Office Manager

1 mese fa

Milano, Italia Rothschild & Co A tempo pieno

Time left to apply: End Date: October 21, 2024 (16 days left to apply)

Job Requisition ID: JR012295

About Us Rothschild & Co is a leading global financial services group with seven generations of family control and a history of over 200 years at the center of the world's financial markets. Our expertise, intellectual capital, and global network enable us to provide a distinct perspective that makes a meaningful difference to our clients, communities, and planet.

We have 4,200 talented specialists on the ground in over 40 countries around the world, enabling us to deliver a unique global perspective across four market-leading business divisions – Global Advisory, Wealth Management, Asset Management, and Five Arrows. As a family-controlled business built on relationships, we place a huge emphasis on our people and finding the right colleagues to take our business forward. Rothschild & Co is committed to an inclusive and supportive environment where diversity and different perspectives are valued.

Within Wealth Management, we offer an objective long-term perspective on investing, structuring, and safeguarding assets to preserve and grow our clients' wealth.

Overview of Role Great Wealth Managers must provide a first-class personal service, where team members truly know each client and understand their requirements, whilst also delivering on each client's investment requirements. We are looking to recruit a high-caliber individual to join us to provide comprehensive professional secretarial and administrative support in our Wealth Management Division. For the right individual, this will be a very challenging and rewarding role, an opportunity to fully utilize and develop their skills and also to learn about our business.

Responsibilities Corporate Secretary: Providing assistance with entity board meetings, ensuring timely preparation of all documents due, distribution of materials, minutes, and liaising with external corporate secretary consultants. Providing assistance with regulatory reporting activities in relation to company's boards. Diary Management: Acting as the 'gatekeeper' by understanding the people/organization and protecting time in their diary; finding that "extra hour a day." Preparing supporting documents ahead of each meeting and ensuring the schedule is adhered to. Ensuring follow-ups to meetings are agreed and actioned. Anticipating and resolving issues in advance, e.g., conflicting meetings. Taking responsibility for the smooth running and successful delivery of meetings and other events. Travel: Responsible for organizing all necessary hotel and travel arrangements (international and domestic) as required. Responsible for accurately preparing travel itineraries which include contact details, key addresses, etc. PC Skills: Accurately typing/amending a range of documents that comply with corporate guidelines to a consistently high standard. Composing routine correspondence where appropriate. Communication: Answering the telephone in a professional manner, taking accurate messages and dealing with them in an appropriate and timely manner. Managing email communication – flagging urgent requests and following up as necessary. Admin: Reconciling expenses and claims promptly and accurately. Maintaining an up-to-date filing system, ensuring easy retrieval of information. Dealing with HR activities such as informing Payroll of absence and taking care of hiring and onboarding processes. Office Management: Managing relations with suppliers and liaising with IT specialists for systems access. Education and Qualifications Bachelor's Degree. Experience, Skills, and Competencies Required Prior experience working as a Personal or Executive Assistant. Advanced knowledge of Outlook, Word, PowerPoint, and Excel. Excellent interpersonal skills to communicate clearly and effectively. Ability to maintain a high level of confidentiality. Ability to manage several projects simultaneously while achieving high standards of accuracy. Proactive attitude with good judgment and common sense. Self-motivated and a team player with a good sense of humor. Enthusiastic, solutions-focused, and reliable. Ability to work with limited direction and build a thorough knowledge of the organization. Our goal is to have a balanced, inclusive, and flexible environment which enables all colleagues to achieve their personal and professional aspirations. Working Here One reason for the long-term success of our business is the importance we place on being principled. It is this belief that drives both the way we work with our clients and the way we hire, manage and develop our people.

Our teams reflect the diverse needs of our clients and the markets we operate in around the world. We value and seek to maintain an eclectic mix of skills and backgrounds.

