management, entertainment management, and creative and content management
- Support with RFP and proposal requirements and presentations to clients if required
- Identify and offer value added alternatives and solutions in accordance with client and CWT directives
- Collaborate with web developers in the creation and review of attendee registration websites
- Collaborate with group travel teams to ensure aligned and timely delivery of group travel services in alignment with project plan and internal roles and responsibilities.
- Ownership and communication of timeline, budget/pro-forma, and reporting.
- Financial accountability for programs including adherence to deposit terms, project estimates and billing guidelines
- Ensure all required information to reconciliation team to support timely and profitable billing, supplier payments and client payments
- Ensure accurate updated event information is always maintained within CWT or client meetings technology
- Understand and adhere to established client and CWT defined SLAs
- Complete time tracking as requested by management
- Ensure compliance with insurance, legal, health and safety obligations as well as internal procedures
- Plan meetings/events with meticulous attention to detail, ensuring that all runs smoothly during the event. Proactively escalate potential client or program issues to management for timely resolution
- Be an ambassador for the CWT Meetings & Events brand able to enhance and uphold our reputation in the industry
- Flexibility with International and Domestic travel for internal and external meetings and events as and when required
**Main responsibilities**:
- Project Management
- Excellent understanding of budgets, critical time paths (CTP), contracting processes and procedures, event logistics management, creative event design, crisis management coordination, event agenda creation and management, and virtual meeting design and delivery, sponsorship management, tradeshow management, and complex housing management
- Excellent ability to project management complex and ever changing project teams and timelines
- Computer proficiency in Microsoft office suite and ability to adapt to new technologies when required
- Budget and revenues management
- Excellent knowledge of hotels, venues, ground suppliers, AV and production suppliers, food and beverage requirements and associated terminology
- Ability to develop and maintain a budget
- Good strategic meetings management knowledge
- Customer Management
- Strong verbal, written and presentation skills
- Strong multi-tasker who works well under pressure
- Proven skills in negotiation and financial acumen preferred
- Excellent customer service skills
LI-HYBRID
- Qualifications
**Experience & education**:
**Experience**
- 2/3+ years of meeting planning and project management experience
- Good understanding, experience, and knowledge of Virtual and Hybrid projects with platform capabilities and project planning
- University Degree or equivalent experience
- IT literate with experience of using Microsoft Office and database tools - knowledge of web-based registration tools is a plus (CVENT)
**Languages**
- English fluent
- Second Language would be a plus
**Knowledge, skills and abilities (KSAs)**
- Leadership
- Passion
- Caring
- Integrity
Primary Location
:
Florence
Employment type
:
Standard
Job Family
:
Event Planning
Scope
:
Country
Travel
:
Yes, 5 % of the Time
Shift
:
Day Job
Organization
:
Customer_Meetings & Events
Job Posting
:
Aug 28, 2023
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Meeting & Event Planner
1 mese fa
Firenze, Italia CWT A tempo pienoMeeting & Event Planner - (2300006X) **CWT Meetings & Events** is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes. We’re...
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Stage in Junior Event Planner
1 mese fa
Firenze, Italia Up level Scuola di Management A tempo pieno**Firenze** - Pubblicato 3 minuti fa Agenzia di comunicazione operante a livello internazionale, con sede a Firenze, offre opportunità di stage come Junior Event Planner. La risorsa si occuperà di: - Condurre ricerche di mercato per identificare tendenze e opportunità nel settore degli eventi - Analizzare feedback e valutazioni post-evento per...
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Junior Event Assistant
4 settimane fa
Firenze, Italia FH55 Hotels A tempo pieno**FH55 Hotels **ricerca **Junior Event Assistant** Ricerca per ampliamento organico una figura di **Junior Event Assistant** da inserire nel settore **Centro Congressi del Grand Hotel Mediterraneo di Firenze**. La persona sarà coinvolta e formata nella gestione delle seguenti attività: - Gestione quotidiana Centralino - Creazione quotidiana segnaletiche...
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Event Specialist
2 settimane fa
Firenze, Italia CWT A tempo pienoDescriptionCWT Meetings & Events is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes. We’re a community of 1,400 meetings...
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Event Manager
1 mese fa
Firenze, Italia AllegroItalia Hotel & Condo A tempo pienoAllegroitalia Hotel & Condo giovane realtà nel settore alberghiero e ristorativo ricerca Event Manager per suo Hotel 4 stelle di Firenze Fi. Completano il profilo ottima conoscenza delle lingua inglese, eccellenti capacità di comunicazione e di relazioni interprofessionali, capacità di lavorare in team, curiosità, creatività, flessibilità e ottima...
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Event Specialist
4 settimane fa
Firenze, Italia CWT A tempo pienoEvent Specialist - (220001UY) CWT Meetings & Events is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes. We’re a...
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Event Specialist Sport
1 mese fa
Firenze, Italia AIM Group International A tempo pieno**AIM Group International **è un'azienda globale e in continua evoluzione: siamo leader nell’organizzazione di eventi e nei servizi di consulenza e comunicazione. Da oltre 60 anni, siamo in prima linea nel settore degli eventi come membro attivo di diverse associazioni e organizzazioni di settore portando pensiero creativo, innovazione e fornitura di...
