Executive Assistant

1 mese fa

Milan, Italia Eendigo A tempo pieno

Overview
We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to provide comprehensive support to our corporate and executive operations. This role involves a blend of corporate administrative responsibilities and direct assistance to the CEO, ensuring seamless coordination of tasks and processes across multiple functions.

Core Activities

Corporate Support
The Executive Assistant will play a pivotal role in supporting recruitment processes by liaising with recruitment agencies, publishing job postings on platforms such as LinkedIn, and shortlisting candidates. This includes managing pre-selection assessments, entering candidate information and evaluations into the company database, and maintaining an organized repository of candidate CVs. Additionally, the role involves scheduling interviews and updating recruitment agencies about progress and outcomes. For selected freelancers, the assistant will handle documentation such as engagement letters, NDAs, and codes of conduct, and will oversee the onboarding process.

In managing contracts and documents, the Executive Assistant will ensure that contract templates are updated and that the signature process for all agreements is completed accurately and in a timely manner.

The role also includes responsibilities in social media management, which involves uploading content to platforms such as LinkedIn and the company website, as well as coordinating the creation of content to maintain a consistent and professional online presence.

Executive Support
The Executive Assistant will directly support the CEO by organizing travel arrangements, managing schedules, and coordinating interactions with clients and providers. Occasionally, the role may require assisting the CEO with specific projects or topics, providing flexibility and adaptability to the dynamic nature of executive-level operations.

Ideal Candidate
The ideal candidate is detail-oriented, highly organized, and capable of managing multiple priorities simultaneously. Strong communication skills, discretion in handling confidential information, and proficiency in tools like Microsoft Office and online platforms are essential. A proactive approach and the ability to anticipate the needs of both the corporate and executive functions will be key to success in this role.

Requirements
The ideal candidate will possess the following qualifications and skills:

  • Proficiency in English, both written and spoken, to ensure clear communication with internal and external stakeholders.
  • Strong skills in Microsoft Office Suite, particularly Excel, Word, and PowerPoint.
  • Exceptional attention to detail, ensuring accuracy in documentation, scheduling, and correspondence.
  • Organizational prowess, with the ability to manage multiple tasks and prioritize effectively in a dynamic environment.
  • Strong interpersonal skills, with the ability to communicate and collaborate effectively with various teams and external partners.
  • Experience in managing confidential information with a high level of discretion and professionalism.
  • Familiarity with social media platforms such as LinkedIn and website management tools is a plus.

Working schedule

Full time Monday to Friday 9am -13h and 14h to 18h

Part time: Monday to Friday 9am -13h or 14h to 18h

Start date: immediate

Contract type: Long term Service provider (commitment to minimum 2 years)

This role is ideal for a self-motivated individual who thrives in a structured yet dynamic environment and enjoys contributing to the efficiency and success of a high-performing team.

  • Executive Assistant fluent in english

    4 settimane fa

    Milan, Italia Page Personnel A tempo pieno

    La Segreteria di Direzione è composta da sempre da 2 persone, compresa la figura che attualmente dobbiamo sostituire.Le Executive Assistant sono profili con esperienza, che collaborano fortemente tra l'altro, e che pur suddividendosi le mansioni, possono essere intercambiabili.Il mansionario è ampio e stimolante, abbbracciando ambiti che vanno...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Milan, Italia Tensive A tempo pieno

    Tensive is a biomedical company that is developing an innovative scaffold aiming to improve breast cancer patients’ quality of life, by offering a natural breast reconstruction.We are looking for an Executive Assistant to work closely with the Management and Finance team in supporting daily operations and the company’s financial activities. The...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Milan, Italia Oliver James Associates Ltd. A tempo pieno

    Per cliente di fama internazionale all'interno del mondo industriale, siamo alla ricerca di una figura di Executive Assistant da inserire a riporto del CEO.Le attività ad oggi da ricoprire sono:Gestione dell'agenda: Organizzare e pianificare appuntamenti, riunioni e conferenze per il team.Gestione della corrispondenza: Smistare e rispondere a e-mail,...

  • Executive Assistant

    2 giorni fa

    Milan, Italia Gi Group S.p.A A tempo pieno

    HiRevo Office Milano è la specializzazione di Gi Group, prima Multinazionale del Lavoro Italiana, dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito accounting, sales, marketing, HR, legal, purchasing and office management.Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per accompagnare i nostri candidati...

  • Executive and Project Assistant

    4 settimane fa

    Milan, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Desideriamo inserire all'interno di una delle Businett Unit più importanti della società, un/a Team Assistant che dia supporto sui progetti, occupandosi della revisione dei testi (in italiano), gestione documenti, archivio cartaceo e digitale e segreteria generale a supporto di un team di consulenti con agende dense di impegni e spostamenti di...

  • Executive Assistant

    4 settimane fa

    Milan, Italia Oliver James Associates Ltd. A tempo pieno

    Per contesto leader nel mercato dell'elettronica di consumo, siamo alla ricerca di una figura di Executive Assistant - Categoria Protetta.La risorsa si occuperà di tutte le attività segretariali e amministrative del CEO.Le attività della risorsa si possono ricondurre a una serie di compiti di coordinamento e di gestione con le seguenti...

  • Executive Assistant Legge 68/99

    4 settimane fa

    Milan, Italia ADECCO ITALIA S.p.A. A tempo pieno

    Per un cliente in ambito dei Servizi e Consulenza IT, la specializzazione Digital & Technologies di Adecco sta cercando una figura di Executive Assistant Legge 68/99 che supporterà il Regional General Manager.Quali competenze ricerchiamo?Esperienza di almeno 5 anniConoscenza avanzata delle lingue inglese e spagnoloCompetenze in ambito...

