Executive office assistant
2 settimane fa
Scope of the role The Executive Assistant provides support to CEO and Top Management (Ex Co team), ensuring efficiency, organization, and confidentiality. This role is responsible for managing agenda, business travels, preparing strategic documents and meetings, and facilitating internal and external communication.Main responsibilities Supporting CEO Proactive and organized management of the CEO’s calendar, efficiently scheduling meetings and calls;Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy;Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings (Board, town halls, etc.), timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders;Assist the CEO in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions;Screen phone calls, deal with incoming correspondence, meet and greet visitors and clients;Manage the CEO’s signature process (preparation and verification of documents to be signed).Supporting leadership team (Ex Co) Manage travel arrangements and itineraries (flights, visa, accommodations booking etc), according with the internal travel policy;Support preparation of high-quality presentations and materials for strategic meetings, timely and proactively gathering documentation from relevant stakeholders;Assist the Ex Co members in preparing high-level meetings with strategic stakeholders by gathering key insights on individuals and companies involved, ensuring well-informed and impactful discussions.Supporting strategic meetings and admin tasks Supporting the organization of strategical meetings (Board meetings, Townhalls, Ex Co meeting etc), including planning the agenda, sending invitations, requesting IT support, organizing catering services…Collect contributions from various departments for strategic meeting presentations, ensuring deadlines are met, coordinating the overall process, and guaranteeing the quality of the final deliverable;Handle administrative tasks related to executive support, including expense reports, PO and invoice processing, document management.Requirements Fluency in English (written and spoken)At least 1 year of experience in the roleExcellent knowledge of MS Office and digital tools.Strong organizational and problem-solving skills.Team playerWhat we will offer fixed term contract of 1 yearUnique brand to discoverDiscount on our productsDynamic atmosphere in an international environmentOpportunity to influence and became a decision makerCompetitive Smart Working PolicyMoleskine is an equal opportunities employer. We recognize and celebrate the benefits that diversity brings to our workplace, our business and our customers. We welcome and will consider all applications regardless of race and nationality, religion, color, sex, parental status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as an individual with a disability, or any other legally protected characteristics.#J-18808-Ljbffr
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Executive Assistant
2 settimane fa
Rome, Italia Family Office A tempo pienoDescriptionStep into a role that stands at the intersection of luxury, precision, and global influence. As a Personal Assistant supporting a Forbes-listed businessman and his family, you will operate in a world where standards are uncompromising, expectations are elevated, and every detail matters.If you thrive in high-end environments, anticipate needs...
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2 settimane fa
Rome, Italia Altro A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilità Organizzazione di riunioni per il CEO (interne ed esterne)Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo)...
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3 settimane fa
Rome, Italia BLUDENTAL A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente...
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3 settimane fa
Rome, Italia BLUDENTAL A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente...
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3 settimane fa
Rome, Italia BLUDENTAL A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team.Mansioni e responsabilità• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne)• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente•...
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3 settimane fa
Rome, Italia BLUDENTAL A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo)...
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3 settimane fa
Rome, Provincia di Roma, Italia BLUDENTAL A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente...
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2 settimane fa
Rome, Italia BLUDENTAL A tempo pienoBludental Clinique italia, affermato network di cliniche odontoiatriche è alla ricerca di un executive assistant da inserire nel suo team. Mansioni e responsabilità • Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) • Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente...
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Executive Assistant
1 settimana fa
Rome, Italia Leonardo A tempo pienoJob Description Leonardo è un gruppo industriale internazionale, tra le principali realtà mondiali nell’Aerospazio, Difesa e Sicurezza che realizza capacità tecnologiche multidominio in ambito Elicotteri, Velivoli, Aerostrutture, Elettronica, Cyber Security e Spazio. Con oltre 60.000 dipendenti nel mondo, l’azienda ha una solida presenza industriale...
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Executive Assistant
2 settimane fa
Rome, Italia Altro A tempo pienoUna prestigiosa società di consulenza in Roma area EUR cerca un Executive Assistant per supporto organizzativo e attività di segreteria. Le responsabilità includono gestione del centralino, corrispondenza e organizzazione di trasferte. Sono richiesti: diploma o laurea, esperienza in segreteria, disponibilità immediata e full time. È previsto un...