#J-18808-Ljbffr

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    5 mesi fa

    Milano, Italia HAYS A tempo pieno

    office manager - front and back office - segreteria - assistente amministrativo **La tua nuova azienda** Il nostro cliente è un’azienda leader mondiale nel settore della medicina estetica e della ricerca farmaceutica, per conto del quale siamo alla ricerca di un/una Office Manager per la sede di Milano. **Il tuo nuovo ruolo** La figura si occuperà...

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    5 mesi fa

    Milano, Italia Ristorante Sold Out A tempo pieno

    **Posizione Lavorativa: Office Manager** Sei una persona organizzata, orientata ai dettagli e appassionata di gestione delle attività di ufficio? Se sì, potresti essere la persona giusta per il nostro team! Stiamo cercando un Office Manager dedicato ed efficiente per unirsi a noi e contribuire al nostro successo. **Mansioni e Responsabilità**: Come...

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    5 mesi fa

    Milano, Italia HAYS A tempo pieno

    Office manager; office **La tua nuova azienda** Il nostro cliente è un’importante azienda di Construction & Real Estate che opera da vari anni in tutto il territorio nazionale. **Il tuo nuovo ruolo** Per supportare il potenziamento della sede del cliente, Hays, società leader nella ricerca e selezione del personale, sta ricercando una figura di...

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    5 mesi fa

    Milano, Italia Seltis Hub S.r.l. A tempo pieno

    **Seltis Management Search** ricerca per una realtà consulenziale un **OFFICE MANAGER** **Posizione**: A diretto supporto dei manager si occuperà di: - Accoglienza - Attività di receptionist - Allestimento sale riunioni - Gestione agende - Organizzazione trasferte (prenotazioni trasporti, hotel, ristoranti, etc.)- Gestione operativa fornitori -...

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    5 mesi fa

    Milano, Italia Ecoconsult s.r.l. A tempo pieno

    Ecoconsult, primaria società di consulenza e formazione nei settori sicurezza, ambiente e qualità, ricerca, da inserire nel proprio organico un/a **Office manager**. - è diplomato/a; - ha buone conoscenze informatiche; - ha un'ottima conoscenza della suite Microsoft Office 360, in particolare Excel; - ha avuto precedente esperienza in ruoli di segreteria...

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    5 mesi fa

    Milano, Italia Say What? A tempo pieno

    SAY WHAT, Agenzia di comunicazione di Milano ricerca Office Manager per inserimento in organico. Stiamo cercando una persona che possa entrare nel nostro gruppo di lavoro, gestendo e coordinando le attività quotidiane dell'ufficio e i fornitori di servizi. REQUISITI: - pregressa esperienza nel ruolo - ottimo utilizzo del pacchetto office e di Outlook -...

  • Office Manager

    4 mesi fa

    Milano, Italia Green Recruitment Company A tempo pieno

    Job title: Office Manager Location: Greater Milan Metropolitan Area (On-site) TGRC is working with a leading renewable energy specialist who is looking for an Office Manager to join their team.Responsibilities: Organising the office work cycle and ordering stationery and equipment.Perform basic bookkeeping activities (invoice registering, etc.).Overseeing...

  • Junior Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia GIGROUP A tempo pieno

    Per azienda leader internazionale nel settore dell’ingegneria impiantistica, che rappresenta lo spirito imprenditoriale del Gruppo nell’ Engineering, Procurement & Construction di progetti su larga scala in tutto il mondo ricerchiamo una figura di OFFICE MANAGER OTTIMO INGLESE Duties & **Responsibilities**: Oversees general office operations and gives...

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    5 mesi fa

    Milano, Italia Outbrain Inc. A tempo pieno

    OFFICE MANAGER - Part - time (21 hours per week) **We are Outbrain.** - Outbrain is the leading content discovery platform that powers personalised recommendations to content at the bottom of article pages on most of the leading online publisher websites. In Italy, we are working with publishers including Gedi, Il Sole 24 Ore, IDG, ANSA, Sport Network, and...

