Executive assistant to ceo

Chaberton Professionals, divisione di Chaberton Partners dedicata alla ricerca e selezione di profili di Middle and Top Management, è attualmente alla ricerca di un Executive Assistant to CEO per una prestigiosa azienda operante nel mondo del Hospitality di Lusso.Non si tratta di un ruolo amministrativo tradizionale.L'Executive Assistant rappresenta la spina dorsale operativa del CEO : un / a professionista capace di anticipare esigenze, orchestrare informazioni e relazioni, mantenere il ritmo veloce del mondo luxury, e assicurare un flusso di lavoro impeccabile in un contesto internazionale.La figura opererà dietro le quinte, come un direttore d'orchestra, garantendo coordinamento, continuità e precisione in tutte le interazioni tra Italia e Svezia, interfacciandosi quotidianamente con stakeholder interni ed esterni : Board, C-Level, proprietari, partner, talent, e interlocutori legati a progetti di sviluppo, edilizia, operations alberghiere ed entertainment.Responsabilità principaliSupporto al CEO & Coordinamento InternazionaleGestione e prioritizzazione dell'agenda internazionale del CEO (Italia – Svezia), coordinando hotel, corporate office, partner, owner e stakeholder di sviluppo.Gatekeeping completo : gestione delle comunicazioni in ingresso, filtro delle priorità, prima interfaccia con contatti interni ed esterni.Strutturazione dei flussi informativi tra Porto Ercole e Stoccolma, garantendo continuità, ordine e riservatezza.Operatività & ComunicazionePreparazione di email, briefing pack, documenti strategici e materiali per riunioni interne, board meeting e incontri con gli owner.Redazione e revisione di presentazioni, report e comunicazioni interne con standard premium.Presa di appunti in riunioni critiche, gestione delle action list, follow-up con team e C-Level.Monitoraggio documenti sensibili e gestione di informazioni confidenziali con massima discrezione.Travel, Event & LogisticaCoordinamento dei viaggi multi-country in Europa, considerando tempistiche, esigenze operative e contesti hospitality / entertainment.Supporto nell'organizzazione di eventi corporate, leadership summit, board visit, hotel opening.Project & Stakeholder ManagementSupporto ai progetti strategici del CEO : sviluppo immobiliare, progetti di design, partnership entertainment, integrazione internazionale.Interfaccia quotidiana con stakeholder esterni (architetti, contractor, advisor, partner commerciali).Collaborazione continua con gli altri C-Level per garantire il corretto avanzamento delle attività che richiedono l'approvazione del CEO.RequisitiEsperienzaAlmeno 5 anni nel ruolo di Executive Assistant / Personal Assistant a figure C-Level.Background in settori ad alta intensità relazionale : Luxury Hospitality, Entertainment, Real estate, Edilizia o Product Management.Esperienza in contesti internazionali o multiculturali.Competenze tecnichePerfetta padronanza di Microsoft Office, Google Workspace e tool digitali di coordinamento e project tracking.Eccellenti capacità di redazione testi, editing, costruzione presentazioni e preparazione materiali per board.Fluente in italiano e inglese (lingua di lavoro nelle riunioni internazionali).La conoscenza dello svedese è un plus.Soft Skills – FondamentaliAffidabilità totale e impeccabile capacità di gestione della confidenzialità.Intelligenza emotiva elevata e capacità di interagire con una grande varietà di stakeholder senior.Flessibilità, disponibilità e capacità di gestire cambi di priorità con serenità.Anticipazione, rigore organizzativo e capacità di mantenere controllo in momenti di alta complessità.Passione, coinvolgimento, attitudine al problem solving e mindset collaborativo.Comfort nel muoversi in ambienti luxury e nel rappresentare il CEO in sua assenza.Location & Modalità di LavoroBase a Porto Ercole, con presenza fisica richiesta quando presente il CEO o in occasione di impegni specifici.Modalità ibrida con possibilità di lavoro da remoto in giornate concordate.Trasferte occasionali a Stoccolma, in coordinamento con l'agenda del CEO.#J-18808-Ljbffr