Executive Assistant

2 settimane fa

Roma, Italia Still I Rise - NGO A tempo pieno

**EXECUTIVE ASSISTANT (Remote)**
- **Area**: Administration
- **Location**: Remote
- **Supervisor**: CEO
- **Contract**: Fixed term (with possibility of extension)
- **Status**: Full-Time
- **Compensation**: Based on Experience
- Contract Terms & Salary compensations will vary and be defined on the basis of local employment rates in accordance with the position grade and experience._

**Job description**

**Key Responsibilities**
- Supervising and handling of communication inboxes as required, drafting and editing correspondence that is often sensitive and confidential, analyzing and reading incoming memos, submissions and distributing them as necessary, replying appropriately
- Supporting Executives in the management of incoming queries
- Research and prepare select reports and material
- Perform other related duties as requested or responsibilities dictate
- Ensuring that the Executive Team can work smoothly and meet set deadlines according to the organization's work objectives on a regular basis
- Providing administrative support to high ranking executives like CEO, and members of the Executive Team
- Scheduling and coordinating meetings, invitations, arranging appointments, managing the CEO and Executive Team’s schedules and calendars in a timely and appropriate manner
- Confirm that attendees will be present and complete preparatory work, such as agendas and committee reports
- Ensuring items and tasks are effectively delegated, reprioritized, or addressed, navigating conflicting demands and time pressure
- Attend select meetings, take notes, capture action items, and ensure follow through.
- Handle select matters expeditiously and proactively; follow-through to successful completion
- Serving as a liaison to the Executive Team and other Directors when required
- Track CEO commitments, goals, projects, tasks and deadlines
- Organizing and coordinating executive outreach and external relations efforts
- Make travel arrangements whenever necessary, providing relevant and technical support in coordination with the Finance, Planning and Control Director
- Travel booking and handling of visa/passport procedures based on understanding of leadership's availability and obligations
- Prepare and file important documents
- Oversee the required administrative tasks and spearhead individual projects within the organization when requested
- Anticipate and address problems with a strong proactive approach
- Perform other ad hoc essential tasks as necessary

**Essential Skills & Requirements**
- Bachelor's in Business Administration or related fields
- Excellent computer knowledge and familiarity with Office operating systems, in particular Excel, along with Slacks; Google Drive, Mail, and Calendars features
- Knowledge of resource management systems, archives and databases for information
- Excellent knowledge of the English language (B2/C1) both spoken and written
- Working knowledge of the Italian language (B2/C1) both spoken and written
- Excellent proactive skills
- Outstanding time management and organizational skills
- Strong operational attitude, responsiveness, and propensity to achieve objectives
- Ability to work independently, within pressure situations and with tight deadlines
- Accuracy, attention to detail, with excellent management of responsibilities
- Ability to work on several projects simultaneously, distinguishing priorities
- Ability to synthesize large amounts of information, communicating it clearly and effectively, both orally and in writing
- Enthusiasm for teamwork and ability to develop effective and positive relationships with colleagues, including those from different cultures and approaches

**Desired Skills & Requirements**
- Working proficiency, both spoken and written of one other language between French, Spanish, and Arabic
- Passion for and familiarity with the nonprofit sector and our mission
- Proven ability to use outstanding interpersonal and communication skills to build strong relationships with executives, in a friendly and professional way
- Strong research skills
- Strong work tenure: 3-5 years of experience supporting C-Level Executives

**HOW TO APPLY**:

- At Still I Rise, we celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees. We thrive on it for the benefit of our programs, our mission, and our community._

**________________________________________________**

**Salary**: From €1,200.00 per month

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia W EXECUTIVE S.R.L. A tempo pieno

    For our important Client we're looking for an Executive Assistant to assist the Chief Commercial and Brand Officer and deal with the secretarial management of the Revenue Department. **Posizione**: - Support all the CCO activities - Organisation and agenda management - Organisation of travels - Welcome customers and guests - Organization of meetings -...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia Chaberton Italia srl A tempo pieno

