Office Assistant

2 mesi fa

Milano, Italia Medpace, Inc. A tempo pieno

Job Summary:
Our corporate activities are growing rapidly, and we are currently seeking a full-time
**Office Assistant** to support our team at our office in Milan. This position will work cross-functionally to accomplish tasks and projects that are instrumental to the company’s success. If you want an exciting career where you use your previous expertise and can develop and grow your career even further, then this is the opportunity for you.

Responsibilities:

- Under general supervision, provides support for local office administration and reception desk;
- Use internal facilities management software to manage planned and reactive maintenance tasks;
- Under direction of the Finance function, may support local invoice flow; receiving and managing all the coming invoices using internal finance/invoice management systems;- Greets visitors and controlls the booking meeting rooms, assisting with the coordination of the meetings or other events;
- Coordinate administrative services including mail distribution, shipping and receiving, supply inventory, and front line office support including reception;
- Coordinate administration of building property, apartments, and company vehicles;
- Submit office expense invoices within allocated budget, escalating approval when necessary;
- Develop and maintain strong relationships with service vendors and landlords to ensure efficient maintenance of building and grounds;
- Under supervision, responsible for coordination of all health and safety procedures for a local office;
- Under direction of IT function coordinate management of office telephony needs, including mobile phones and printing services;
- Provide reporting and information for country budget planning for facilities-related costs;
- Develop understanding of appropriate Standard Operating Procedures (SOPs) and policies.
- May be responsible for other projects and responsibilities as assigned.

Qualifications:

- Associate's Degree or equivalent or at least 2 years of experience in administrative services/office management;
- Basic knowledge in office management, Health and Safety, Risk Assessments and emergency procedures required;
- Knowledge of MS Word, Excel, and PowerPoint;
- Strong communication skills (both written and verbal); and
- Excellent organizational and prioritization skills with a high attention to detail.

Interested? Please submit your CV in English.

Medpace Overview:
Medpace is a full-service clinical contract research organization (CRO). We provide Phase I-IV clinical development services to the biotechnology, pharmaceutical and medical device industries. Our mission is to accelerate the global development of safe and effective medical therapeutics through its scientific and disciplined approach. We leverage local regulatory and therapeutic expertise across all major areas including oncology, cardiology, metabolic disease, endocrinology, central nervous system, anti-viral and anti-infective. Headquartered in Cincinnati, Ohio, employing more than 5,000 people across 40+ countries.

Why Medpace?:
When you join Medpace, you become part of a team dedicated to supporting the development of ground-breaking drugs and devices. Our employees provide hope for those living with debilitating diseases. We invite you to be a part of something that is impacting millions of people around the globe while enjoying a competitive total compensation and benefits package and internal growth opportunities.

**Awards**:

- Medpace historically named a Top Cincinnati Workplace by the Cincinnati Enquirer
- Recognized by Forbes as one of America's Best Mid-size Companies in 2021
- Medpace ranks amongst top CROs for site ratings across all 10 important attributes including CRA training, preparation & organization, accessibility of staff, open communication, and ensuring timely drug availability
- Continually recognized with CRO Leadership Awards from Life Science Leader magazine based on expertise, quality, capabilities, reliability, and compatibility
- Ranked in the top 10 on the 2021 LinkedIn Top Companies list in Cincinnati

**What to Expect Next**:
A member of our recruitment team will review your qualifications and, if interested, you will be contacted for an interview.

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Compu Group Medical Italia S.p.A A tempo pieno

    CompuGroup Medical Italia Group (CGM Italia Group) è parte di CompuGroup Medical SE, multinazionale di sanità elettronica, leader a livello mondiale. In Italia fornisce soluzioni software e servizi per i medici delle cure primarie, le farmacie, i dentisti e i medici specialisti, oltre che per amministrazioni pubbliche e pazienti. La maggiore distribuzione...

  • Office and Guests Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Coima SGR spa A tempo pieno

    COIMA SGR è una società indipendente leader nella gestione patrimoniale di fondi di investimento immobiliari per conto di investitori istituzionali italiani e internazionali. **Office and guests assistant**: Siamo attualmente alla ricerca di una figura di Office and guests assistant per ampliare il nostro team di Office Management. Con la supervisione e...

  • Office Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Studio Dottori Commercialisti Milano Opportunità per figure di Office Assistant Il nostro clienteImportante Studio Dottori Commercialisti.Ruolo Accoglienza ospiti; Gestione del centralino; Gestione della posta cartacea ed elettronica (mail, pec); Evasione pratiche Registro Imprese, Agenzia delle Entrate, trasmissione telematica e gestione libri societari;...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Realize Networks srl A tempo pieno

    Ti piacerebbe diventare un #REALIZER? Stiamo cercando un office Assistant da inserire in agenzia. **Nello specifico la risorsa si occuperà**: dell'accoglienza clienti gestione delle sale riunioni e spazi comuni organizzazione e controllo agenda piccole commissioni esterne contatto con IT I nostri #realizer sono persone appassionate, creative, proattive,...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Studio Dottori Commercialisti Milano Opportunità per figure di Office Assistant Il nostro clienteImportante Studio Dottori Commercialisti.Ruolo Accoglienza ospiti; Gestione del centralino; Gestione della posta cartacea ed elettronica (mail, pec); Evasione pratiche Registro Imprese, Agenzia delle Entrate, trasmissione telematica e gestione libri...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Seltis Hub S.r.l. A tempo pieno

