Executive Office

Office Manager / HR & Administration - Tempo determinato 12 mesi - Servizi Finanziari RIF. 97137Descrizione Del LavoroPer la Branch italiana di un’importante organizzazione operante nel settore dei servizi finanziari siamo alla ricerca di una figura di Office Manager/HR & Administration. Il professionista riporterà alla Direzione e fornirà supporto gestionale e amministrativo all'ufficio di Milano, in un contesto dinamico, sfidante e orientato alla proattività.Contratto a tempo determinato di 12 mesiRAL massima di 35.000 da riparametrare sulla base dell’esperienza pregressaLa risorsa avrà il compito fondamentale di garantire l’efficienza e il buon time management del General Management di Milano e della Branch.Le attività principali includono:Supporto Esecutivo e Segretariale: Funzione di punto di contatto primario tra il manager e i clienti interni/esterni. Gestione completa del diario, della pianificazione di meeting e appuntamenti.Gestione Viaggi e Logistica: Organizzazione completa dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di voli e alloggi, gestione dei requisiti per i visti e coordinamento delle note spese. Coordinamento logistico (viaggi e alloggi) per i colleghi provenienti da altre sedi internazionali.Supporto Organizzativo e HR Admin: Pianificazione e organizzazione di eventi aziendali e attività di formazione per lo Staff. Fornire supporto e back-up alla casella PEC.Compliance: Agire con la dovuta cura per garantire la conformità con le politiche e procedure aziendali.Il candidato ideale è una persona flessibile, adattabile e capace di mantenere la calma sotto pressione, con un approccio proattivo e orientato al risultato.Esperienza Settoriale: Precedente esperienza nell’organizzazione e nella fornitura di assistenza amministrativa in un ambiente di servizi finanziari.Formazione: Laurea di primo livello.Competenze Linguistiche: Padronanza fluente dell’Inglese (scritto e parlato) e del Francese (scritto e parlato).Competenze Funzionali: Comprovata esperienza come Personal Assistant. Solida conoscenza dei sistemi e delle procedure di Office Management e familiarità con le più recenti applicazioni d’ufficio.Soft Skill: Capacità di lavorare con iniziativa e minima supervisione, gestendo carichi di lavoro intensi e priorità in conflitto. Discrezione, onestà e comprovata capacità di mantenere la riservatezza.Responsabilità principali:Accoglienza e ricezione di ospiti, clienti e fornitori, garantendo un’immagine aziendale professionale e curata.Organizzazione di meeting e riunioni interne ed esterne, incluse le attività logistiche e di supporto operativo.Gestione e predisposizione delle agende del Board e dei manager, assicurando un flusso di lavoro efficiente e puntuale.Ricezione, smistamento e fascicolazione di fatture e documentazione amministrativa relativa alla sede.Supervisione delle attività di accoglienza e supporto generale all’ufficio.Gestione del servizio di ristoro e coordinamento delle esigenze legate agli incontri aziendali.Eccellenti doti relazionali e comunicative.Cura dell’immagine e forte orientamento all'accoglienza degli ospiti.Ottime capacità organizzative, precisione e riservatezza.Conoscenza fluente della lingua inglese, sia scritta che parlata.Buona conoscenza del pacchetto Office e dei principali strumenti digitali.Esperienza pregressa in ruoli analoghi costituisce titolo preferenziale.Retribuzione commisurata all’esperienza.Inserimento in una realtà solida e dinamica.Sede di lavoro:Milano (MI)Se desideri entrare a far parte di un gruppo dinamico e strutturato, inviaci il tuo CV aggiornato.L’annuncio è rivolto a candidati di entrambi i sessi (L.903/77 – L.125/91) e a persone di tutte le età e nazionalità, nel rispetto della normativa vigente.Office Manager - Ali Professional, Agenzia per il Lavoro, Cassina de' Pecchi – SegrateDescrizione Del LavoroLa risorsa riporterà direttamente all’Amministratore Delegato e si occuperà delle seguenti mansioni:Gestione appuntamenti della Direzione / CEOOrganizzazione eventi e gestione in toto di tutte le problematiche a supporto del CEOSmistamento comunicazioni mail e telefoniche in entrata ed uscitaAccoglienza diretta clienti e registrazione dati sensibiliCoordinamento dell’ufficio e dei fabbisogni dei colleghi (fornitura interna, cancelleria.)Archiviazione documentale, sia cartacea che digitaleSupporto nell'organizzazione delle trasferte con gestione delle prenotazioni di voli ed alberghiGestione delle attività di segreteria (gestione parco