coordinator & executive assistant | part-time

Per
MyPlant & Garden,
la più importante fiera professionale dell'orto-florovivaismo, del garden e del paesaggio in Italia
,
organizzata da
V Group
parte di
Italian Exhibition Group S.p.A
., siamo alla ricerca di un/a
COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT
da inserire negli uffici di Milano.

Il/la candidato/a avrà la possibilità di formarsi lavorando su eventi fieristici legati al comparto verde sotto il coordinamento dell'Exhibition Manager interagendo con le diverse funzioni.

La risorsa gestirà in autonomia le
funzioni operative e amministrative di back office
con particolare focus sulla gestione documentale, l'analisi contrattuale e il supporto alle relazioni esterne. Il ruolo include
attività finanziarie, di compliance
e di supporto
logistico/fieristico,
garantendo l'aderenza normativa e l'efficienza dei processi interni.

Aree Amministrative e Relazionali

• Gestione Relazioni Esterne:
  Curare i rapporti operativi con
  partner, clienti e fornitori
  , fungendo da punto di contatto chiave per le comunicazioni.
• Analisi Documentale:
  Analizzare e revisionare
  contratti, preventivi
  e documentazione commerciale, assicurandone la correttezza formale.
• Supporto Istituzionale:
  Preparare
  documenti istituzionali, lettere d'invito e richieste
  formali per enti esterni.
• Reporting:
  Redigere con precisione
  report, presentazioni e verbali
  di riunioni interne ed esterne.
• Gestione Pratiche:
  Compilare
  modulistiche, pratiche e processi burocratici
  (es. richieste, registrazioni, ecc.).
• Supporto Bandi:
  Preparare i
  documenti per le firme
  da rilasciare alle aziende che partecipano a bandi o gare.
• Archiviazione e Ricerca:
  Creare, organizzare e gestire l'
  archiviazione documentale
  (digitale e cartacea).
• Data Management:
  Svolgere
  ricerche e analisi
  , occupandosi dell'
  inserimento dati
  e della gestione delle
  banche dati
  aziendali.

Aree Finanziarie, Legali e di Compliance

• Controllo Finanziario:
  Monitorare e controllare il
  budget
  aziendale e verificare l'
  avanzamento dei pagamenti
  .
• Documentazione Contabile:
  Redigere e supportare la stesura di
  documenti di tipo contabile e finanziario
  .
• Gestione Privacy (GDPR):
  Gestire la
  documentazione privacy
  , inviare le informative ai fornitori ed eseguire l'
  adeguamento privacy contrattuali e delle liberatorie
  di collaboratori e partner.
• Compliance Normativa:
  Esercitare il
  controllo delle normative
  e dimostrare capacità di
  lettura e comprensione di documenti legali
  .
• Legislazione Specifiche:
  Monitorare la
  legislazione relativa all'impiego e alla sicurezza sul lavoro
  .
• Supporto Operativo:
  Inserire gli
  ordini
  nei sistemi gestionali aziendali e curarne l'archiviazione.
• Sistemi IT:
  Gestire e supportare i
  sistemi aziendali informatici e digitali
  .
• Supporto Commerciale:
  Fornire
  aiuto back office
  al team commerciale per le necessità amministrative e gestionali.

Attività Logistiche e Fieristiche

• Certificazioni Fieristiche:
  Svolgere attività di supporto documentale, incluse la
  stesura e l'estrazione di dati e file
  per il certificatore fieristico (ad esempio, per
  statistiche merceologiche e geografiche, catalogo, assegnazione parcheggi e SIC - Sistema Invito Clientela
  ).
• Logistica:
  Organizzare
  viaggi, trasferte, spostamenti e prenotazioni
  per il personale e i collaboratori.

Requisiti Necessari

• Formazione:
  Diploma o Laurea (preferibilmente in discipline Economiche, Giuridiche o Linguistiche).
• Esperienza:
  Solida esperienza in ruoli di Back Office, Amministrazione o Segreteria con focus sulla gestione documentale e contrattuale.
• Competenze Tecniche:
  Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint), esperienza nell'uso di sistemi gestionali (ERP) e dimestichezza con la gestione di banche dati.
• Competenze Giuridiche:
  Familiarità con le norme sulla
  Privacy (GDPR)
  e capacità di interpretazione di documenti contrattuali e normativi (sicurezza sul lavoro, impiego).

Soft Skills

• Organizzazione e Precisione:
  Eccellente attenzione ai dettagli e capacità di gestione di scadenze e priorità complesse.
• Proattività:
  Capacità di lavorare in autonomia e di gestire l'escalation di problemi.
• Comunicazione:
  Ottime doti interpersonali per la gestione di clienti, partner e fornitori.

Il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto del Regolamento UE Privacy, 679/2016, GDPR. Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.