  • Office Manager

    3 giorni fa

    Milano, Italia Green Recruitment Company A tempo pieno

    Job title: Office Manager Location: Greater Milan Metropolitan Area (On-site) TGRC is working with a leading renewable energy specialist who is looking for an Office Manager to join their team. Responsibilities: Organising the office work cycle and ordering stationery and equipment. Perform basic bookkeeping activities (invoice registering, etc.). ...

  • Front Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Lombardia, Italia Russottigestionihotels A tempo pieno

    Front Office ManagerWe are seeking a highly skilled and organized Front Office Manager to join our team at the Russottigestionihotels Milan Marriott Hotel.Key Responsibilities:Maintain a high level of guest service as the driving philosophy of the hotel.Respond promptly to guest needs and ensure their satisfaction.Meet or exceed hotel guest satisfaction...

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    5 mesi fa

    Milano, Italia HUNTERS GROUP A tempo pieno

    Il nostro cliente, studio professionale, in un’ottica di potenziamento della propria struttura ci ha incaricato di ricercare un/una: Office Manager **Posizione**: - Gestione di uno studio professionale: agende, controllo avanzamento lavori, etc; - Funzioni base di segreteria; - Gestione documentazione técnica; - Controllo attività. **Requisiti**: -...

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    3 settimane fa

    Milano, Italia Pharma Point Srl A tempo pieno

    Per conto di una società leader nella ideazione, sviluppo e commercializzazione di metodi di ripresa video in ambito medico chirurgico e nel settore della formazione medico-scientifica, in un'ottica di sviluppo ricerchiamo un*OFFICE MANAGERLa risorsa avrà la responsabilità di garantire il funzionamento e l'efficace organizzazione di tutte le attività a...

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    Milano, Italia BEAR Project Management A tempo pieno

    Siamo alla ricerca di un Executive Assistant & Office Manager altamente organizzato e proattivo per gestire le attività quotidiane del nostro ufficio. La risorsa si occuperà di coordinare le operazioni amministrative, supervisionare il personale di supporto, gestire la corrispondenza e le forniture, oltre a garantire un ambiente di lavoro efficiente e...

  • Office Manager

    5 mesi fa

    Milano, Italia AXL Spa - Agenzia per il lavoro A tempo pieno

    AxL SpA-Business Unit di Milano, per una società operante nel settore cosmetico un/una: OFFICE MANAGER La risorsa si occuperà delle seguenti attività: - Ritiro pacchi e corrispondenza; - Accoglienza ospiti; - Prenotazione viaggi e pernottamenti; - Compilazione Verbali di Consegna; - Apertura e chiusura ufficio; L'offerta prevede un’assunzione diretta...

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    4 settimane fa

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    3 settimane fa

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  • Assistant Office Manager

    3 settimane fa

    Milano, Italia Hays A tempo pieno

    La tua nuova azienda Per importante fondo di investimento in centro a Milano stiamo ricercando una assistant office manager.Il tuo nuovo ruolo Lavorando con la office manager, ti occuperai di:Gestire e coordinare tutte le attività inerenti al Front office;Garantire l'efficienza operativa dell'ufficio, ottimizzando i processi di accoglienza e prenotazione...

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    Milano, Lombardia, Italia Akrion Technologies Inc. A tempo pieno

    Job Summary:Akrion Technologies Inc. is seeking a highly organized and proactive Office Manager to oversee the daily operations of our Milan office. The ideal candidate will be responsible for bookkeeping, administrative management, and acting as a liaison between our Italian subsidiary and the parent company's finance, administration, and HR departments.Key...

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    2 mesi fa

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    Settore - Administration DepartmentCittà - MilanStato/Provincia - MilanoPaese - ItalyCAP - 20154**Descrizione lavoro**: EDI is looking for **Office Manager** to join for our creative team. The Office Manager is responsible for overseeing and organizing all space management activities, services, and relationships with both internal clients (EDI’s People)...