Office Manager

3 mesi fa

Milano, Italia AlfaDocs.com A tempo pieno

Our goal is to significantly improve the healthcare sector in a completely new way: a software platform that transforms the daily lives of medical practices and patients.

Our vision is a Software as a Service to help digitalize the healthcare industry fast. We developed AlfaDocs, the first 100% all-in-one cloud platform for Patient Relationship & Practice Management.

Every Alfa begins their journey with a fixed-term contract of 1 year (CCNL Commercio, III Level), with the aim of renewing to an indefinite term and continuing a long path of growth within our organization.

Location**:Milan**, Via Eritrea n. 21 20157 (Palazzo Tecniche Nuove) / **Munich**, Dachauerstraße 17, DE-80335

Full Time: Monday - Friday | 09:00 - 18:00 | 1-hour lunch break

Hybrid Mode: 60% office, 40% home office - 3 days in the office, 2 days remote

Start Date: 4th November 2024

Offered Salary (gross): 26-30K

Trial Period: 60 working days (3 months) or 6 months if hired in Germany

**In your role, you will be responsible for**:
**Administration Tasks**:

- **Invoicing**: Managing the timely and accurate creation of invoices for clients and ensuring their distribution.
- **Balancing**: Ensuring that all financial records are in order and balanced on a regular basis.
- **Banking**: Managing daily banking activities, including transactions and deposits.
- **Cash Collection**: Overseeing the collection of outstanding payments and ensuring timely follow-ups with clients.
- **Financial Reporting**: Preparing monthly reports to provide insights into the financial health of the company.

**Office Management Tasks**:

- **Employees' Travel Management**: Organizing and coordinating travel arrangements for employees, ensuring cost-effectiveness and adherence to company policies.
- **Inventory Management**: Managing office supplies and inventory, including ordering and maintaining sufficient stock levels.
- **Accounts Set-Up for New Employees**: Coordinating the setup of accounts and IT resources for new hires, ensuring a smooth onboarding process.
- **Offboarding**: Assisting with the offboarding of employees, ensuring all necessary processes are followed.
- **Milan Office Management**: Overseeing the day-to-day operations of the Milan office, including food, beverage, maintenance, and rent management.
- **Event Management**: Organizing and managing internal office events, ensuring they are executed smoothly and within budget.

**Requirements**:

- Fluent **Italian**:

- **Advanced English and German** (C1 level)
- At least **2-3 years of experience** in a similar role, preferably with a focus on administration and finance/accounting.
- **Knowledge of basic accounting** principles and familiarity with financial software or tools (e.g., Fatture Web, Sportello Cloud).
- Excellent **organizational and time management** skills, with a proven ability to prioritize and manage multiple tasks.
- Strong **attention to detail** and ability to handle sensitive financial information with confidentiality.
- Proven ability to solve problems quickly and efficiently.
- Familiarity with **Google Drive, Slack, Gmail,** and other collaboration tools.
- Excellent **written and verbal communication skills.**:

- Ability to work in a **"win as a team"** environment in a team of 4.

**Benefits**
- Equipment: laptop, headphones, keyboard, mouse, smartphone with unlimited data, and a dedicated office monitor.
- Bonus for paid language courses.
- Training courses, books, workshops, and team-building activities for personal and professional growth.
- Partnership with Serenis (online psychotherapy platform) - three sessions offered by us.
- Regular company reunions (yearly meetups, Christmas dinner).
- Snacks and fruits are always available in the office, along with good beer at the end of the week.

The selection process:
1st step - Talent Acquisition (30 min)

2nd step - HR Generalist & Administration (45-60 min)

3rd step - CEO (30 min)

Onboarding and Training: During the onboarding phase at AlfaDocs, you will always have a colleague ready to support you and responsible for your training. Unless otherwise specified, an onboarding period of 1 week is scheduled at our Munich office, where you will have the pleasure of meeting our entire team and visiting the beautiful city

  • Office Manager

    7 mesi fa

    Milano, Italia Ristorante Sold Out A tempo pieno

    **Posizione Lavorativa: Office Manager** Sei una persona organizzata, orientata ai dettagli e appassionata di gestione delle attività di ufficio? Se sì, potresti essere la persona giusta per il nostro team! Stiamo cercando un Office Manager dedicato ed efficiente per unirsi a noi e contribuire al nostro successo. **Mansioni e Responsabilità**: Come...