auto, note spese)Requisiti:Ottima conoscenza della lingua ingleseDimestichezza con i principali strumenti informatici, applicazioni e portali di prenotazioniEsperienza pregressa in contesti e ruoli similari di almeno due anniOttime capacità relazionali e comunicativeOttimo Standing, proattività e flessibilitàBuone capacità organizzative e riservatezzaTempo determinato iniziale di 6 mesi con possibilità di assunzioneCCNL Commercio 14 Mensilità Full Time 40 ore settimanaliAssistente Amministrativo e Office Manager – Pro Keds 1949Descrizione Del LavoroPRO-KEDS, la rinascita di una leggenda.Posizione aperta: Assistente Amministrativo e Office Manager.Sede: Showroom PRO-KEDS – Via San Giovanni alla Paglia 3, MilanoContratto: a tempo indeterminato, valutabile anche un part time. 1 gg di smart working a settimanaCerchiamo un/una Assistente Amministrativo e Office Manager preciso/a, organizzato/a e affidabile, con una solida esperienza in ambito amministrativo e contabile e una naturale attitudine alla gestione operativa dell’ufficio.Sarai il punto di riferimento per tutte le attività amministrative e di coordinamento, contribuendo ogni giorno all’efficienza e al buon funzionamento della nostra sede di Milano. Lavorerai a stretto contatto con il management, offrendo supporto nella gestione finanziaria e organizzativa e aiutandoci a mantenere un ambiente di lavoro fluido, efficiente e ben organizzato.Responsabilità principali:Emissione, registrazione e archiviazione di fatture attive, passive e note di creditoGestione dei pagamenti, registrazione incassi e riconciliazioni bancarieMonitoraggio del cash flow e aggiornamento dello scadenzarioCoordinamento con lo studio commercialista e il consulente del lavoro per adempimenti fiscali, IVA, bilanci e paghe e supporto nella registrazione contabileSupporto nella redazione di report finanziari e nella pianificazione economicaCoordinamento con lo studio di consulenza del lavoro per la gestione delle pratiche del personale (assunzioni, presenze, comunicazioni obbligatorie)Gestione operativa dello showroom e dell’ufficio: fornitori, manutenzioni, spazi e logisticaRelazioni con banche, assicurazioni e partner esterniRequisiti richiesti:Laurea in economia aziendale o diploma di ragioneriaAlmeno 5 anni di esperienza nel ruoloConoscenza delle procedure contabili e fiscali italianeBuona dimestichezza con i principali software gestionali e pacchetto Office (Excel in particolare)Ottime capacità organizzative, attenzione al dettaglio e gestione delle prioritàAutonomia, affidabilità e capacità di lavorare in teamConoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)Un ambiente dinamico, giovane e internazionale, dove le tue competenze fanno davvero la differenzaL’opportunità di partecipare alla rinascita di un brand iconico, con visibilità diretta sul managementUn contesto collaborativo e creativo, in cui curiosità, precisione e spirito d’iniziativa vengono valorizzati ogni giornoPossibilità di crescita professionale in una realtà in espansioneSocietà Design & Lusso – Ufficio Commerciale EsteroDescrizione Del LavoroSocietà operante nel settore del Design & Lusso alla ricerca di un/una manager dinamico/a e motivato/a da inserire all’interno dell’Ufficio Commerciale Estero con mansioni di responsabile back office a supporto delle attività di vendita sui mercati internazionali. Dopo un periodo iniziale di formazione, la figura si occuperà delle seguenti attività:Principali responsabilità:Gestione e inserimento ordini; Predisposizione della documentazione commerciale e doganale; Sviluppo preventivi all’interno del gestionale; Supporto nella gestione della relazione con clienti esteri (importatori e distributori); Collaborazione conl’area vendite e altre funzioni aziendali per assicurare un servizio clienti efficace.Requisiti richiesti:Laurea in Economia, Lingue Straniere o ambiti affini; Ottima conoscenza della lingua inglese scritta e parlata; Costituisce titolopreferenziale la conoscenza di una terza lingua (Spagnola, Tedesca); Esperienza di 2-3 anni in ruoli analoghi all’interno di uffici commerciali esteri o back office; Ottime capacità relazionali e orientamento al cliente e problem solving; Attitudine al lavoroin team, flessibilità e spirito di iniziativa; Precisione e buonedoti organizzative.Altre informazioni:Non sono previste trasferte, salvo occasionali partecipazioni a fiere o eventi internazionali; È previsto un inserimento diretto in azienda con inquadramento commisurato all’esperienza.#J-18808-Ljbffr