    **Chaberton Professionals**, divisione di Chaberton Partners dedicata alla ricerca e selezione di profili di Middle Management, è attualmente alla ricerca per una realtà cliente, di un/una **Executive Assistant al CEO.** **Attività**: - Coordinamento della Segreteria; - Supporto all'Amministratore Delegato nelle attività di back office; - Gestione...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia Associazione Nazionale A tempo pieno

    Un'**importante organizzazione**, specializzata nelle pubbliche relazioni e nelle nuove tecnologie in fase di espansione, è alla ricerca di una **Executive Assistant** con delega alla Segreteria Generale nella sede di Roma. Si richiede che la risorsa abbia: - un titolo di studio universitario; - capacità di problem solving e multi tasking; - una buona...

  • executive assistant

    4 giorni fa

    Roma, Lazio, Italia Etjca SpA Roma Nomentana A tempo pieno

    Il nostro cliente è una multinazionale del settore energia che ci ha incaricati di selezionare: EXECUTIVE ASSISTANT Descrizione e Caratteristiche della Posizione: La risorsa selezionata sarà a stretto contatto con il management della Società a cui fornirà supporto per l'organizzazione delle agende e interagirà con le altre strutture/Direzioni. Ruolo e...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia Humanagest S.p.A A tempo pieno

    Per importante azienda cliente operante nel settore sanitario, ricerchiamo la figura di un/a Executive Assistant. La figura sarà inserita a diretto riporto dell’AD e si occuperà principalmente delle seguenti attività: - Gestione dell'agenda elettronica; - Organizzazione eventi istituzionali; - Ricevimento ospiti ed organizzazione della sala...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia BayWa r.e. A tempo pieno

    **Executive Assistant**: - The renewables sector offers unparalleled opportunities for both professional development and the chance to make an active contribution to sustaining our natural environment. BayWa r.e. is a subsidiary of BayWa AG Group, a public listed company and part of Germany’s S-Dax. BayWa r.e. offers fascinating roles with great prospects...

  • Executive Assistant

    7 giorni fa

    Roma, Italia Bird & Bird A tempo pieno

    **Role** Support Functions **Expertise** Support - Business Support **Job Location** Rome **Description Lo Studio è alla ricerca di un/a **Executive Assistant** per la sede di Roma. La risorsa assisterà i soci dei dipartimenti di Administrative & Regulatory ed Energy & Infrastructure e sarà punto di riferimento per i professionisti dei loro team. Il...

  • Assistant Executive Housekeeper

    7 giorni fa

    Roma, Italia Time To Host A tempo pieno

    L'Assistant Executive Housekeeper a Partita IVA è una figura fondamentale per garantire che il processo di lavoro sia corretto e che gli interventi di Housekeeping siano un successo! Per la città di Roma, questa figura avrà il compito di pulire gli appartamenti, camere, aree comuni di case vacanze, appartamenti in affitto breve e B&B che le verranno...

  • Executive Assistant Alta Direzione

    2 settimane fa

    Roma, Italia Acea Energia Spa A tempo pieno

    Premi Tab per spostarti e passare al collegamento contenuto Seleziona la frequenza (in giorni) di ricezione di un avviso: Acea è una Multiutilities che ha come mission quella di migliorare ogni giorno la vita dei cittadini offrendo servizi essenziali di alta qualità per la vita quotidiana delle persone – acqua, energia, illuminazione e trattamento...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia YellowSquare A tempo pieno

    We are looking for an Executive Assistant to support the HR & Legal Department of YellowSquare Italia. YellowSquare is a leader in the hospitality sector and hostels located in Rome, Milan and Florence. YellowSquare is a growing company with new openings in many of the major Italian cities. We strongly believe in the balance between work and private life...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia OpportunityJob A tempo pieno

    OpportunityJob, società di ricerca e selezione del personale, ricerca per importante azienda leader nel settore tecnologico un/una **EXECUTIVE ASSISTANT** **Posizione**: La risorsa ricercata sarà inserita all'interno di un team dinamico e giovane e si occuperà di: - Gestione e organizzazione di viaggi; - Coordinamento dei flussi di informazioni a più...