  • Office Manager

    7 mesi fa

    Milano, Italia Seltis Hub S.r.l. A tempo pieno

    **Seltis Management Search** ricerca per una realtà consulenziale un **OFFICE MANAGER** **Posizione**: A diretto supporto dei manager si occuperà di: - Accoglienza - Attività di receptionist - Allestimento sale riunioni - Gestione agende - Organizzazione trasferte (prenotazioni trasporti, hotel, ristoranti, etc.)- Gestione operativa fornitori -...

  • Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Human Value S.R.L. A tempo pieno

    Il nostro cliente è una prestigiosa azienda leader nello sviluppo immobiliare e specializzata nella gestione di progetti retail e commerciali.L'azienda gestisce l'intero ciclo di vita di progetti immobiliari, dalla fase di pianificazione alla realizzazione e commercializzazione, concentrandosi su soluzioni innovative e sostenibili.Con l'obiettivo di gestire...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia Ecoconsult s.r.l. A tempo pieno

    Ecoconsult, primaria società di consulenza e formazione nei settori sicurezza, ambiente e qualità, ricerca, da inserire nel proprio organico un/a **Office manager**. - è diplomato/a; - ha buone conoscenze informatiche; - ha un'ottima conoscenza della suite Microsoft Office 360, in particolare Excel; - ha avuto precedente esperienza in ruoli di segreteria...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Human Value S.R.L. A tempo pieno

    Il nostro cliente è una prestigiosa azienda leader nello sviluppo immobiliare e specializzata nella gestione di progetti retail e commerciali. L'azienda gestisce l'intero ciclo di vita di progetti immobiliari, dalla fase di pianificazione alla realizzazione e commercializzazione, concentrandosi su soluzioni innovative e sostenibili.Con l'obiettivo di...

  • Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Human Value S.R.L. A tempo pieno

    Il nostro cliente è una prestigiosa azienda leader nello sviluppo immobiliare e specializzata nella gestione di progetti retail e commerciali. L'azienda gestisce l'intero ciclo di vita di progetti immobiliari, dalla fase di pianificazione alla realizzazione e commercializzazione, concentrandosi su soluzioni innovative e sostenibili.Con l'obiettivo di...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia Say What? A tempo pieno

    SAY WHAT, Agenzia di comunicazione di Milano ricerca Office Manager per inserimento in organico. Stiamo cercando una persona che possa entrare nel nostro gruppo di lavoro, gestendo e coordinando le attività quotidiane dell'ufficio e i fornitori di servizi. REQUISITI: - pregressa esperienza nel ruolo - ottimo utilizzo del pacchetto office e di Outlook -...

  • Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Human Value Srl A tempo pieno

    Luogo di lavoro: MilanoIl nostro cliente è una prestigiosa azienda leader nello sviluppo immobiliare e specializzata nella gestione di progetti retail e commerciali. L'azienda gestisce l'intero ciclo di vita di progetti immobiliari, dalla fase di pianificazione alla realizzazione e commercializzazione, concentrandosi su soluzioni innovative e...

  • Office Manager

    2 giorni fa

    Milano, Italia Seltis Hub S.R.L. A tempo pieno

    **Seltis Management Search** ricerca per una realtà consulenziale un**OFFICE MANAGER****Posizione**:A diretto supporto dei manager si occuperà di:- Accoglienza- Attività di receptionist- Allestimento sale riunioni- Gestione agende- Organizzazione trasferte (prenotazioni trasporti, hotel, ristoranti, etc.)- Gestione operativa fornitori- Responsabile...

