Executive Assistant

4 settimane fa

Rivalta di Torino, Italia GE Aviation A tempo pieno

**Job Description Summary**: At Avio Aero, a GE Aviation Business unit, we’ve been reimagining the power of flight for more than 100 years. We are specialized in the design, production and maintenance of components and systems for both the civil and military aviation.

The primary responsibility of this role will be to develop and manage department archive and preparation of standard documents leveraging templates, while ensuring the smooth and efficient administrative support to the General Counsel, the legal team, and to the Chief Compliance Officer. In this role you will follow an individual work plan, and resolve issues through immediate action or short-term planning. It is an exciting opportunity for someone who is self-motivated and comfortable using technology and operating at senior levels in an organization.

**Essential Responsibilities**:

- Develop and manage department documents archive
- Prepare standard documents (e.g., Power of Attorneys, minutes of meetings, etc.) and letters leveraging existing templates or precedents
- Preparing and sending agendas and ancillary preparation documents for Board Meetings and _Organismo di Vigilanza_
- Collecting internal information to complete questionnaires for public funding submissions and participation to tenders and complete standard documents to be brought to signature
- Collecting signature for tender documents, minutes and any other document
- Support the legal and compliance functions as needed, including participating in meetings and collecting documents and information, preparing written summaries, and creating and editing powerpoint and excel.
- Assist the legal team in managing budget and case reporting activities and in providing administrative and organizational support
- Proactively engage on and see projects through to successful completion within strict deadlines
Plan, schedule, and arrange business meetings and travel itineraries
- Prepare and reconcile expense accounts
- Process T&L expenses in accordance with GE guidelines and assist in managing expense accounts and budgets
- Coordinate onsite and offsite business meeting and events
- Providing administrative and organizational support including but not limited to: booking travel and managing expenses; agenda and meeting management; organize all team and associated employee events and meetings; raising and receiving purchases orders; assist with passport and visa requirements

**Qualifications/Requirements**:

- Bachelor's degree or Diploma with administrative experience in a corporate environment, preferably supporting executives
- Ability to maintain high level of integrity and confidentiality
- Ability to work autonomously and propose different solutions outside of set parameters to address more complicated, day-to-day problems
- Ability to prioritize information for data analysis and analytical thinking
- Strong verbal and written communication skills and ability to draft clear and concise communications in English and Italian
- Excellent interpersonal skills, leadership skills and teamwork
- Proficient in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, and Power Point), Adobe Acrobat and Social Media web platforms
- Work Visa, in accordance with local regulation, is required

**Desired Characteristics**:

- Established project management skills
- Strong organizational skills and exceptional attention to detail and accuracy
- Ability to perform under pressure and against tight deadlines
- Knowledge of GE policies / procedures
- Proactively identifies and removes project obstacles or barriers on behalf of the team
- Understand key cross-functional concepts that impact the organization

**What we offer**

**Smart working and work life-balance**

Avio Aero, when possible, promotes remote work and encourages a good, healthy and satisfying work-life balance. We value our employees’ wellbeing; hence we offer a variety of improvement programs aimed to preserve anyone’s psychological safety and daily needs.

**Total Rewards**

At Avio Aero, we understand the importance of Total Rewards. As a new joiner to Avio Aero we are pleased to offer the following welcome benefit plan:

- Performance related bonuses and local bonus scheme
- Flexible benefits platform
- GE Aviation share plan
- Life and injury insurance
- Private medical cover
- Employee assistant program
- Employee special awards (service and recognition)
- Local special agreements and discounts
- English and languages training for you and one member of your family
- Technical, Leadership and development trainings

**Inclusion & Diversity**

Avio Aero is proud to be an Equal Opportunity Employer and we are strongly committed to maintain an inclusive and diverse environment. Every employment decision is taken regardless to national or ethnic origin, religion, sexual orientation, gender identity or expression, age, disability, etc.

