Executive Office Assistant
5 giorni fa
Scope of the roleThe Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (ExCo team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality. This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication.Main responsibilitiesSupporting CEOProactive and organized management of the CEO’s calendar, efficiently scheduling meetings and calls;Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy;Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings (Board, town halls, etc.), timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders;Assist the CEO in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions;Screen phone calls, deal with incoming correspondence, meet and greet visitors and clients;Manage the CEO’s signature process (preparation and verification of documents to be signed).Supporting leadership team (ExCo)Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy;Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings, timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders;Assist the ExCo members in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions.Supporting strategic meetings and admin tasksSupporting the organization of strategical meetings (Board meetings, Townhalls, ExCo meeting etc), including planning the agenda, sending invitations, requesting IT support, organizing catering services…Collect contributions from various departments for strategic meeting presentations, ensuring deadlines are met, coordinating the overall process, and guaranteeing the quality of the final deliverable;Handle administrative tasks related to executive support, including expense reports, PO and invoice processing, document management.Requirements:Fluency in English (written and spoken)At least 1 year of experience in the roleExcellent knowledge of MS Office and digital tools.Strong organizational and problem-solving skills.Discretion, proactivity, attention to detailTeam playerWhat we will offerfixed term contract of 1 yearUnique brand to discoverDiscount on our productsDynamic atmosphere in an international environmentOpportunity to influence and became a decision makerCompetitive Smart Working PolicyMoleskine is an equal opportunities employer.We recognize and celebrate the benefits that diversity brings to our workplace, our business and our customers. We welcome and will consider all applications regardless of race and nationality, religion, color, sex, parental status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as an individual with a disability, or any other legally protected characteristics.
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Executive Assistant Office Manager
1 settimana fa
Monza, Italia Chaberton Professionals A tempo pienoChaberton Professionals, una divisione di Chaberton Partners dedicata alla Ricerca e Selezione di profili di Middle e Top Management, per un prestigioso studio legale di Milano, è alla ricerca di un/una: Executive Assistant Office Manager.Responsabilità principali Gestione avanzata dell’agenda e del tempo del Senior Partner, con approccio strategico e...
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Executive e Office Assistant
3 settimane fa
Monza, Italia RAD Cyber Security A tempo pienoRAD, azienda di sicurezza informatica, è alla ricerca di una figura da inserire in stage come Executive e Office Assistant. Le principali attività saranno: Gestione delle attività di Reception (centralino, posta, corriere, ecc...) Accoglienza clienti Gestione ufficio (ordini cancelleria, etc..) Gestione tutte le attività quotidiane Supporto all'ufficio...
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Personal Executive Assistant
2 giorni fa
Monza, Italia Pvjets A tempo pienoSede:Milano (con trasferte occasionali, se richieste)Contratto:Collaborazione freelance con P.IVA / posizione autonomaDisponibilità:ImmediataLingue richieste:Italiano, inglese e francese fluenti; candidature senza tutte e tre le lingue non saranno considerate.Ruolo e ResponsabilitàCerchiamo una figura versatile, proattiva e altamente organizzata da...
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Executive Assistant
23 ore fa
Monza, Italia Christopher Castellini - The Mind Illusionist A tempo pienoPer conto di un nostro cliente, un'importante realtà di consulenza e intermediazione immobiliare e finanziaria, attiva a livello nazionale e internazionale, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant che operi a diretto riporto del Proprietario, supportandolo nella gestione quotidiana delle attività professionali, strategiche e relazionali.La figura...
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Personal Executive Assistant
4 settimane fa
Monza, Italia PVJets A tempo pienoSede: Milano (con trasferte occasionali, se richieste) Contratto: Collaborazione freelance con P.IVA / posizione autonoma Disponibilità: Immediata Lingue richieste: Italiano, inglese e francese fluenti; candidature senza tutte e tre le lingue non saranno considerate. Ruolo e Responsabilità Cerchiamo una figura versatile, proattiva e altamente organizzata...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Monza, Italia LHH A tempo pienoLHH is looking for an Executive Assistant, who will support the Managing Director, for a multinational company in the energy sector. - Organization and management of the Managing Director agenda, scheduling appointments and business meetings; - Secretarial activities and administrative fulfillments within the deadlines; - Organization of meetings and...
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Assistant / Executive Assistant To Ceo
3 settimane fa
Monza, Italia Arethusa A tempo pienoIntrum è una società di servizi, leader nella gestione del credito presente in 20 paesi in Europa. Il 2023 è stato l’anno del centenario dalla Fondazione del Gruppo, nato in Svezia oggi vanta una dimensione internazionale affermata. E’ da più di 100 anni che Intrum sostiene le aziende e i privati offrendo loro soluzioni progettate per migliorare i...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Monza, Italia Patrigest A tempo pienoPatrigest è la società del Gruppo Gabetti che offre da oltre trent'anni un servizio di valutazione e consulenza strategica finalizzato all'approfondita conoscenza del patrimonio immobiliare. Oggi Patrigest, in forte crescita per il rilancio della società, ricerca per la propria sede di Milano una figura da inserire come Executive Assistant . Principali...
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Executive e Office Assistant
1 settimana fa
Provincia di Monza e Brianza, Italia RAD Cyber Security A tempo pienoRAD, azienda di sicurezza informatica, è alla ricerca di una figura da inserire in stage come Executive e Office Assistant. Le principali attività saranno: Gestione delle attività di Reception (centralino, posta, corriere, ecc...) Accoglienza clienti Gestione ufficio (ordini cancelleria, etc..) Gestione tutte le attività quotidiane Supporto all'ufficio...
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Executive Assistant
6 giorni fa
Monza, Italia Moleskine A tempo pienoThe Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (ExCo team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality. This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication. Proactive and organized management of the CEO’s calendar,...