  • Executive Assistant

    3 mesi fa

    Milan, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Manpower, divisione Business Professional è alla ricerca di un/una Executive Assistant l'azienda: 'Siamo una software house leader a livello globale, specializzata nella produzione di software ingegneristici altamente tecnici, con sede centrale a Parigi e una forte presenza in oltre 140 Paesi. In Italia, siamo operativi su Milano e Roma. Responsabilità...

  • Electrification & Power Grid Executive Assistant

    2 mesi fa

    Milan, Italia Prysmian Group A tempo pieno

    The Electrification & Power Grid Executive Assistant will provide high-level administrative support to the Electrification Executive VP and Power Grid Executive VP. You will report directly to the Electrification Executive VP and Power Grid Executive VP. Your role You will manage sensitive matters with a high level of confidentiality and discretion...

  • Executive Assistant

    3 mesi fa

    Milan, Italia Page Personnel A tempo pieno

    La risorsa, verrà inserita all'interno del contesto aziendale ed in supporto ad un professionista C level, si occuperà delle seguenti attività - Pianificazione agenda professionale: meeting, viaggi e trasferte- Riordino e gestione documentale - Supporto nella gestione dei clienti e degli interlocutori del professionista supportato - Preparazione file e...

  • Executive Assistant

    6 mesi fa

    Milan, Italia Webuild A tempo pieno

    Webuild, nuovo nome di Salini Impregilo, è un player globale delle costruzioni specializzato nella realizzazione di grandi opere e infrastrutture complesse per la mobilità sostenibile, l’energia idroelettrica, l’acqua, i green buildings, il tunneling. Espressione di 117 anni di esperienza ingegneristica applicata in 50 paesi dei cinque continenti,...

  • Executive assistant

    1 settimana fa

    Milan, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Adecco Financial Services, filiale specializzata Credit & Banking, seleziona per primario gruppo bancario di rilievo internazionale Executive Assistant - Investment Banking La risorsa verrà inserita all'interno della divisione dedicata all'Investment Banking e supporterà il Managing Director fornendo assistenza nelle attività quotidiane: - gestione...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Milan, Italia Hays A tempo pieno

    La tua nuova aziendaIl nostro cliente è un importante studio legale con una forte visibilità a livello internazionale. Per una maggiore strutturazione del team di Milano, siamo alla ricerca di un Executive Assistant.Sede: Milano centroIl tuo nuovo ruoloLa figura ricercata fornirà supporto operativo ad un team di soci all'interno dello studio. In...

  • Executive Assistant to CEO

    3 mesi fa

    Milan, Italia Luxe Talent Italia A tempo pieno

    Da Luxe Talent, società di consulenza internazionale di reclutamento e formazione specializzata in moda, lusso, retail e FMCG, stiamo cercando la figura di Executive Assistant to CEO per un nostro cliente: azienda di profumi d'artista in forte crescita, basata negli uffici di Milano. Nella nostra agenzia di reclutamento e formazione lavoriamo con diverse...

  • Executive Assistant

    6 mesi fa

    Milan, Italia Webuild A tempo pieno

    Webuild is the new name of the Salini Impregilo Group, the global construction player specialized in building large works and complex infrastructure for the sustainable mobility, hydroelectric energy, water, green buildings and the tunnelling sectors. Webuild is the expression of 117 years of applied engineering experience in 50 countries, in five...

  • Executive assistant legge 68/99

    1 settimana fa

    Milan, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per un cliente in ambito dei Servizi e Consulenza IT, la specializzazione Digital & Technologies di Adecco sta cercando una figura di Executive Assistant Legge 68/99 che supporterà il Regional General Manager.Quali competenze ricerchiamo? - Esperienza di almeno 5 anni - Conoscenza avanzata delle lingue inglese e spagnolo - Competenze in ambito...

  • Executive assistant

    1 settimana fa

    Milan, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Adecco Financial Services, filiale specializzata Credit & Banking, seleziona per primario gruppo bancario di rilievo internazionale Executive Assistant - Investment Banking La risorsa verrà inserita all'interno della divisione dedicata all'Investment Banking e supporterà il Managing Director fornendo assistenza nelle attività quotidiane: - gestione...

  • Executive & Office Assistant - Inglese fluente

    2 mesi fa

    Milan, Italia Page Personnel A tempo pieno

    La risorsa, verrà inserita all'interno del contesto aziendale e sarà responsabile delle seguenti attività: - organizzazione agenda del CEO e del CFO (meeting, viaggi, appuntamenti) - controllo e gestione scadenze - controllo fatture passive ed inserimento documenti in SDI - gestione note spese dipendenti e controllo presenze - gestione flusso comunicativo...

  • Executive Assistant and Office Manager

    3 mesi fa

    Milan, Italia Page Personnel A tempo pieno

    A supporto del Managing Director, la persona prescelta si occuperà di tutte le attività legate all'apertura dell'ufficio e alla relocation dei Partner della società.Successivamente, la figura si occuperà di:gestione agenda del Managing Directorpianificazione meetingpredisposizione materiale e documentazione per incontri con clientiorganizzazione viaggi e...

  • Executive Assistant

    3 mesi fa

    Milan, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Adecco Financial Services, filiale specializzata Credit & Banking, seleziona per primario gruppo bancario di rilievo internazionaleExecutive Assistant - Investment BankingLa risorsa verrà inserita all'interno della divisione dedicata all'Investment Banking e supporterà il Managing Director fornendo assistenza nelle attività quotidiane:- gestione...