General Administration And Entity Assistant

2 settimane fa

Milano, Italia Smiths Group A tempo pieno

REF:
- DETECTIONEMEA01919- DIVISION:
- Smiths Detection- JOB FUNCTION:
- Administration SecretarialChi siamoDescrizione del lavoro
- Assicurare l'efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti, gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per le reportistica richiesta, fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale e di utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare, organizzare e coordinare i programmi e le attività dell'ufficio e dei vari reparti.**Responsibilities**:
- Sviluppare, coordinare e mantenere procedure generali d'ufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali.
- Stabilisce e mantiene file, materiali e informazioni riservati.
- Pianifica e coordina appuntamenti, conferenze, riunioni e mantiene il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente.
- Pianifica e organizza viaggi e prenotazioni, nazionali e internazionali, e prepara rendiconti delle spese di viaggio.
- Esamina e distribuisce la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento, al dirigente e/o ai membri dello staff.
- Svolge mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali, tra cui ricerca dati, stesura di relazioni, coordinamento di eventi speciali e sviluppo e manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio.
- Ricerca e completa una varietà di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali, coordinando le attività con altri dipartimenti, se del caso, e assicurando l'invio tempestivo al dipartimento appropriato per l'elaborazione.
- In modo indipendente, scrive lettere, promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine.
- Modifica e corregge i materiali scritti per garantire il formato, l'ortografia, la punteggiatura, la sintassi e la grammatica corretti.
- Prepara la corrispondenza, come lettere, promemoria, relazioni e altri materiali su una varietà di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti.
- Come assegnato, acquista e gestisce l'inventario delle forniture per ufficio; riceve le ricevute di cassa e amministra il budget e le relazioni correlate.
- Altri compiti assegnati.
- Redige il programma di informazione e formazione dei lavoratori e si incarica della sua attuazione ( in particolare per 81/08 e ISO )
- Gestisce il calendario di scadenza dei permessi e ne redige le richieste per emissione ex-novo e rinnovi permessi porti e aeroporti
- Gestisce l'acquisto dei DPI e ne mantiene le liste aggiornate con indicazione delle quantità consegnate per ogni singolo dipendente, gestisce ed archivia le dichiarazioni di consegna.
- Ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale)
- Gestisce i consulenti per H&S
- Assiste l'attività HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti
- Gestisce i contratti di leasing, affitto e di gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua caffe e distributori automatici.
- Ricevere le chiamate in entrata, le richieste ed i reclami
- Produzione offerte e quotazioni tecnico commerciali per l'area service
- Gestione Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali
- Gestione parco auto e rapporti con società di Leasing
- Gestione rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano
- Organizzazione viaggi, meeting aziendali, prenotazione voli, alberghi e auto
- Attività di segreteria per il General Manager
- Acquisti materiale di cancelleria
- Gestione piccola cassa
- Provvede alla qualifica e valutazione dei fornitori, unitamente a GQ
- Fornisce assistenza telefonica ai clienti ed analizza i reclami
- Copre i tasks del communication Champion per il gruppo e si occupa dell'organizzazione degli eventi aziendali incluse team meeting, global meeting, fiere ed eventi in Generale
Svolge inoltre:
- Attività di gestione delle verifiche del Collegio Sindacale e delle verifiche dell'organismo di vigilanza ai sensi della 231
- Supporto e gestione di eventuali visite ispettive
Responsabilità:
- Amministrativa interna
The Individual
Technical Knowledge and Skills:
- Diploma di scuola superiore o laurea in istruzione generale
- Conoscenza base sulla contrattualistica
- Buon uso del pc and windows XP e NT
- Flessibilità sull'orario di lavoro
- SAP & Salesforce
- Competenze avanzate nell'utilizzo della suite MS Office preferibile buone skills MS XCL
- Possibili competenze in utilizzo di PowerBi
- Principi e metodi avanzati di corrispondenza aziendale e preparazione di report.
- Metodi avanzati di tenuta dei registri.
- Capacità di lavorare in modo indipendente, esercitare un buon giudizio nel prendere decisioni e nello svolgere i compiti assegnati.
- Capacità di eseguire più attività dettagliate e simultanee spesso in tempi ristretti e/o in un ambiente di frequ

  • General Administration and Entity Assistant

    4 mesi fa

    Milano, Italia Smiths Group A tempo pieno

    REF: - DETECTIONEMEA01919- DIVISION: - Smiths Detection- JOB FUNCTION: - Administration SecretarialChi siamoDescrizione del lavoro - Assicurare l’efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti, gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per le reportistica...