**Additional Information**:
**Relocation Assistance Provided**:No

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Rivalta di Torino, Italia GE Aviation A tempo pieno

    **Job Description Summary**: Reporting directly to CEO, the Executive Assistant works as an extension of the CEO by owing with full delegation all the administrative tasks relevant to function. The Executive Assistant owns the CEO agenda by filtering and prioritizing activities, owns internal and external relationships with other executive’s offices, owns...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Rivalta di Torino, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per conto di azienda multinazionale del settore aeronautico sita a Rivalta di Torino, Adecco Onsite Pinerolo è alla ricerca di un EXECUTIVE ASSISTANT. La risorsa riporterà direttamente al CEO e lavorerà come un'estensione dello stesso nell’esecuzione dei compiti amministrativi rilevanti per la funzione. Mansioni principali: - Fornire supporto...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Torino, Italia Dikton S.r.l. A tempo pieno

    Il nostro Cliente è una realtà aziendale imprenditoriale in forte espansione a livello nazionale - a costante contatto con Partner e Premium Brand internazionali operante nel settore del Retail e Food. Nell’ottica di sviluppo del proprio Team, ci ha incaricati di ricercare un / una Executive Assistant. **Posizione**: La risorsa, con diretto riporto alla...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Rivalta di Torino, Italia Abile job A tempo pieno

    Multinazionale leader nella progettazione, manutenzione e produzione di componenti e sistemi aeronautici civili e militari, ricerca una risorsa in qualità di** ASSISTENTE DIREZIONE, appartenente alle categorie protette (L.68/99).** **Posizione**: Riportando direttamente al CEO, l' Executive Assistant gestisce l'agenda del CEO del dipartimento Ingegneria,...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Torino, Italia Tailor&Fox Srl A tempo pieno

    La società nostra Cliente, **società italiana con più di 100 anni di storia**, impegnata nella produzione e nella vendita di **oggettistica di lusso**, in Italia e nel Mondo, al fine di potenziare l’area strategica e gestionale dell’Azienda, ci ha incaricato di ricercare il seguente profilo: **EXECUTIVE ASSISTANT** **Posizione**: La / Il Candidata /...

  • Executive Assistant Junior Torino Categorie

    1 mese fa

    Torino, Italia Manpower A tempo pieno

    **Executive Assistant Junior Torino Categorie Protette L. 68/99 Art. 1**: - Codice annuncio: 704937- - Data di pubblicazione: 26 febbraio 2024- - Tipologia di assunzione: Assunzione Diretta- - Industria: automotive- - Validità annuncio fino a : 26 agosto 2024- - Posizioni ricercate : 1- - Da Remoto: No- - Full-time/Part-time: Full time -...

  • Executive Assistant Torino Categoria Protetta

    1 mese fa

    Torino, Italia Manpower A tempo pieno

    **EXECUTIVE ASSISTANT TORINO CATEGORIA PROTETTA L.68/99 ART.1**: - Codice annuncio: 717350- - Data di pubblicazione: 26 marzo 2024- - Tipologia di assunzione: Assunzione Diretta- - Industria: automotive- - Validità annuncio fino a : 22 settembre 2024- - Posizioni ricercate : 1- - Da Remoto: No- - Full-time/Part-time: Full time - **:**Descrizione** Per...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Provincia di Roma, Lazio, Italia Italo - Nuovo Trasporto Viaggiatori spa A tempo pieno

    La risorsa sarà inserita a supporto del Top Management Aziendale. **Principali attività**: Accoglienza e ricevimento ospiti; Gestione completa dell’agenda del Chief; Organizzazione riunioni, viaggi, trasferte e note spese; Gestione e smistamento/ archiviazione della corrispondenza in ingresso e uscita dalla Direzione; Gestione dell’archivio della...

  • Back Office

    1 mese fa

    Provincia di Monza e della Brianza, Lombardia, Italia Essentia Beauty A tempo pieno

    Siamo un’azienda che opera nel settore Cosmetico da oltre 25 anni assistendo i nostri clienti nello sviluppo step by step, dall’ideazione alla consegna, del prodotto finito. Ricerchiamo una figura da inserire nel nostro Team in qualità di **Executive & Buying Assistant.** BACK OFFICE & EXECUTIVE ASSISTANT - coordinamento delle attività...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Torino, Italia Dikton S.r.l. A tempo pieno

    Il nostro cliente è un importante ente no profit dedicato allo sviluppo e alla promozione della città di Torino e della Regione Piemonte. Nell’ottica di sviluppo del proprio Team, ci ha incaricati di ricercare un / una Executive Assistant. **Posizione**: La risorsa, con diretto riporto alla Direzione, avrà le seguenti responsabilità: - Gestire...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Torino, Italia GE Vernova A tempo pieno

    **Job Description Summary**: **PLEASE NOTE: Location: Remote/Flexible. Global applicants encouraged to apply.** **Role Summary/Purpose** As an Executive Admin you will support one or more Executives and independently complete assigned non-routine tasks in a timely manner working in a team environment. The level of support requires a good understanding of...

