Senior Administration

Job Description:

Scopo della posizione

Guidare e presidiare i processi amministrativi, fiscali, assicurativi, di gestione del personale e di back office operativo di Effficiens, assicurando conformità normativa, efficienza e un servizio interno di alto livello. La figura collega l'azienda con consulenti esterni (commercialista, consulente del lavoro, broker assicurativo) e con la Pubblica Amministrazione, collaborando allo stesso tempo con i team interni (vendite, operations, marketing).

Principali responsabilità

Contabilità & Fisco

• Coordinare i rapporti quotidiani con studio commercialista e consulente del lavoro.
• Predisporre e inviare dichiarazioni fiscali (IVA, Certificazioni Uniche, modello 770) e pratiche verso Agenzia delle Entrate.
• Utilizzare il nuovo sistema gestionale
   per emettere e modificare le fatture di vendita e di acquisto, monitorare pagamenti e incassi.
• La registrazione della prima nota e la contabilità generale restano in carico allo studio esterno: la persona controllerà coerenza e completezza dei dati trasmessi.

Tesoreria & Finanza Operativa

• Pianificare pagamenti a fornitori, dipendenti e fisco, gestendo lo scadenziario.
• Tenere sotto controllo il flusso di cassa, redigere report finanziari essenziali e supportare il budget annuale.

Gestione del Personale

• Verificare i cedolini paga, calcolare variabili (straordinari, premi) e gestire note spese.
• Gestire presenze, ferie e permessi con il calendario condiviso.
• Supportare i colleghi su questioni amministrative e sulle procedure interne.

Back Office Operativo

• Gestire e archiviare in digitale contratti, ordini e documenti.
• Seguire l'intero ciclo ordine-consegna: inserire ordini a sistema, coordinarsi con logistica e produzione, verificare documenti di trasporto e fatture.
• Curare l'anagrafica di clienti e fornitori nel gestionale, garantendo qualità e aggiornamento dei dati.
• Supportare vendite (preventivi, gare) e marketing (eventi, materiali).
• Tenere l'inventario di hardware, software e altri beni aziendali.
• Produrre indicatori di performance del back office e proporre miglioramenti.

Assicurazioni & Risk Management

• Amministrare le polizze aziendali (responsabilità civile, infortuni, furto, cyber) e gestire i sinistri.

Rapporti con la Pubblica Amministrazione

• Accedere ai portali istituzionali con SPID o Carta d'Identità Elettronica, firmare digitalmente i documenti.
• Ricercare bandi e contributi, preparare le domande e curare la rendicontazione.

Requisiti

• Titolo di studio ed esperienza (una delle due opzioni):
• Laurea in Economia, Amministrazione Aziendale o discipline affini 
  con almeno 2 anni
   di esperienza in ruoli amministrativi o di back office;
• oppure
   Diploma di Ragioneria 
  con almeno 3 anni
   di esperienza in ruoli simili.
• Requisito preferenziale:
   esperienza maturata presso 
  uno studio professionale
   (commercialista, consulente del lavoro o revisore).
• Conoscenza della normativa fiscale e del lavoro italiana.
• Ottima dimestichezza con strumenti informatici: sistemi gestionali aziendali, fogli di calcolo, posta elettronica e archiviazione cloud.
• Capacità di uso di SPID, firma digitale e posta certificata.
• Precisione, organizzazione, problem solving e orientamento al miglioramento continuo.
• Contratto:
   Tempo indeterminato (Apprendistato professionalizzante CCNL Commercio).
• Benefit:
   formazione continua e ambiente di lavoro collaborativo.
• Orario:
   lunedì-venerdì (presenza in sede).

Perché scegliere Effficiens

Siamo un'azienda in crescita che investe nella digitalizzazione dei propri processi. Avrai la possibilità di implementare il nuovo gestionale, migliorare il back office e lasciare un segno concreto nell'evoluzione della nostra struttura amministrativa. Se cerchi un ruolo dove tecnologia e organizzazione si incontrano, inviaci il tuo CV e raccontaci cosa ti motiva: ti aspettiamo

Contratto di lavoro: Tempo pieno

Benefit:

• Supporto allo sviluppo professionale