  • Junior Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia Humangest SpA A tempo pieno

    Humangest, Società specializzata nella Ricerca e Selezione del personale, ricerca per importante azienda cliente, la figura di un/a Executive Assistant. **Descrizione posizione** La figura sarà inserita a diretto riporto dell’AD e si occuperà principalmente delle seguenti attività: - Gestione dell'agenda elettronica; - Organizzazione eventi...

  • Executive Assistant

    1 mese fa

    Roma, Italia The Schneider Group A tempo pieno

    The Executive Assistant is responsible for providing personalized secretarial and administrative support in a well-organized and timely manner. The role will work on a one-to-one basis on a variety of tasks related to the Group CEO and Top Management’s working life and communication. MAIN RESPONSIBILITIES Act as the point of contact between the manager and...

  • Business Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia INTERMETA Srl A tempo pieno

    Società di agenzia che si occupa della vendita di materiali e apparecchiature nel Settore Oil & Gas/Power /Petrochemical, sta ricercando urgentemente una : Business Executive Assistant per potenziamento del ns. organico interno. La società è attualmente impegnata nel mercato italiano, messicano e spagnolo. Zona di lavoro Roma Eur (Eurosky). Retribuzione e...

  • Executive Business Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia INTERMETA srl A tempo pieno

    Società di agenzia che si occupa della vendita di materiali e apparecchiature nel Settore Oil & Gas/Power /Petrochemical, sta ricercando urgentemente una: Business Executive Assistant per potenziamento del ns. organico interno. La società è attualmente impegnata nel mercato italiano, messicano e spagnolo. Zona di lavoro Roma Eur (Eurosky). Retribuzione e...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia YellowSquare A tempo pieno

    We are looking for an Executive Assistant to support the HR & Legal Department of YellowSquare Italia. YellowSquare is a leader in the hospitality sector and hostels located in Rome, Milan and Florence. YellowSquare is a growing company with new openings in many of the major Italian cities. We strongly believe in the balance between work and private life...

  • Executive Assistant Studio Legale

    7 giorni fa

    Roma, Italia S&You A tempo pieno

    **S&you** brand internazionale dedicato al Professional Staffing e Ricerca e Selezione di personale qualificato e middle management, seleziona per un’azienda nostra cliente nel settore dei servizi alle imprese **Posizione**: **EXECUTIVE ASSISTANT STUDIO LEGALE ** La risorsa dotata di spiccate doti organizzative e relazionali si dovrà occupare di...

  • Front desk

    1 settimana fa

    Roma, Italia Ali S.p.A. A tempo pieno

    Ali Spa Agenzia per il lavoro filiale di Milano, sta selezionando per azienda cliente che si occupa di progettazione e produzione di dispositivi elettromedicali per applicazioni estetiche, una risorsa da inserire nel ruolo di Front Desk & Executive Assistant. La risorsa si occuperà di: Attività di back-office Gestione delle email e della posta cartacea in...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia Leonardo A tempo pieno

    Stiamo ricercando una figura di Executive Assistant da inserire all’interno della nostra sede di Roma. La persona si occuperà delle seguenti attività: Organizzazione di riunioni ed eventi, con conseguente prenotazione delle sale riunioni e predisposizione del necessario allo svolgimento del meeting; Prenotazione di viaggi di lavoro e...

  • Personal Assistant

    4 settimane fa

    Roma, Italia Easyhunters SRL A tempo pieno

    Per un nostro importante cliente, società internazionale presente in Italia nel settore energetico, stiamo cercando un **Personal Assistant**. La figura supporterà l'Amministratore Delegato nelle seguenti attività: **Attività**: - Gestione ed organizzazione dettagliata di riunioni, chiamate, conferenze e colloqui; - Predisposizione documentazione ad...