  • Executive Assistant Torino Categorie Protette L

    2 mesi fa

    Torino, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Per azienda leader settore produzione ricerchiamo a Torino un/una Executive Assistant appartenente alle Categorie Protette L. 68/99 art. 1. La risorsa sarà immediatamente inserita all'interno dell'organico aziendale nella mansione e nel ruolo precedentemente indicati. Sono richiesti i seguenti requisiti: - Appartenenza a Categorie Protette L.68/99 Art....

  • Executive Assistant/Segretaria di Direzione

    1 mese fa

    Provincia di Reggio nell'Emilia, Italia Bininipartners A tempo pieno

    Executive Assistant/Segretaria di Direzione Location: Reggio Emilia Le mansioni che saranno affidate alla Segretaria di Direzione sono – Smistamento della posta e delle telefonate – Gestione degli ordini – L’archiviazione pratiche – La gestione dell’agenda del Presidente e la prenotazione di trasferte lavorative. Per ricoprire tale posizione...

  • Executive Assistant Torino Categorie Protette

    2 mesi fa

    Torino, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Per prestigiosa azienda settore produzione ricerchiamo nei pressi di Torino un/una Executive Assistant appartenente alle Categorie Protette L. 68/99 Art. 1. La risorsa sarà immediatamente inserita all'interno del contesto aziendale Sono richiesti i seguenti requisiti: - Appartenenza a Categorie Protette L.68/99 Art. 1 - Domicilio a Torino o zone...

  • Executive Administrative Assistant

    1 mese fa

    Provincia di Genova, Liguria, Italia One Federal Solution Corp A tempo pieno

    **Executive Administrative Assistant** One Federal Solution is looking for an experienced Executive Administrative Assistant with at least 5+ years of experience based in Sigonella, Italy for a federal government client. This role is a great opportunity for those wanting to seek growth and government related exposure! **Duties and Responsibilities Include...

  • Executive Assistant Torino Categoria Protetta

    1 mese fa

    Torino, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Per prestigiosa azienda settore produzione ricerchiamo nei pressi di Torino un/una Executive Assistant appartenente alle Categorie Protette L. 68/99 Art. 1. La risorsa sarà immediatamente inserita all'interno del contesto aziendale e si occuperà di servizi generali e rapporto con dipendenti azienda e fornitori/clienti. Sono richiesti i seguenti...

  • Categorie Protette

    1 mese fa

    Provincia di Milano, Lombardia, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Categorie Protette - Executive Assistant - INGLESE FLUENTE (MACIACHINI) - Multinazionale leader nel settore assicurativo **Azienda**: Multinazionale leader nel settore assicurativo Le principali responsabilità: - Seguire l'agenda lavorativa del Direttore Esecutivo; - Gestione delle trasferte; - Gestione dell'agenda e degli appuntamenti; - Partecipazione...

  • Executive Assistant Cra

    1 mese fa

    Torino, Italia Carlo Ratti Associati A tempo pieno

    **About us** Carlo Ratti Associati, founded by the MIT Professor Carlo Ratti, is an innovative design firm based in Turin, Italy and New York, US. Specializing in merging technology with architecture, the company creates interactive and sustainable environments. Some upcoming projects include the curation of the 2025 Biennale di Venezia, and designing the...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Torino, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Azienda: Azienda del settore Aerospace Descrizione: Manpower Business Professional, la specializzazione del Gruppo dedicata ai profili operanti nelle aree professionali Finance, Controlling, HR&Legal, Administration, per nota azienda del settore Aerospace, ricerca e seleziona: **Assistente di Direzione** La figura riporterà direttamente al CEO,...

  • Executive Assistant Junior Torino Categorie Protette L. 68/99 Art. 1

    1 mese fa

    Torino, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Per prestigiosa azienda settore produzione ricerchiamo nei pressi di Torino un/una Executive Assistant appartenente alle Categorie Protette L. 68/99 Art. 1. La risorsa sar immediatamente inserita all'interno del contesto aziendale Sono richiesti i seguenti requisiti: Appartenenza a Categorie Protette L.68/99 Art. 1 Domicilio a Torino o zone limitrofe....