Executive Office Assistant

6 giorni fa

Pavia PV, Italia Moleskine A tempo pieno

Scope of the role The Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (ExCo team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality. This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication. Main responsibilities Supporting CEO Proactive and organized management of the CEO’s calendar, efficiently scheduling meetings and calls; Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy; Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings (Board, town halls, etc.), timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders; Assist the CEO in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions; Screen phone calls, deal with incoming correspondence, meet and greet visitors and clients; Manage the CEO’s signature process (preparation and verification of documents to be signed). Supporting leadership team (ExCo) Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy; Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings, timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders; Assist the ExCo members in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions. Supporting strategic meetings and admin tasks Supporting the organization of strategical meetings (Board meetings, Townhalls, ExCo meeting etc), including planning the agenda, sending invitations, requesting IT support, organizing catering services… Collect contributions from various departments for strategic meeting presentations, ensuring deadlines are met, coordinating the overall process, and guaranteeing the quality of the final deliverable; Handle administrative tasks related to executive support, including expense reports, PO and invoice processing, document management. Requirements: Fluency in English (written and spoken) At least 1 year of experience in the role Excellent knowledge of MS Office and digital tools. Strong organizational and problem-solving skills. Discretion, proactivity, attention to detail Team player What we will offer fixed term contract of 1 year Unique brand to discover Discount on our products Dynamic atmosphere in an international environment Opportunity to influence and became a decision maker Competitive Smart Working Policy Moleskine is an equal opportunities employer. We recognize and celebrate the benefits that diversity brings to our workplace, our business and our customers. We welcome and will consider all applications regardless of race and nationality, religion, color, sex, parental status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as an individual with a disability, or any other legally protected characteristics.

  • Assistant / Executive Assistant to CEO

    2 settimane fa

    Pavia (PV), Italia Energy & Strategy - POLIMI School of Management A tempo pieno

    Energy & Strategy, Team multidisciplinare della School of Management del Politecnico di Milano, mediante attività di Ricerca, Consulenza e Formazione nel campo dell’Energia e della Sostenibilità, si pone l’obiettivo di istituire un Osservatorio permanente sui mercati e sulle filiere industriali afferenti i seguenti comparti: # Energie rinnovabili #...

  • Corporate Executive Assistant

    3 settimane fa

    Pavia (PV), Italia WeHunt A tempo pieno

    Per società multinazionale che opera nel settore finanziario siamo alla ricerca di una figura di Corporate Executive Assistant. Richiesta conoscenza fluente della lingua inglese. Si offre contratto a Tempo indeterminato con RAL fino a 50 k + Bonus e ticket restaurant. Dopo il periodo di onboarding previsto smartworking anche più giorni alla settimana....

  • Executive Assistant

    17 ore fa

    Pavia (PV), Italia Wyser A tempo pieno

    Per nostro prestigioso cliente Advisory di Corporate Finance , siamo alla ricerca di un Executive Assistant per l’ufficio di Milano . Sintesi del Ruolo : Supportare proattivamente e strategicamente uno o più dirigenti aziendali, facilitando le operazioni quotidiane e contribuendo al successo generale dell'azienda attraverso un'organizzazione impeccabile,...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Pavia, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Intrum è una società di servizi, leader nella gestione del credito presente in 20 paesi in Europa. Il 2023 è stato l’anno del centenario dalla Fondazione del Gruppo, nato in Svezia oggi vanta una dimensione internazionale affermata. E’ da più di 100 anni che Intrum sostiene le aziende e i privati offrendo loro soluzioni progettate per migliorare i...

  • Manager of Office Administration and Executive PA

    17 ore fa

    Pavia (PV), Italia Joss Search A tempo pieno

    A unique and prestigious opportunity has arisen for a high-calibre Executive Assistant & Office Manager to join the newly established Milan office of a world-renowned private equity firm, supporting both a globally active Co-Founder (UHNWI) and a local Principal.” The role requires an experienced, discreet, and solutions-oriented individual who will act...

  • Executive & Personal Assistant

    19 ore fa

    Pavia (PV), Italia Vincenzo Dascanio Group A tempo pieno

    Descrizione dell’opportunità Vincenzo Dascanio Holding S.p.A. , realtà leader nel settore del lifestyle di alta gamma, nasce dalla visione creativa di Vincenzo Dascanio, ed oggi rappresenta un ecosistema in continua evoluzione che abbraccia eventi, hospitality, retail e food & beverage. Con un’identità forte e riconoscibile, ilgruppo porta avanti...

  • Executive & Personal Assistant

    19 ore fa

    Pavia (PV), Italia Vincenzo Dascanio Group A tempo pieno

    Descrizione dell'opportunità Vincenzo Dascanio Holding S.p.A., realtà leader nel settore del lifestyle di alta gamma, nasce dalla visione creativa di Vincenzo Dascanio, ed oggi rappresenta un ecosistema in continua evoluzione che abbraccia eventi, hospitality, retail e food & beverage. Con un'identità forte e riconoscibile, ilgruppo porta avanti un'idea...

  • Executive Assistant Chinese speaker

    1 settimana fa

    pavia, Italia LHH A tempo pieno

    Per azienda industriale in provincia di Pavia , ricerchiamo una figura di Executive Assistant a supporto diretto dell’ Amministratore Delegato .La risorsa selezionata garantirà un’assistenza di alto livello nella gestione delle attività strategiche, operative e di comunicazione, fungendo da punto di riferimento per la pianificazione, l’organizzazione...

  • Executive Office Assistant

    5 giorni fa

    Pavia, Italia Moleskine A tempo pieno

    Scope of the role The Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (ExCo team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality. This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication.Main responsibilitiesSupporting CEO Proactive...

  • Executive Assistant

    1 giorno fa

    Pavia, Italia Wyser A tempo pieno

    Per nostro prestigioso cliente Advisory di Corporate Finance , siamo alla ricerca di un Executive Assistant per l’ufficio di Milano .Sintesi del Ruolo :Supportare proattivamente e strategicamente uno o più dirigenti aziendali, facilitando le operazioni quotidiane e contribuendo al successo generale dell'azienda attraverso un'organizzazione impeccabile,...