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Project Planner
1 mese fa
Firenze, Italia Experis A tempo pieno***Descrizione** Per inserimento presso un’importante azienda multinazionale operante nel settore Railways, ricerchiamo una figura **PROJECT PLANNER** La figura inserita, si occuperà di sviluppare e mantenere la schedulazione e programmi delle attività di progetto in ambito ferroviario, monitorando l’andamento delle attività, gestendo tempistiche e...
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Project Manager, Event
1 mese fa
Firenze, Italia CWT A tempo pienoProject Manager, Event & Planning - (23000076) CWT Meetings & Events is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and...
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Project Leader Congressi Ed Eventi
1 mese fa
Firenze, Italia InPlace A tempo pienoInPlace agenzia per il lavoro ricerca, per conto di una Importante Società specializzata nell'organizzazione di congressi ed eventi, un/una: PROJECT LEADER La/Il Project Leader dovrà occuparsi in autonomia dell'organizzazione di Congressi Medici e Tecnico-Scientifici, eventi e meeting nei loro aspetti progettuali, economici e tecnici. Nello specifico...
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Incaricato/a Promozione in Evento
1 mese fa
Firenze, Italia Be Elite Srl A tempo pienoSelezioniamo per ampliamento team una risorsa da inserire nello staff commerciale come incaricato/a alla promozione presso eventi organizzati dalla nostra azienda su **_Firenze_**. **Posizione**: Previo affiancamento in aula e sul campo, ti occuperai di **promuovere i brand **con cui lavoriamo gestendo il **contatto diretto **con il pubblico. Nello...
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Addetti/e All'ufficio Eventi
1 mese fa
Firenze, Italia During A tempo pieno**During SpA** è un Agenzia per il Lavoro regolarmente autorizzata dal Ministero del Lavoro ai sensi del D.lgs. 276/03 (Aut. Def. Min. Lav. Prot.1180/SG del 13/12/04), con **90 filiali **su tutto il territorio nazionale. **Posizione**: During Spa, agenzia per il lavoro, ricerca e seleziona per importante catena alberghiera a Firenze **UN/A ADDETTO/A...
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Firenze (Firenze), Italia Cronoshare.it Lavoro a distanza Freelance A tempo pienoHo bisogno di un servizio di Wedding planner con le seguenti caratteristiche: Tipo di matrimonio da organizzare Religioso Nº di invitati al matrimonio 100 / 150 persone Città/paese dove si svolgerà il matrimonio Pisa Servizi richiesti al wedding planner Organizzazione completa del matrimonio, attività durante il matrimonio, timing e...
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Office Assistant_legge 68/99
3 settimane fa
Firenze, Italia Randstad Italia Spa A tempo pienoMansione Randstad Talent Selection Hopportunities è la divisione di Randstad Italia specializzata nella Ricerca &, Selezione di figure qualificate appartenenti alle categorie protette trasversali a qualsiasi profilo e settore merceologico. Il nostro cliente è un'importante realt internazionale operante nel settore servizi alle imprese e ci ha incaricato...
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Industrial Planner
2 mesi fa
Firenze, Italia ALSTOM A tempo pienoThe future of transportation is already here. Leading societies to a low carbon future, Alstom develops and markets mobility solutions that provide the sustainable foundations for the future of transportation. Our product portfolio ranges from high-speed trains, metros, monorail, and trams to integrated systems, customised services, infrastructure,...
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Firenze, Italia Manpower A tempo pieno**Manpower Professional** per una importante **struttura ricettiva **in provincia di Firenze è alla ricerca di un/una **Sales Manager** che lavorando a stretto contatto con il nostro team Eventi, contribuisca in modo proattivo e con successo a costruire solidi rapporti di lavoro con il nostro team ospitalità, oltre a proporre e contrattare nuovi clienti,...
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Fiesole (Firenze), Italia Cronoshare.it Lavoro a distanza Freelance A tempo pienoHo bisogno di un servizio di Wedding planner con le seguenti caratteristiche:Tipo di matrimonio da organizzare CivileNº di invitati al matrimonio 50 / 100 personeCittà/paese dove si svolgerà il matrimonio 50010Servizi richiesti al wedding planner Attività durante il matrimonio, organizzazione arrivo invitati e sposi al banchetto e...
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Firenze, Italia Kismet A tempo pieno**Lo staff HR di KISMET ricerca nuove risorse da formare come**: **_Addette/i alla Promozione_** e alla**_ vendita diretta_**.**: **Posizione**: **Le nuove risorse sponsorizzeranno i marchi a loro assegnati a diretto contatto con il pubblico in aree residenziali d2d e in generale in zone ad alta affluenza.**: **Requisiti**: **NO attività occasionale e/o a...
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Firenze, Italia Reve srl A tempo pieno_L’estate è arrivata e lavorare al chiuso, dietro una scrivania, non è sicuramente un bel modo di passarla _ Non preferiresti, piuttosto, **lavorare avendo la possibilità di viaggiare**, **incontrare nuove persone**, **stringere legami **e vivere al meglio questa stagione estiva? - **Reve**_ _ti offre tutto questo_ e non solo! Selezioniamo una risorsa...
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Congress Project Manager
1 mese fa
Firenze, Italia Umana spa A tempo pienoUMANA SPA, ricerca per azienda specializzata nella progettazione di eventi e meeting in ambito sanitario, n. 1 **Congress Project Manager.** - Organizzazione di meeting e convegni ECM (necessaria la conoscenza delle procedure e delle regole ECM) - Realizzazione del preventivo e successiva rendicontazione finale - Fund raising, accordo economico con le...