  • General Administration and Accountant Italy

    7 mesi fa

    Milano, Italia Dassault Systèmes A tempo pieno

    Are you highly motivated, driven to achieve goals, team-oriented, ready to take advantage of unique opportunities and dedicated to customer satisfaction? Then you have come to the right place! Joining our international team in Milan, you will take the role of General Administration and Accounting for Italy, supporting finance and administrative matters,...

  • Administration Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia Withersworldwide A tempo pieno

    **Type**: Fixed Term - Full Time **Location**: Milano **Job Role**: Administrative Assistant **About Withersworldwide** A law firm focused on people and collaboration. For the past 125 years, Withers has supported some of the world's most remarkable people and organisations at defining moments in their lives. We are the only international law firm...

  • General Manager Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia NCR Atleos A tempo pieno

    Job Description GM Assistant: Key Responsibilities The GM Assistant is responsible to manage in autonomy the following activities: Support: Full time ( 8h a day) Support to GM to manage: - Assist GM in daily activities.- Manage Key Legal Entity activities with External Third Party eg. like: EY (Financial Statement, Fiscal, Import/Export, Agenzia delle...

  • General Manager Assistant

    2 settimane fa

    Milano, Italia Ncr Atleos A tempo pieno

    Job Description GM Assistant:Key ResponsibilitiesThe GM Assistant is responsible to manage in autonomy the following activities:Support: Full time ( 8h a day)Support to GM to manage:- Assist GM in daily activities.- Manage Key Legal Entity activities with External Third Party eg. like: EY (Financial Statement, Fiscal, Import/Export, Agenzia delle Entrate),...

  • General Administration And Accountant Italy

    4 settimane fa

    Milano, Italia Dassault Systèmes A tempo pieno

    Are you highly motivated, driven to achieve goals, team-oriented, ready to take advantage of unique opportunities and dedicated to customer satisfaction? Then you have come to the right place!Joining our international team in Milan, you will take the role of General Administration and Accounting for Italy, supporting finance and administrative matters,...

  • HR Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia Tailor&Fox Srl A tempo pieno

    Tailor&Fox - your HR Business Partner - on behalf of our Client, a very important international Bank, we are searching for: **HR ASSISTANT &** **ADMINISTRATION OFFICER** **Posizione**: Reporting to the Head of the General Administration Department, you will take on a dynamic and innovative role in providing important support to the department. **Main...

  • Administration Assistant

    7 giorni fa

    Milano, Italia Withersworldwide A tempo pieno

    **Type**:Fixed Term - Full Time**Location**:Milano**Job Role**:Administrative Assistant**About Withersworldwide**A law firm focused on people and collaboration.For the past 125 years, Withers has supported some of the world's most remarkable people and organisations at defining moments in their lives.We are the only international law firm focused on...

  • Hr Assistant

    6 giorni fa

    Milano, Italia Tailor&Fox Srl A tempo pieno

    Tailor&Fox - your HR Business Partner - on behalf of our Client, a very important international Bank, we are searching for:**HR ASSISTANT &****ADMINISTRATION OFFICER****Posizione**:Reporting to the Head of the General Administration Department, you will take on a dynamic and innovative role in providing important support to the department.**Main...

  • HR Administration Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia Dentsu Aegis Network A tempo pieno

    To strengthen our HR administration team, we are looking for someone to join on a fixed-term contract of 7-12 months. Job Title: HR Administration Assistant **Job Description**: Role purpose: To strengthen our HR administration team, we are looking for someone to join on a fixed-term contract of 7-12 months. **Responsibilities**: - Supports the monthly...