    **Seltis Management Search** ricerca per una realtà consulenziale un **OFFICE ASSISTANT** **Posizione**: A diretto supporto dei manager si occuperà di: - Accoglienza - Attività di receptionist - Allestimento sale riunioni - Gestione agende - Organizzazione trasferte (prenotazioni trasporti, hotel, ristoranti, etc.) - Gestione operativa fornitori -...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Venchi A tempo pieno

    We are looking for an experiencedExecutive Assistant & Office Managerto oversee office management at Venchi's headquarters in Milan. In this role, you will provide essential support to our CEO and management team, ensuring smooth daily operations and efficient coordination of tasks.Key responsibilitiesPersonal Assistant to the CEO: act as a trusted confidant...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Venchi A tempo pieno

    We are looking for an experienced Executive Assistant & Office Manager to oversee office management at Venchi's headquarters in Milan. In this role, you will provide essential support to our CEO and management team, ensuring smooth daily operations and efficient coordination of tasks.Key responsibilitiesPersonal Assistant to the CEO: act as a trusted...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Milano, Italia Praxi A tempo pieno

    **OFFICE MANAGER - PERSONAL ASSISTANT**: *** - Our client is a leading international organization in the supply chain business.**Area funzionale**: - Facility & Property Management / Global ServicesSegreteria / Staff/Traduzioni e interpretariato**Settore**: - Logistica -Trasporti - Spedizioni**Data pubblicazione**: - 30/03/2023**Sede**: - MILANO**Codice...

  • Office Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia Digi Mobil A tempo pieno

    DIGIMOBIL, multinazionale attiva nel settore delle telecomunicazioni, in particolare nella telefonia mobile internazionale, è alla ricerca di un/a Office Assistant da inserire nell’organico presso gli uffici di Milano (zona Bisceglie/Lorenteggio). La risorsa riporterà direttamente all’Amministratore Delegato e si occuperà principalmente delle...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia E.S.A. engineering A tempo pieno

    Spirit of collaboration, enhancement of individual skills and multidisciplinarity are our values. The combined skills and personality of our professionals allows us to create innovative and customized solutions for our clients. More than 90% of our employees have a degree and it is their acquired experience that plays the most important role in the...

  • Office Assistant

    2 mesi fa

    Milano, Italia GIGROUP A tempo pieno

    Per azienda che opera nel settore Fashion & Luxury ricerchiamo per la sede di Milano una figura che supporti il management nelle attività di Back office e Front Office Office Assistant Fashion & Luxury La figura ricercata dovrà aver maturato esperienza pregressa in ruolo analogo, preferibilmente in aziende strutturate del settore...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia INplacement Srl A tempo pieno

    Per importante boutique, che si occupa di consulenza ad aziende clienti, siamo alla ricerca di un/una Office Assistant; **Mansioni** - Accoglienza e registrazione clienti e attività di receptionist; - Gestione agende e organizzazione trasferte (prenotazioni trasporti, hotel, ristoranti, etc.) - Gestione delle banche dati, dei fornitori,...

  • Front And Office Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Importante società di Private Equity Ottima opportunità per profili junior con breve esperienza segretariale Il nostro clienteStiamo cercando una figura di Front & Office Assistant per potenziare il supporto fornito al team di professionisti.RuoloLa persona prescelta, inserita a riporto dell'attuale Office Manager & Executive Assistant, si occuperà di:...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia IHC -Italian Hospitality Collection Spa A tempo pieno

    Italian Hospitality Collection S.p.A. is a world-class hotel, resort and spa brand that boasts some of the most beautiful properties in Italy and offers rich, authentic experiences for passionate travellers seeking a true Italian lifestyle. With stunning properties in Tuscany, Sardinia and the Italian Alps, the destinations offer their guests the perfect...

  • Front and Office Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Importante società di Private Equity Ottima opportunità per profili junior con breve esperienza segretariale Il nostro clienteStiamo cercando una figura di Front & Office Assistant per potenziare il supporto fornito al team di professionisti.RuoloLa persona prescelta, inserita a riporto dell'attuale Office Manager & Executive Assistant, si occuperà...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Adecco Italia Spa ricerca per azienda cliente operante nel settore energetico, la seguente figura: Office Assistant La figura ricercata svolgerà le seguenti mansioni: - attività di Office Management relativamente all'organizzazione/gestione degli uffici, spazi, servizi, contatti con i fornitori, approvvigionamenti. - supporto ad attività amministrative...

  • Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia EIMA International A tempo pieno

    **EIM ITALIA S.R.L.** In collaborazione e a supporto dell’attuale Office Manager, **l'Office Assistan**t si occupa di supervisionare e organizzare tutte le attività segretariali e amministrative in modo da facilitare le differenti attività quotidiane dell’ufficio. **JOB DESCRIPTION** - Gestione e filtro delle chiamate in entrata e in uscita -...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Milano, Italia A2A S.p.A. A tempo pieno

    **EXECUTIVE ASSISTANT - CEO OFFICE** La risorsa verrà inserita nella Holding del Gruppo e, operando in team a supporto della Responsabile di Staff, con la quale si relazionerà, si occuperà di gestire autonomamente una serie di attività, tra le quali: Principali attività: - Gestione agenda - Gestione dei flussi di comunicazione (telefonate, posta) e...

  • Junior Office Assistant

    1 mese fa

    Milano, Italia GIGROUP A tempo pieno

    Sei alla ricerca di un contesto nuovo e stimolante? Ti piace comunicare con le persone e lavorare per obiettivi? Per innovativa scale up svedese che opera nel settore energy-tech e che ha sviluppato un modello disruptive per la costituzione di aziende ad impatto da zero, proponiamo un’opportunità unica: JUNIOR OFFICE ASSISTANT **La risorsa si occuperà,...