Executive assistant

3 settimane fa

Rome Latium Italy, IT BLUDENTAL A tempo pieno

Bludental Clinique, network di cliniche odontoiatriche in forte crescita, è alla ricerca di un* Executive Assistant* da inserire nel proprio team. Obiettivi del ruolo: • Assicurare il corretto flusso informativo e organizzativo tra Direzione e team aziendali. • Garantire la massima riservatezza e precisione nella gestione dei dati sensibili. • Coordinare attività, meeting e trasferte riducendo inefficienze e imprevisti. • Supportare la Direzione nella preparazione di documenti strategici e presentazioni. Mansioni e responsabilità: • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall’agenda del CEO) • Prenotazione delle sale riunioni • Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello • Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi) • Preparazione del programma di viaggio dettagliato • Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.) • Follow-up e gestione di modifiche dell’ultimo minuto al programma • Check-in dei voli • Gestione delle pratiche per il visto • Organizzazione delle riunioni mensili dell’ExCo e di qualsiasi altra riunione correlata • Preparazione dell’agenda dell’ExCo • Invio di inviti calendario agli ospiti esterni • Presenza e assistenza completa durante ogni riunione • Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell’ExCo • Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell’ExCo (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti) • Organizzazione degli incontri annuali off-site: o Ricerca e verifica della location o Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici Competenze: • Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook). • Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management • Conoscenza fluente della lingua inglese (C2) • Eccellenti capacità organizzative e di problem solving. • Riservatezza e affidabilità. • Comunicazione chiara ed efficace. • Gestione delle priorità e resistenza allo stress. • Flessibilità e orientamento al risultato. Esperienze e abilità: • Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board). • Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale. • Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello. • Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti. • Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali.

  • Executive Assistant to Chief Executive Officer

    3 settimane fa

    Rome, Latium, Italy, IT No company A tempo pieno

    About the company We are a leading Italian company operating in the ICT consulting industry , partnering with top-tier clients on digital transformation and innovation programs. To further strengthen our leadership team, we are seeking a Business & Executive Assistant to the CEO — a dynamic professional who will play a key role in supporting strategic and...

  • Corporate Executive Assistant

    3 giorni fa

    , Italy, IT WeHunt A tempo pieno

    Per società multinazionale che opera nel settore finanziario siamo alla ricerca di una figura di Corporate Executive Assistant. Richiesta conoscenza fluente della lingua inglese. Si offre contratto a Tempo indeterminato con RAL fino a 50 k Bonus e ticket restaurant. Dopo il periodo di onboarding previsto smartworking anche più giorni alla settimana....

  • Corporate Executive Assistant

    7 giorni fa

    , Italy, IT WeHunt A tempo pieno

    Per società che opera nel settore Retail siamo alla ricerca di una figura di Corporate Executive Assistant. Richiesta una buona conoscenza della lingua inglese. Si offre contratto a Tempo indeterminato con RAL fino a 40 k mensa. Previsto smartworking anche due giorni alla settimana. Stiamo cercando una figura di Corporate Executive Assistant che supporti...

  • Executive Assistant

    3 settimane fa

    Como, Lombardy, Italy, IT Hays A tempo pieno

    Executive assistant inglese fluente (prov. di Como) La tua nuova azienda Il nostro cliente è una rinomata azienda, che opera nel settore manufatturiero, con un business in continua crescita, situato nella provincia di Como. Con l’obiettivo di implementare l’organico delle assistenti, siamo stati incaricati di ricercare un/una executive assistant con...

  • Administrative Assistant

    3 giorni fa

    , Italy, IT Executive Integrity | B Corp™ A tempo pieno

    Position: Administrative Clerk Location: Bologna, Italy Who are we recruiting for? Our client is a rapidly growing renewable energy developer with a strong focus on battery energy storage systems (BESS) and onshore wind projects across Italy. Recently strengthened by significant investment from a major international renewable energy fund, they are expanding...

  • Personal Assistant

    3 settimane fa

    Florence, Italy Metropolitan Area, IT Borgo Santo Pietro Lifestyle Group A tempo pieno

    Borgo Lifestyle Group is a dynamic and rapidly growing company with a strong international presence in the luxury lifestyle industry. Our growth is fueled by a passion for creativity and a relentless pursuit of excellence. We are looking for like-minded individuals to join us in our vibrant work environment. Based in Florence, the Borgo Lifestyle Group is a...

  • Assistente Operativa Freelance | Supporto alla Direzione

    3 settimane fa

    , Italy, IT Simiver srl A tempo pieno

    Chi siamo Simiver SRL è una realtà dinamica che gestisce diversi brand, attivi in ambito nazionale e internazionale, con un approccio smart e digitale. Siamo alla ricerca di una figura autonoma, concreta e super organizzata che affianchi la direzione (CEO e responsabile commerciale/marketing) nella gestione quotidiana di attività, progetti e priorità....

  • Segretaria amministrativa

    3 giorni fa

    , Italy, IT Energy & Strategy - POLIMI School of Management A tempo pieno

    Energy & Strategy, Team multidisciplinare della School of Management del Politecnico di Milano, mediante attività di Ricerca, Consulenza e Formazione nel campo dell’Energia e della Sostenibilità, si pone l’obiettivo di istituire un Osservatorio permanente sui mercati e sulle filiere industriali afferenti i seguenti comparti: Energie rinnovabili...

  • CEO Assistant and HR Support

    3 settimane fa

    Segrate, Lombardy, Italy, IT LANXESS A tempo pieno

    LANXESS is a leading specialty chemicals company based in Cologne. With around 12,800 employees in 33 countries, we are an established company on the global market. Our primary expertise lies in producing, developing, and marketing chemical intermediates, additives, specialty chemicals, and plastics. LANXESS Italy is looking for a dynamic, motivated, and...

  • Segretario

    2 settimane fa

    Greater Rome Metropolitan Area, IT FunnelConsulting A tempo pieno

    Executive Assistant & Office Coordinator (Part-time)Chi siamo Siamo un gruppo di giovani imprenditori che opera nel mondo del digital, del marketing e delle startup. La nostra sede è una villa indipendente con piscina in zona Grottarossa (vicino all’Ospedale Sant’Andrea), ambiente informale ma molto professionale, età media intorno ai 30 anni, caffè...