  • Technical Administration Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia MYTILINEOS A tempo pieno

    At **MYTILINEOS**, we are catalysts for a sustainable future, leading the green energy transition with innovative solutions while being a reference point for competitive green metallurgy. Our global presence covers two business Sectors: Energy and Metallurgy. With a consolidated yearly turnover of €6.3 billion and a workforce of over 5,500 dedicated...

  • Technical Administration Assistant

    3 settimane fa

    Milano, Italia Mytilineos A tempo pieno

    At **MYTILINEOS**, we are catalysts for a sustainable future, leading the green energy transition with innovative solutions while being a reference point for competitive green metallurgy. Our global presence covers two business Sectors: Energy and Metallurgy. With a consolidated yearly turnover of €6.3 billion and a workforce of over 5,500 dedicated...

  • Administration & Accounting Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia Openjobmetis S.p.A. A tempo pieno

    Per storica realtà di recupero crediti, siamo alla ricerca di un **ADMINISTRATION & ACCOUNTING ASSISTANT.** **Posizione**: La risorsa si occuperà di: - contabilità generale, partita doppia, modalità di tenuta di libri contabili; - prima nota, banche, fatturazione attiva con emissione fatture e passiva; - F24, liquidazione IVA mensile, - scritture...

  • Office and General Services Assistant

    2 giorni fa

    Milano, Italia MINT A tempo pieno

    **MINT** is a high-growth Mad-Tech SaaS company based in Milan, Italy with operations across Europe, Latin America, and the UK. Our platform provides advertisers with a tool to manage all media investments across various AdTech and media platforms within a single solution and with a multichannel perspective. **The Role** As a Office and General Services...

  • Office Management/executive Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia PLU Top Assistant GmbH A tempo pieno

    Partly remote/hybrid, fulltime 32-40h/w, permanent employment contract This is your turn: Are you looking for an international work environment? Do you want to work in a team which encourages ownership and the values of modern and agile leadership? New work is not a trend, it is their success factor. To benefit from it, you contribute with full motivation...

  • Junior HR Administration Assistant

    5 giorni fa

    Milano, Italia Mentor & Faber Srl A tempo pieno

    Settore: Editoria Fascia dipendenti: 150-200 **Posizione**: Ricerchiamo un** Junior HR Administration Assistant** per un'azienda con sede a Milano, attiva nel settore Editoria All'interno del reparto risorse umane, la risorsa fornirà supporto per tutte le **pratiche amministrative HR**, supporterà i dipendenti relativamente a **norme aziendali** e...

  • Facility & General Service Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia Applied Materials A tempo pieno

    Applied Materials è leader mondiale nello sviluppo di macchinari industriali HighTech e nei processi di produzione nel settore dei Semiconduttori (Nanotecnologie, Microchip). Forniamo le tecnologie per realizzare quasi tutti i nuovi chip e display avanzati del mondo. Le innovazioni di Applied Materials stanno plasmando la tecnologia del futuro. Oltre...

  • Administrative Assistant

    7 mesi fa

    Milano, Italia Talent Source A tempo pieno

    Description: **Location**: Milan, Italy - office based **Schedule**: Full-Time, Permanent TalentSource Life Sciences, the CROMSOURCE flexible resourcing department, is currently working with one of our partner sponsors to hire an - **Administrative Assistant** to join one of our partner companies - a privately owned Italian pharmaceutical company. The...

  • Assistant to The General and Structural Works

    2 mesi fa

    Milano, Italia E.S.A. engineering A tempo pieno

    Spirit of collaboration, enhancement of individual skills and multidisciplinarity are our values. The combined skills and personality of our professionals allows us to create innovative and customized solutions for our clients. More than 90% of our employees have a degree and it is their acquired experience that plays the most important role in the...

  • Administration & Accounting Assistant

    1 settimana fa

    Milano, Italia Openjobmetis S.P.A. A tempo pieno

    Per storica realtà di recupero crediti, siamo alla ricerca di un**ADMINISTRATION & ACCOUNTING ASSISTANT.****Posizione**:La risorsa si occuperà di:- contabilità generale, partita doppia, modalità di tenuta di libri contabili;- prima nota, banche, fatturazione attiva con emissione fatture e passiva;- F24, liquidazione IVA mensile,- scritture contabili di...