  • Office Manager

    6 mesi fa

    Milano, Italia Green Recruitment Company A tempo pieno

    Job title: Office Manager Location: Greater Milan Metropolitan Area (On-site) TGRC is working with a leading renewable energy specialist who is looking for an Office Manager to join their team.Responsibilities: Organising the office work cycle and ordering stationery and equipment.Perform basic bookkeeping activities (invoice registering, etc.).Overseeing...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Say What? A tempo pieno

    SAY WHAT, Agenzia di comunicazione di Milano ricerca Office Manager per inserimento in organico.Stiamo cercando una persona che possa entrare nel nostro gruppo di lavoro, gestendo e coordinando le attività quotidiane dell'ufficio e i fornitori di servizi.REQUISITI:- pregressa esperienza nel ruolo- ottimo utilizzo del pacchetto office e di Outlook- Capacità...

  • Junior Office Manager

    7 mesi fa

    Milano, Italia GIGROUP A tempo pieno

    Per azienda leader internazionale nel settore dell’ingegneria impiantistica, che rappresenta lo spirito imprenditoriale del Gruppo nell’ Engineering, Procurement & Construction di progetti su larga scala in tutto il mondo ricerchiamo una figura di OFFICE MANAGER OTTIMO INGLESE Duties & **Responsibilities**: Oversees general office operations and gives...

  • Office Manager

    7 mesi fa

    Milano, Italia Outbrain Inc. A tempo pieno

    OFFICE MANAGER - Part - time (21 hours per week) **We are Outbrain.** - Outbrain is the leading content discovery platform that powers personalised recommendations to content at the bottom of article pages on most of the leading online publisher websites. In Italy, we are working with publishers including Gedi, Il Sole 24 Ore, IDG, ANSA, Sport Network, and...

  • Office Manager

    2 mesi fa

    Milano, Italia Green Recruitment Company A tempo pieno

    Job title: Office Manager Location: Greater Milan Metropolitan Area (On-site) TGRC is working with a leading renewable energy specialist who is looking for an Office Manager to join their team. Responsibilities: Organising the office work cycle and ordering stationery and equipment. Perform basic bookkeeping activities (invoice registering, etc.). ...

  • Junior Office Manager

    4 giorni fa

    Milano, Italia Gigroup A tempo pieno

    Per azienda leader internazionale nel settore dell'ingegneria impiantistica, che rappresenta lo spirito imprenditoriale del Gruppo nell' Engineering, Procurement &Construction di progetti su larga scala in tutto il mondo ricerchiamo una figura diOFFICE MANAGER OTTIMO INGLESEDuties &**Responsibilities**:Oversees general office operations and gives reports to...

  • Interim Back Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Lhh A tempo pieno

    Interim Back Office Manager Per conto di società cliente, attiva nell'importazione, nella vendita e nel trading di gas naturale ed energia elettrica, stiamo ricercando n. 1 Interim Back Office Manager .

  • Office Manager

    1 settimana fa

    Milano, Italia Outbrain Inc. A tempo pieno

    OFFICE MANAGER - Part - time (21 hours per week)**We are Outbrain.**- Outbrain is the leading content discovery platform that powers personalised recommendations to content at the bottom of article pages on most of the leading online publisher websites. In Italy, we are working with publishers including Gedi, Il Sole 24 Ore, IDG, ANSA, Sport Network, and...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Office Manager Intern - Milan - MotorKMotorK is the leading sales and marketing technology company in Europe, specialised in the automotive sector.Our mission is to empower manufacturers and dealerships to sell more with innovative, cloud-based products and services to offer the best digital customer experience.As a result of our growth, we are now looking...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Office Manager Intern - Milan - MotorK MotorK is the leading sales and marketing technology company in Europe, specialised in the automotive sector. Our mission is to empower manufacturers and dealerships to sell more with innovative, cloud-based products and services to offer the best digital customer experience. As a result of our growth, we are now...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Milano, Italia Adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Office Manager Intern - Milan - MotorK MotorK is the leading sales and marketing technology company in Europe, specialised in the automotive sector. Our mission is to empower manufacturers and dealerships to sell more with innovative, cloud-based products and services to offer the best digital customer experience.As a result of our growth, we are now looking...