Executive Assistant

Per prestigiosa società multinazionale settore creativo con sede a Milano siamo alla ricerca di una figura di Executive Assistant & Awards Specialist con conoscenza fluente della lingua inglese.

Si offre contratto a tempo indeterminato: Ral massima 42K+ ticket+ benefit e straordinari pagati.

Smartworking previsto in casi eccezionali. Richiesta flessibilità oraria.

Cerchiamo una figura altamente organizzata e proattiva per fornire un supporto strategico ed operativo ad un direttore creativo. La conoscenza fluente della lingua inglese è indispensabile.

Responsabilità principali:

• Gestione dell'agenda professionale e personale:
  pianificare e coordinare gli impegni, gestendo un calendario complesso e assicurandosi che tutte le priorità siano soddisfatte.
• Organizzazione di viaggi ed eventi:
  prenotare viaggi nazionali e internazionali, gestire le spese di viaggio e garantire un'esperienza di viaggio fluida.
• Comunicazione:
  gestire la corrispondenza, rispondere alle chiamate e alle e-mail, filtrare le informazioni e fornire aggiornamenti tempestivi.
• Progetti speciali:
  supportare il dirigente nello sviluppo e nell'implementazione di progetti speciali, svolgendo ricerche, preparando presentazioni e documenti e coordinando le attività dei team coinvolti.
• Rapporti con stakeholders:
  interagire con clienti altri stakeholder interni ed esterni, rappresentando l'azienda in modo professionale.
• Gestione amministrativa:
  gestire le spese, preparare report, organizzare eventi e riunioni, e mantenere aggiornati i database.
• Pianificazione Strategica:
  Identificare quali campagne dell'agenzia hanno il potenziale per vincere e selezionare le categorie più adatte per ogni festival.
• Gestione del Calendario:
  Monitorare tutte le scadenze (early bird, deadline finali) dei vari premi creativi mondiali.
• Case Study Production:
  Coordinare la creazione dei "case video" e dei materiali di presentazione, assicurandosi che il
  copywriting
  e l'editing siano impeccabili e focalizzati sui criteri di valutazione della giuria.
• Budgeting:
  Gestire il budget annuale dedicato alle iscrizioni (entry fees), ottimizzando i costi per ottenere il massimo ritorno sull'investimento (ROI) in termini di visibilità.
• Relazioni Istituzionali:
  Mantenere i contatti con le organizzazioni dei festival e gestire le pratiche burocratiche per l'invio dei materiali.
• Reporting e Analisi:
  Monitorare i ranking dell'agenzia (es. Campaign Brief, WARC) e analizzare i risultati post-premiazione per migliorare la strategia dell'anno successivo.

Competenze richieste:

• Esperienza:
  almeno 3 anni di esperienza come executive assistant in un ambiente creativo o un percorso di studi associabile al mondo media unito alla passiona per questo settore.
• Organizzazione:
  eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo, con la capacità di gestire molteplici attività contemporaneamente e rispettare le scadenze.
• Comunicazione:
  ottime capacità di comunicazione scritta e orale, in italiano e inglese.
• Relazioni interpersonali:
  abilità nel costruire e mantenere relazioni solide con persone a tutti i livelli dell'organizzazione.
• Discrezione:
  forte senso della riservatezza e capacità di gestire informazioni sensibili.
• Proattività:
  attitudine a identificare e risolvere i problemi in modo proattivo.
• Conoscenza fluente della lingua inglese scritta e parlata utilizzata a livello professionale.

Completano il profilo:

• Tecnologia:
  ottima conoscenza dei principali strumenti informatici.
• Flessibilità:
  disponibilità a lavorare extra-orario quando necessario e ad adattarsi a cambiamenti rapidi.
• Orientamento al risultato:
  fortemente orientato/a al raggiungimento degli obiettivi.
• Attitudine al servizio:
  forte desiderio di fornire un servizio eccellente.